Interview

Interview: Herbst 2023

Was motiviert euch bei diesem Projekt?

Wiebke: Trotz enger Projektparameter hatten wir die Möglichkeit, das Gebäude noch einmal ganzheitlich neu zu betrachten. Die entwickelte Stockwerksverteilung verspricht nicht nur abteilungsübergreifend Synergien zu stärken, sondern auch die gesamthafte Organisation. Das ist eine grosse Chance, die mich motiviert.

Welche Themen im Projekt beschäftigen euch aktuell am meisten?

Nicole: Momentan sind wir an der Aufnahme der Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen und Sektionen, das heisst, welche Arbeitsbereiche, also Module sie brauchen, und versuchen diese Informationen in einem ersten Entwurf in die Stockwerk-Layouts zu übertragen. Dies ist eine grosse zeitliche Herausforderung, die uns aber die weitere Planung erleichtern wird.

Was sind die meistgestellten Fragen von Mitarbeitenden zum Projekt?

Wiebke: Der Kaffee ist immer ein wichtiges Thema. (Lacht.) Leider liegt die Qualität nicht in unseren Händen, aber wir beschäftigen uns im Projekt mit vielen infrastrukturellen Aspekten wie zum Beispiel der Postverteilung oder der Verortung von Büromaterial.

Nicole: Ich höre oft: «Wo ist mein neuer Arbeitsplatz?» Das können wir noch nicht beantworten, da wir es noch nicht wissen. Die Flächenverteilung wird am 26. September an der Info-Veranstaltung bekanntgegeben. Nach den Umzügen 2024 gibt es aber natürlich für die meisten keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr, sondern Shared-Desk. Häufig wird auch gefragt: «Was ist, wenn kein Arbeitsplatz mehr frei ist?» Wir planen so, dass es immer genug Arbeitsplätze für jeden anwesenden Mitarbeitenden geben wird, hier muss man eventuell auch mal kreativ werden und aus seiner Komfortzone ausbrechen und an einem anderen Ort im OCT arbeiten.

Was sind die wichtigsten Meilensteine im Projekt und seid ihr auf Kurs?

Constanze: Einen ersten grossen Meilenstein haben wir erreicht: die Stockwerksverteilung, die wir mit den Abteilungsleitenden der drei Schulleitungsbereiche erarbeitet haben. Dies lag mir persönlich besonders am Herzen, dass wir so die Zusammenarbeit dort räumlich stärken können, wo es heute noch nicht möglich ist. Derzeit nehmen wir die Anforderungen der Abteilungen auf und bilden diese im Layout ab. Diese Feinabstimmungen in Kombination mit der Ausstattung der weiteren Arbeitsmöglichkeiten wie z. B. Think-Tanks wird uns einen heissen Herbst bereiten. (Lacht.) Wir sind zuversichtlich, dass wir im Frühjahr die Umzüge umsetzen können. Die Umzugsplanung starten wir daher ebenfalls im Herbst.

Gibt es Schlüsselerkenntnisse, die für die Umsetzung wichtig sind?

Nicole: Ja, die gibt es. Eine wichtige Erfahrung ist, die Organisation muss sich genauso verändern wie der Raum. Es genügt nicht, schöne Möbel hinzustellen, die Organisation muss sie auch in ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren, sie sollen die Mitarbeitenden ja unterstützen.

Was sind die grössten Herausforderungen im Projekt?

Nicole: Alle Wünsche und Anforderungen von so vielen unterschiedlichen Abteilungen unter ein Dach zu bringen, ist sicherlich eine der grössten Herausforderungen. Dies speziell, da nicht alle bereits Erfahrung mit Grossraumbüros, Open-Space und Sharing-Konzepten gemacht haben. Es ist für uns aber auch eine spezielle Herausforderung und Ansporn die Skeptiker von den Vorteilen solcher Konzepte zu überzeugen und hoffentlich nach dem Einzug auch da positives Feedback abholen zu können.

Constanze: Das Geplante in die Umsetzung zu bringen und damit in die Akzeptanzphase: Wir brauchen gute Spielregeln, die Office-Etikette. Diese mit den Nutzendenvertretenden zu entwickeln und dann aktiv zu leben und laufend zu optimieren, zu hinterfragen, also stetig dranzubleiben, das ist die grosse Herausforderung. Wir sehen aber auch in den Gesprächen mit den Nutzenden, das hier ein grosser Bedarf besteht.

Wieso Multi-Space und Desk-Sharing, welche Vorteile bringt das der ETH?

Nicole: Die Covid-Pandemie hat unser Verhalten und die Arbeitsweise extrem verändert und uns allen ein viel flexibleres und selbstorganisiertes Arbeiten ermöglicht. Dies sehe ich persönlich als grossen Vorteil und schätze diese Freiheiten auch sehr. Es bedeutet für Firmen und Institutionen aber auch, dass die Infrastruktur neu gedacht und angepasst werden muss. Eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter führt täglich circa zehn verschiedene Tätigkeiten aus, da braucht es das entsprechende räumliche Umfeld, um diese Tätigkeiten zu unterstützen – und dies ist nicht immer der herkömmliche Arbeitsplatz.

Constanze: Mit einem flexiblen Bürokonzept stellen wir uns ideal für die Zukunft und die damit einhergehenden Veränderungen auf, die sicherlich weiterhin kommen werden. Wir sehen, dass die Flächen im OCT heute nicht gänzlich ausgenutzt werden, wir können hier effizienter werden, wenn wir den Raum anders denken und nutzen. Die Arbeitsweise hat sich verändert, darauf müssen wir reagieren. Und ausserdem wollen wir uns in Zukunft weiterhin als attraktive Arbeitgeberin präsentieren, da gehört auch ein modernes Arbeitsplatzkonzept dazu.

Werden die neuen Arbeitsplätze nun komplett anonym und unpersönlich?

Wiebke: Das ist nicht das Ziel. Zwar kann das persönliche Bild vom lieben Vierbeiner zukünftig nicht mehr auf dem Arbeitsplatz stehen, aber wir begrüssen es, wenn die jeweiligen Homebases wieder zu identitätsstiftenden Orten werden. Bilder vom letzten Team-Event etwa müssen zukünftig einfach zentraler verortet sein.

Was konntet ihr bisher persönlich mitnehmen?

Nicole: Für mich persönlich ist das Projekt eine riesige Chance zur Vernetzung, zum Kennenlernen anderer Personen und deren Tätigkeitsfelder und zum Verstehen von Zusammenhängen innerhalb der Schulleitungsbereiche und der gesamten ETH.

Wiebke: Kommunikation ist das A und O. Das beginnt beim kurzen, informellen Austausch in der Kaffeeküche, bei dem man nicht nur brennende Fragen beantworten, sondern auch die witzigsten Ideen entwickeln kann, und endet bei der offiziellen Info-Veranstaltung für über 800 zukünftige OCT-Mitarbeitende, bei der alles sogfältig vorbereitet ist.

Constanze: Ich schliesse mich dem an: Kommunikation ist alles. Wir sind in einer Organisation, in der wir Dinge offen und klar ansprechen können und gemeinsam eine Lösung finden. Manchmal braucht es hier und da noch ein paar Runden, aber es lohnt sich. Durch das Projekt lernt man sehr viel über die gesamte Organisation, und es sprudelt an Ideen. Ich erlebe viel positive Energie.