Desk-Sharing
Im OCT gehört Shared-Desk schon zum Arbeitsalltag. Trotz anfänglicher Bedenken hat sich das Teilen von Arbeitsplätzen bei mehreren Einheiten längst etabliert. 2024 wird Desk-Sharing als Teil eines flexiblen Bürokonzepts im OCT für alle zum Standard.
Ein Teil des Schulleitungsbereichs VPPL hat mit dem Einzug der ETH ins OCT Desk-Sharing eingeführt. Die anderen genannten Einheiten haben erst nach dem Bezug auf Desk-Sharing umgestellt. Wir stellen einige der Einheiten hier vor.
Die Sektion Portfoliomanagement (PFM) der Abteilung Immobilien ist nach dem Einzug ins OCT vorerst mit vier Shared-Desk-Arbeitsplätzen gestartet. Der Testlauf verlief erfolgreich, so dass die Sektion Desk-Sharing bald für alle Mitarbeitenden eingeführt hat. Die Arbeitsplätze wurden jeweils mit einem Curved-Bildschirm samt Dockingstation ausgestattet. Die Mitarbeitenden erhielten als persönliche Ausrüstung Maus, Tastatur und ein Headset. Zudem gab es Caddys (Rollcontainer) für persönliche Dinge und um die persönliche Hardware zu verstauen.
Desk-Sharing hat sich bewährt
«Unsere Sektion hatte bei der Einführung von Shared-Desk geringe Hürden zu überwinden», erklärt Alexander Wäber, Sektionsleiter PFM, «da wir schon länger nahezu papierlos arbeiten und relativ oft Termine ausserhalb des Büros wahrnehmen.» Ausserdem hat die Sektion auch nach der Pandemie die Möglichkeit beibehalten, im Home-Office zu arbeiten. Das Team ist angehalten, Termine möglichst so zu legen, dass sich die Kolleginnen und Kollegen Dienstag und Donnerstag im Büro direkt austauschen können. «Das hat sich bewährt wie auch der Einsatz von Kollaborationslösungen für den sonstigen Austausch», betont Alexander.
Die Mitarbeitenden schätzen die Flexibilität sehr, den Arbeitsort, entweder Homeoffice oder Büro, frei wählen zu können, sagt Alexander. «Das hat das Arbeitsklima positiv gestärkt.» Die Sektion geht nun noch einen Schritt weiter: «Wir arbeiten zurzeit an der Digitalisierung unserer Prozesse durch die Integration von MS Teams und SharePoint.» Auf die anstehenden Veränderungen im OCT seien die Mitarbeitenden gespannt. Da sich ihr Arbeitsalltag mit dem Umzug ins H-Geschoss und durch die Nähe zu anderen Abteilungen selbstverständlich nochmals verändern wird.
Gesamtes E&S nutzt Desk-Sharing
Engineering und Systeme (E&S) hat im Mai 2023 ein Shared-Desk-Konzept eingeführt. Dieses wurde von einer Arbeitsgruppe erarbeitet unter der Federführung von Nina Indina, die in der Abteilung für Innovation und strategische Projekte zuständig ist. Bei E&S stand die Frage im Raum, wie die Mitarbeitenden im Büro zukünftig zusammenarbeiten möchten, vor allem nach der Rückkehr ins OCT nach Corona.
«Natürlich gab es anfangs Bedenken und wir haben viel über die Gründe diskutiert, warum man in Zukunft überhaupt noch ins Büro kommen soll. Dies haben wir in diverse Nutzungsformen in der Bürofläche übersetzt», sagt Nina. Die verschiedenen Zonen erfüllen dort nun unterschiedliche Bedürfnisse und werden sehr gut in Anspruch genommen.
Die Arbeitsgruppe bestand aus acht Personen, die sich freiwillig für die Mitarbeit gemeldet hatten. Zu deren Arbeit gehörte auch, in Zürich Orte zu besuchen, wo Shard-Desk bereits genutzt wird. Die Eindrücke der Kollegen nach solchen Besuchen sind Nina noch im Ohr: «Wie ein riesiger Club». Eine andere Rückmeldung lautete: «Ein Ort, den man spüren kann.» Das Team sah klar die Chance, den Raum, der zur Verfügung steht, besser zu nutzen.
Die Abteilung hat durch dieses Konzept auch Platz für Mitarbeitende geschaffen, die 2023 neu angestellt wurden. Gleichzeit ging es um weitere Themen: Synergien, die so entstehen können, oder eine verbesserte Zusammenarbeit.
Lebendigeres Büro und Commitment
«Wir kommen für den Austausch und das Miteinander ins Office», zieht Nina Bilanz. «Es ist viel lebendiger geworden und der Austausch, auch der informelle, hat sich verstärkt.» Schon allein deshalb, weil immer wieder andere Kolleginnen und Kollegen nebeneinandersitzen. Dafür habe man eine Atmosphäre geschaffen, in der man sich wohlfühlt mit Austauschzonen, in denen es lockerer zugeht als in Sitzungszimmern. Das Thema Hygiene sei auch kein Problem: Es gilt eine Clean-Desk-Policy. «Wenn ich gehe, wische ich den Tisch ab», so Nina. Ein weiteres Plus: Auf der kleinen Fläche gedeihen über 20 Pflanzen.
Ninas Fazit: «Ich finde, wir haben bei E&S bereits einiges dazugelernt seit Einführung unseres Konzepts und sind dadurch offen für die Schritte, die mit FoW@OCT auf uns zukommen. Unser grösstes Learning ist, dass es vor allem bei der täglichen Umsetzung tatsächlich das Commitment aller braucht, damit es funktioniert.»
VPPL nutzt Desk-Sharing am längsten
Ein Teil von VPPL nutzt Desk-Sharing seit Einzug ins OCT. Desk-Sharing hat sich hier längst etabliert. «Sicher, die Mitarbeitenden haben jeweils ein paar Lieblingsplätze, die sie bevorzugen, so Bettina Menko, Nutzendenvertreterin von VPPL. «Einen Anspruch darauf haben sie aber nicht.» Das sei auch nicht nötig, weil die Plätze alle gleich ausgestattet sind.
Man trifft sich nach Möglichkeit in der Zone, die jedem Team zugewiesen wurde. «So wird der persönliche Austausch im Team gefördert.» Persönliche Dinge können in Schliessfächern in der Nähe der Arbeitsplätze verstaut werden. «Wir haben gute Erfahrungen mit dem Desk-Sharing-Konzept gemacht und uns schnell daran gewöhnt», findet Bettina.
Platz für neue Einheiten und Arbeitsorte
Im Quartal 1/2024 wird Desk-Sharing für die Mitarbeitenden im OCT als neuer Standard eingeführt. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: «Der Leerstand im OCT war für alle offensichtlich. Das Gebäude soll durch Desk-Sharing besser genutzt werden. Dadurch können neue Einheiten einziehen und wir schaffen Platz für neue Arbeitsorte und stellen unsere Infrastruktur für die Zukunft auf», bringt Constanze Weihs, Projektleiterin von FoW@OCT, die Anliegen auf den Punkt.
Umfrage bei E&S
E&S hat seine Mitarbeitenden im Sommer 2023 befragt, wie zufrieden sie mit dem Desk-Sharing-Konzept ihrer Abteilung sind:
- Die überwiegende Mehrheit zeigt sich damit zufrieden bis sehr zufrieden.
- Die Zufriedenheit ist bei der Ausstattung besonders hoch.
- Auch die Sauberkeit wird von den meisten positiv beurteilt.
- Beim Einrichten des Arbeitsplatzes (Ergonomie) fühlt sich die Mehrzahl sehr sicher.
Die Umfrage zeigt aber auch, dass alle für das Einhalten der festgelegten Regeln verantwortlich sind, damit es reibungslos funktioniern kann, die Arbeit nicht gestört sowie die Zufriedenheit gewährleistet wird.
Grundausstattung Shared-Desk-Arbeitsplatz
So sieht die Grundausstattung von Shared-Desk-Arbeitsplätzen mit den Umzügen 2024 im OCT aus: Curved-Monitor mit USB-Kabel (als unpersönliche Ausstattung) und Notebook, Tastatur, Maus und Headset (als persönliche Ausstattung).