Plus de clarté dans l'accès
Chaque année, des centaines de clés sont perdues à l'ETH. Afin de réduire les coûts et d'augmenter la sécurité, la gestion des clés a maintenant été uniformisée.
L'ETH s'agrandit depuis des années. Plus d'étudiants et de collaborateurs ont besoin d'espace, d'où la construction de nouveaux bâtiments. Ainsi, les exigences envers les domaines d'infrastructure augmentent également. L'accès aux bâtiments est particulièrement sensible : avec 96'000 clés à gérer, c'est une tâche colossale. Chaque année, des centaines de clés sont perdues. Non seulement cela coûte cher, mais cela met aussi en péril la sécurité des bâtiments de l'ETH. Afin de réduire les coûts et d'augmenter la sécurité, les domaines d'infrastructure Exploitation ont uniformisé la gestion des clés.
Plus qu'une seule base de données
Jusqu'à présent, l'ETH gérait ses clés dans 19 bases de données. Désormais, ces données ont été intégrées dans un seul système. Non seulement la gestion s'en trouve simplifiée, mais les centres d'information et de service (CIS) peuvent désormais renseigner les collaborateurs et les étudiants sur les clés en leur possession en quelques clics. "Le nouveau système nous fait gagner beaucoup de temps et nous permet de savoir plus rapidement quelles personnes possèdent une clé", explique Ruedi Brunner, responsable de secteur à la gestion technique des bâtiments dans les domaines d'infrastructure Exploitation. Ainsi, les données des porteurs de clés externes, comme les entreprises de nettoyage, sont vérifiées tous les six mois.
Édition via le portail de déclaration
L'émission des clés a également été simplifiée et uniformisée. Chaque domaine de l'ETH dispose de ce que l'on appelle des délégués aux clés. Seules ces 650 personnes sont habilitées à valider une demande de clés. Pour obtenir une clé, il faut passer par le portail accessible par login. Portail d'annonce une demande de clés est remplie. Une fois validée par le délégué aux clés compétent, la clé peut être retirée auprès du CSI dans un délai d'un jour. En cas de questions, un service complet de Guide.
La perte coûte
Chaque année, des centaines de clés sont perdues à l'ETH. Selon la clé, cela peut entraîner des dommages de l'ordre de centaines de milliers de francs si, pour des raisons de sécurité, l'ensemble du système de fermeture doit être remplacé. Il vaut la peine de faire attention à sa clé, car en cas de perte, on risque une amende de 200 francs. En cas de négligence, tous les frais peuvent même être imputés au responsable. Des informations détaillées sont disponibles sur le nouveau Règlement intérieur.
Ouverture des portes du futur
Ruedi Brunner rappelle que, pour garantir la sécurité des bâtiments et des laboratoires, les clés ne doivent être utilisées que par les personnes autorisées : "Les clés ne doivent en aucun cas être transmises à des tiers ou à des inconnus". Dans certains cas, l'accès à l'ETH Zurich est déjà réglé électroniquement. Dans ce cas, l'accès se fait via la ETH-Legi. Ce système sera encore développé à l'avenir.