Progetti digitali leader

• Responsabili di progetto I responsabili del progetto sono la forza trainante del processo di trasformazione digitale e devono conoscere i processi coinvolti, essere motivati a collaborare e fare rete con gli stakeholder del progetto e sviluppare una consapevolezza delle opportunità e dei vincoli derivanti dal contesto del progetto.
• Iniziare con l'Associazione Il processo:Comprendere il processo attuale e valutare come migliorarlo con le moderne funzionalità digitali. Ove possibile, cercare di semplificare i processi per le parti interessate. Definire il processo target - cercare di semplificarlo e standardizzarlo dove possibile per aumentare l'efficienza.
• Orientamento delle parti interessate:Assicuratevi di coinvolgere e comprendere le esigenze dei clienti e degli stakeholder del processo fin dall'inizio.
• Chi siamo opportunità,che si hanno a disposizione quando si definiscono gli obiettivi del progetto. Le opzioni sono specifiche del rispettivo contesto e del panorama di dati e sistemi esistenti". Nelle funzioni consolidate con piattaforme software esistenti (ad esempio SAP, applicazioni didattiche, eResearch), dovrete lavorare con i gestori della piattaforma. In aree o organizzazioni nuove o in via di sviluppo, potrebbe essere necessario introdurre nuove soluzioni digitali e affrontare una decisione "make or buy".

Una gestione efficace dei progetti è fondamentale per il successo.

• Determinare un Project Manager:in,che abbia familiarità con i contesti e i processi. Una precedente esperienza nella gestione di progetti è utile.
• Scegliere un metodo di gestione del progetto adatto ai partecipanti al progetto, alle risorse disponibili e alle aspettative degli stakeholder: ad esempio, waterfall o agile.
  • Nell'amministrazione dell'ETH, i progetti IT grandi e complessi vengono solitamente realizzati con il metodo waterfall. I Servizi informatici hanno sviluppato un quadro di gestione dei progetti basato sul metodo HERMES.
  • Recentemente, i progetti agili sono diventati sempre più oggetto di attenzione. I Servizi accademici e i Servizi informatici hanno integrato l'agilità nel loro processo di sviluppo del software.

Supporto e informazioni:

• La comunità dei project manager IT offre eventi di networking e di informazione. Contattare il responsabile della comunità, Lionel Rosenfeld,per informazioni.
• I Team di gestione del progetto I fornitori di servizi IT possono decidere di mettere a disposizione risorse per la gestione del progetto.
• L'ente di formazione esterno Digicomp offre corsi sulle metodologie di gestione dei progetti (tra cui pagina esternaAgile e pagina esternaHERMES), pagina esternaAnalisi aziendale e ingegneria dei requisiti e pagina esternaMiglioramento dei processi su. I corsi sono in tedesco e costano tra i 1.000 franchi svizzeri per partecipante e giornata di formazione.

Assicuratevi di avere una buona comprensione del processo end-to-end (E2E) che volete migliorare, cioè di guardare all'intero processo dalla prospettiva dei vostri clienti e stakeholder; pensate a chi siamo al di là dei confini della vostra unità organizzativa.

Una mentalità "locale" di ottimizzazione dei processi rischia di perdere opportunità di raggruppare le risorse o di creare ridondanze. Nel peggiore dei casi, l'ottimizzazione dei processi senza considerare un contesto più ampio può ostacolare attivamente gli sforzi di miglioramento dei processi in altre aree o causare problemi nel processo "a valle". Inoltre, la mancanza di una conoscenza sufficiente del processo complessivo aumenta i rischi per la protezione dei dati, la sicurezza delle informazioni e la qualità.

Alcuni passi utili che potete fare:

Documentate i processi attuali con diagrammi di processo.

Il metodo Business Process Modelling Notation 2.0 (BPMN2) è uno standard industriale per descrivere e modellare i processi. Le unità amministrative dell'ETH utilizzano spesso diagrammi "swimlane" simili a questo metodo.

Attualmente l'ETH non ha deciso di creare un hub centrale (a livello di organizzazione) per i processi, ma gli strumenti più utilizzati sono Lucidchart (disponibile come plug-in in L'ETH Confluence), Visio (la cui licenza è disponibile su Chi siamo). Negozio IT) e Microsoft Word o PowerPoint.

Supporto e informazioni:

In molti settori ci sono dipendenti responsabili della documentazione dei processi. Parlate con i collaboratori responsabili della vostra area o contattate la comunità dei project manager dei servizi IT.

Digcomp offre un corso di 2 giorni pagina esternaCorso BPMN2 che copre le basi del metodo.

"Gestire tutte le parti interessate al progetto proposto. La complessità del processo di gestione degli stakeholder richiesto dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità del progetto proposto. Si può andare da un processo molto semplice per i piccoli progetti a un'organizzazione sofisticata per i grandi progetti. I progetti a lungo termine richiedono il coinvolgimento continuo delle parti interessate". SscaricareLa strategia dell'ETH di Zurigo per la trasformazione digitale dell'amministrazione

Le decisioni sulla trasformazione digitale dipendono dal contesto in cui si opera. È importante comprendere il panorama di dati e sistemi in cui si svolgono i processi. Alcuni esempi:

• ETHIS/SAP è il fulcro di molti processi nel settore finanziario e delle risorse umane. Le modifiche ai processi SAP sono gestite attraverso il programma ETHIS. Per ulteriori informazioni, contattare CC SAP.
• Molti processi legati all'insegnamento vengono eseguiti tramite Applicazioni,sviluppati o gestiti dai Servizi informatici, alcuni dei quali sono in fase di ammodernamento nell'ambito del progetto Digital Campus (DC) del rettore. Contattare il Team di programma DC per ulteriori informazioni.
• In altri settori dell'amministrazione, le piattaforme software specializzate svolgono un ruolo strategico importante. Ne sono un esempio
  • il eResearch-Piattaforma VPF (le informazioni di contatto si trovano sulla homepage della piattaforma),
  • il sistema di gestione dei documenti della Segreteria generale (contatti) qui),
  • Il sistema di gestione dei contratti in VPWW (contattate il stato maggiore Trasferimento del sapere e rapporti economici).

Se non esistono piattaforme esistenti, potrebbe esserci l'opportunità di collaborare con altre unità/stakeholder per creare una piattaforma comune. Uno degli obiettivi del Comitato per la trasformazione digitale è quello di sostenere le installazioni di piattaforme comuni per beneficiare dei guadagni di efficienza. Potrebbero essere decisi dei finanziamenti: Contattare il Ufficio per la trasformazione digitale,Per maggiori informazioni, cliccate qui.

Se state pensando di introdurre un nuovo sistema, ci sono pro e contro nel decidere se "fare o comprare".

"Acquistare:

L'acquisto di un software di solito porta a un progetto di implementazione rapido, anche se i costi di licenza e di gestione/supporto possono essere elevati a lungo termine.

• Rivolgetevi al team di approvvigionamento del dipartimento amministrativo per ottenere supporto. Questo è particolarmente importante se al vostro progetto si applicano le regole di approvvigionamento dell'Organizzazione Mondiale del Commercio (OMC).
• Documentate i vostri requisiti ed eseguite una prima analisi di mercato dei software disponibili. Il Giovani in ascesa Il team di tirocinanti del servizio IT può effettuare un'analisi dietro pagamento di una piccola somma. Se si applicano le regole dell'OMC, è importante evitare una stretta collaborazione con alcuni fornitori.
• Se le soluzioni preferite sono basate sul cloud, è necessario effettuare una valutazione del cloud come parte del processo di approvvigionamento. Potete trovare maggiori informazioni sulla valutazione del cloud qui.

"Make":

Sviluppare una soluzione internamente può portare a una soluzione altamente personalizzata, ma con costi di sviluppo più elevati e tempi più lunghi. Fattori da considerare:

• Chi svilupperà, manterrà e gestirà il software? Come saranno garantite queste risorse durante il ciclo di vita del sistema?
• La Microsoft Power Platform sta diventando sempre più una piattaforma di gestione centralizzata, ma concetti come sviluppo "senza codice", "a basso codice" e "per codice" (che sono termini molto di marketing) non sono ancora stati adottati nella gestione, anche se il dipartimento amministrativo sta esplorando questo approccio. La concessione di licenze per i vari componenti della piattaforma è complicata e l'ETH deve guardarsi bene dall'assumere impegni eccessivi e dall'affrontare inevitabili aumenti delle licenze.