Wie funktionieren Umzüge?
Dank guter Planung steht dem reibungslosen Ablauf unserer Umzüge nichts im Wege. Eine wichtige Rolle spielen dabei alle Mitarbeitenden, etwa bei der Vorbereitung und Etikettierung des Umzugsguts.
Die Kolleginnen und Kollegen von den Informatikdiensten und viele externe Mitarbeitende sind während der Umzüge vom 4. März bis zum 10. April stark gefordert. Für sie heisst es schlicht Grosseinsatz. Die Umzüge erfolgen aufgrund der Abhängigkeiten in 16 Etappen an 14 Umzugstagen.
Gute Planung ist dabei alles. Erst wenn eine Einheit gezügelt ist, kann die nächste Einheit in deren Fläche einziehen. Die Umzüge wurden detailliert vorbereitet und werden in Zusammenarbeit mit erfahrener externer Unterstützung durchgeführt.
Am Morgen einer Umzugs-Etappe starten die IT-Mitarbeitenden, Umzugspersonen, Monteurinnen, Elektriker, Pflanzenverantwortlichen, Maler usw. in den Ist- und Soll-Flächen mit ihren Arbeiten. Ist-Fläche bedeutet, von wo ihr umzieht. Soll-Fläche, wohin ihr zügelt. Folgende Arbeiten werden dann gleichzeitig und Hand in Hand ausgeführt:
Mobiliar
Das Mobiliar im Soll-Bereich wird nach Plänen umgestellt und umgebaut – dies ist vor allem für die im OCT vorhandenen Ablage-Elemente sehr aufwändig. Diese werden zum Teil mit Klappen und Türen ausgestattet, um diese neu als Locker abschliessbar zu machen.
Teils werden Möbel zwischengelagert, um sie dann bei späteren Umzugs-Etappen wieder einzusetzen. Oder einzelne Teile werden bereits einige Tage vor oder erst nach dem Umzug umgestellt. Unpersönliches Mobiliar von extern wird nicht ins OCT gezügelt.
Arbeitsplätze
Die Arbeitsplätze, die im OCT verschoben werden oder in ganz geringer Zahl neu hinzukommen, müssen neu verkabelt werden – dafür wurden vorab teilweise neue Bodendosen verlegt.
Während die Desk-Arbeitsplätze von der Anzahl und Anordnung fast gleichbleiben, wird anderes Mobiliar teils neu verteilt. In geringer Anzahl kommt auch neubestelltes Mobiliar zum Einsatz. So wird die Ausstattung der Think-Tanks und anderer Orte insgesamt verbessert. Dabei erfolgt auch eine EDV-technische Angleichung, um diese noch einfacher nutzen zu können. Hier sind vor allem die Curved-Monitore zu nennen.
IT-Ausstattung
Die bestehenden IT-Geräte werden am Umzugstag am Ist-Standort eingesammelt. Die Informatikdienste begutachten diese Hardware, machen eine Triage und setzen neuere Geräte an anderen Standorten wieder ein. Am Soll-Standort bauen ID-Mitarbeitende dann vorhandene und neue IT-Geräte auf, verkabeln diese und führen eine Funktionskontrolle durch.
Die Informatikdienste haben teilweise schon im Vorfeld begonnen, IT-Geräte wie kabelgebundene Mäuse und Tastaturen gegen kabellose Tastatur/Maus-Sets auszutauschen. Der grösste Austausch, besonders bei den Monitoren, erfolgt jedoch erst während der jeweiligen Umzugs-Etappen. Die Hardware ist nach eurem Umzug sofort für euch einsatzbereit und ihr könnt gleich mit eurer Arbeit beginnen.
Drucker
Die Drucker werden durch die Fachfirmen verschoben oder abgeholt. Pro Stockwerk stehen zukünftig zwei bis drei allgemeine Drucker für alle bereit. Diese werden in den Bereichen der bestehenden Postfach-Gestelle positioniert.
Umzugsgut
Das gesamte Umzugsgut (Kisten, Gegenstände etc.) wird von den Zügelpersonen der Welti Furrer AG vom Ist- zum Soll-Standort verschoben. Dafür ist es wichtig, dass ihr eure Zügelkisten und persönlichen Gegenstände wie Fussstützen etikettiert. Bewegt werden nach Absprache z. B. auch Werkbänke und Werkstattzubehör.
Umbauten, Ausbesserungen, Pflanzen
Nötige Umbau-Arbeiten im OCT sind bereits vor den Umzügen erfolgt. Diese gab es nur in geringer Zahl, etwa im Fall des Abbaus von zwei Holzwänden.
Die Malerinnen und Maler nehmen, wo nötig, Ausbesserungen vor. Die Pflanzen werden gemäss Vorgabe vom Gärtner verschoben und das Kunstlicht nötigenfalls angepasst. Wichtiger Hinweis: Bitte verschiebt die Pflanzen nicht selbstständig. Die Fachpersonen suchen die bestmöglichen Plätze für die Pflanzen aus. Am Soll-Standort wird geputzt und gesaugt. Am Ist-Standort wird aufgeräumt, ausserdem werden Möbel abtransportiert.
Guten Start
Euer Umzugsgut steht direkt nach dem Umzug in den von euch gewählten Depots in der Soll-Fläche bereit. Die Technik ist einsatzbereit und die Arbeitsplätze können von euch sofort genutzt werden. Wir wünschen euch einen guten Start.
Fragen
Ihr habt Fragen zu den Umzügen? Geht gerne auf eure Nutzendenvertretenden zu, die zugleich eure Umzugsverantwortlichen sind.
Wichtig: Anderen Arbeitsplatz suchen
Es sind am Umzugstag sehr viele Personen in den Ist- und Soll-Flächen unterwegs. Diese müssen effizient arbeiten können. Aus diesem Grund ist es für die Nutzenden nicht möglich, während des Umzugs ihrer Einheit in ihren alten oder neuen Flächen zu arbeiten. Wir bitten um euer Verständnis.
Sucht euch bitte während des Umzugs eurer Einheit einen anderen Arbeitsplatz im OCT, an der ETH oder arbeitet im Home-Office. Nur so kann die Vielzahl an externen Zügelpersonen, Technikern sowie anderen Mitarbeitenden in den Flächen ungestört arbeiten und den ambitionierten Zeitplan einhalten.
Wichtig ist ausserdem, dass wirklich sämtliches Mobiliar leergeräumt ist, damit die Umzugsleute entsprechend effizient Möbel zügeln und Ablagen umbauen können. Wir danken dabei für eure Unterstützung.
Persönliche und Team-Ablagen
Die im OCT vorhandenen Ablage-Elemente (Regale) werden neu in den Büroflächen platziert und umgebaut – dies erfolgt während der Umzugs-Etappen, da sie vorher noch von den Mitarbeitenden genutzt werden. Eine bestimmte Anzahl dieser Elemente wird mit Klappen oder Türen inklusive Schlössern ausgestattet.
Dabei kann es sein, dass einzelne Klappen oder Türen nicht gleich nach eurem Umzug zur Verfügung stehen, weil einzelne dieser Teile aus anderen Etagen stammen. Sie können erst genutzt werden, wenn die Einheit dort umzieht.
Die Elemente werden an zentralen Orten stehen, meist in der Nähe der Eingänge. Sie dienen als persönliche Ablagen und Team-Ablagen. Für jeden Mitarbeitenden steht nach dem Umzug in seiner Fläche ein Schliessfach (Locker) in einem solchen Element bereit. Dieses dient als persönliche Ablage. Ein kleiner Teil der Team-Ablagen wird ebenfalls abschliessbar sein.
Beschreibbare Magnet-Schilder für die Beschriftung eures Schliessfaches mit eurem Namen stehen bereit. Ausserdem erhalten alle eine Tasche, damit ihr Utensilien wie euer Notebook im OCT transportieren könnt.