Leading Digital Projects

• Chef de projet:s sont la force motrice du processus de transformation numérique et doivent connaître les processus impliqués, être motivés à collaborer et à se mettre en réseau avec les parties prenantes du projet et être conscients des possibilités et des contraintes qui découlent du contexte du projet.
• Commence par Processus: Comprends le processus actuel et réfléchis à la manière dont il peut être amélioré grâce aux possibilités numériques modernes. Essaie, dans la mesure du possible, de simplifier les processus pour les acteurs impliqués. Définis le processus cible - cherche à le simplifier et à le standardiser chaque fois que cela est possible afin d'augmenter l'efficacité.
• Orientation des parties prenantes: Assure-toi d'inclure et de comprendre les besoins des clients du processus et des parties prenantes dès le début.
• Renseigne-toi sur les Possibilités, qui sont à ta disposition lors de la définition des objectifs du projet . Les possibilités sont spécifiques à chaque contexte et à l'environnement de données et de systèmes existant". Dans les fonctions établies avec des plateformes logicielles existantes (par exemple SAP, applications d'enseignement, eResearch), tu dois collaborer avec les exploitants des plateformes. Dans les domaines ou organisations nouveaux ou en développement, tu devras peut-être introduire de nouvelles solutions numériques et tu seras confronté à une décision "Make or Buy".

Une gestion de projet efficace est essentielle à la réussite.

• Définir un Chef de projet:in, qui connaît bien les contextes et les processus. Une expérience antérieure dans la gestion de projets est utile.
• Choisis une méthode de gestion de projet appropriée qui correspond bien aux participants au projet, aux ressources disponibles et aux attentes des parties prenantes : par exemple, cascade ou agile.
  • Dans l'administration de l'ETH, les projets informatiques complexes et de grande envergure sont généralement menés selon la méthode de la cascade. Les Services informatiques ont développé un cadre de gestion de projet basé sur la méthode HERMES.
  • Ces derniers temps, les projets agiles sont de plus en plus mis en avant. Les Services académiques et les Services informatiques ont intégré Agile dans leur processus de développement de logiciels.

Soutien et information :

• La communauté des gestionnaires de projets informatiques propose des événements de réseautage et d'information. Contacte le Community Lead, Lionel Rosenfeld, pour obtenir des informations.
• Le site Équipe de gestion de projet des services informatiques peut éventuellement mettre à disposition des ressources de gestion de projet.
• Le fournisseur de formation externe Digicomp propose des cours sur les méthodes de gestion de projet (y compris les page externeAgile et page externeHERMES), page externeAnalyse de l'activité et ingénierie des besoins ainsi que page externeAmélioration des processus à des cours de formation. Les cours sont en allemand et coûtent entre 1.000 CHF par participant et par jour de formation.

Assure-toi de bien comprendre le processus de bout en bout (E2E) que tu veux améliorer, c'est-à-dire que tu considères l'ensemble du processus du point de vue de tes clients et de tes parties prenantes ; pense au-delà des limites de ton unité organisationnelle immédiate.

Une réflexion "locale" sur l'optimisation des processus risque de faire passer à côté d'opportunités de regroupement des ressources ou d'entraîner des redondances. Dans le pire des cas, l'optimisation des processus sans tenir compte du contexte plus large peut entraver activement les efforts d'amélioration des processus dans d'autres domaines ou causer des problèmes dans le processus "en aval". En outre, un manque de connaissances suffisantes sur le processus global augmente les risques pour la protection des données, la sécurité de l'information et la qualité.

Quelques démarches utiles que tu peux entreprendre :

Documentez les processus actuels à l'aide de diagrammes de processus.

La méthode Business Process Modelling Notation 2.0 (BPMN2) est un standard industriel pour la description et la modélisation des processus. Dans les unités administratives de l'ETH, on utilise souvent des diagrammes "Swimlane", qui ressemblent à cette méthode.

L'ETH ne dispose pas actuellement d'un hub de processus central (à l'échelle de l'entreprise), mais les outils les plus utilisés sont Lucidchart (disponible en tant que plug-in dans ETH Confluence), Visio (licence disponible via la Boutique IT) et Microsoft Word ou PowerPoint.

Soutien et information :

Dans de nombreux domaines, des collaborateurs/trices sont chargés de la documentation des processus. Parle avec les collaborateurs compétents dans ton domaine ou adresse-toi à la communauté des chefs de projet des services informatiques.

Digcomp propose un cours de 2 jours page externeCours de BPMN2 qui traite des bases de la méthode.

"Gère toutes les parties prenantes pertinentes pour le projet proposé. La complexité du processus de gestion des parties prenantes requis dépend de la taille et de la complexité du projet proposé. Il peut aller d'un processus très simple pour les petits projets à une organisation de projet sophistiquée pour les grands projets. Les projets à long terme nécessitent une implication continue des parties prenantes.TéléchargerStratégie de l'ETH Zurich pour la transformation numérique de l'administration.

Les options disponibles pour ta transformation numérique dépendent de ton contexte. Il est important de comprendre l'environnement de données et de systèmes dans lequel tes processus se déroulent. Voici quelques exemples :

• ETHIS/SAP est une plaque tournante pour de nombreux processus dans le domaine des finances et des ressources humaines. Les modifications des processus SAP sont gérées par le programme ETHIS. Pour plus d'informations, adresse-toi à CC SAP.
• De nombreux processus liés à l'enseignement passent par... Applications, développés ou exploités par les Services informatiques et dont certains sont en cours de modernisation dans le cadre du projet Campus numérique (CD) du recteur. Contacter le Équipe du programme DC pour plus d'informations.
• Dans d'autres domaines de l'administration, des plateformes logicielles spécifiques jouent un rôle stratégique important. En voici quelques exemples :
  • le eResearch-plateforme du VPF (tu trouveras les coordonnées sur la page d'accueil de la plateforme),
  • le système de gestion des documents du secrétariat général (coordonnées de contact). ici),
  • le système de gestion des contrats au sein du VPWW (Contact au état-major Transfert de savoir et relations économiques).

S'il n'existe pas de plateformes existantes, il peut y avoir une possibilité de collaborer avec d'autres unités/parties prenantes pour créer une plateforme commune. L'un des objectifs du comité de transformation numérique est de soutenir la mise en place de plateformes communes afin de bénéficier de gains d'efficacité. Des subventions sont peut-être disponibles : Adressez-vous au Bureau de la transformation numérique, pour obtenir de plus amples informations.

Si tu envisages d'introduire un nouveau système, il y a des avantages et des inconvénients à choisir "Make or Buy".

"Buy" (acheter) :

L'achat de logiciels conduit généralement à un projet de mise en œuvre rapide, bien que les coûts de licence et d'exploitation/de support puissent être élevés à long terme.

• Contacte l'équipe d'approvisionnement du département administratif pour obtenir de l'aide. Ceci est particulièrement important si les règles d'approvisionnement de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) s'appliquent à ton projet.
• Documente tes besoins et effectue une première analyse de marché des logiciels disponibles. Le site Jeunes 'n' Rising L'équipe d'apprentis du service informatique peut effectuer une analyse pour une somme modique. Si des règles "OMC" s'appliquent, il est important d'éviter de travailler en étroite collaboration avec certains fournisseurs.
• Si les solutions préférées sont basées sur le cloud, une évaluation du cloud doit être effectuée dans le cadre du processus d'achat. Tu trouveras de plus amples informations sur les évaluations cloud. ici.

"Make" (faire) :

Développer une solution en interne peut permettre d'obtenir une solution très personnalisée, mais cela implique des coûts de développement plus élevés et un délai plus long. Facteurs à prendre en compte :

• Qui va développer, maintenir et exploiter le logiciel ? Comment ces ressources seront-elles sécurisées pendant le cycle de vie du système ?
• La Microsoft Power Platform devient de plus en plus une plateforme de gestion centralisée, mais des concepts tels que le développement "sans code", "à faible code" et "pro code" (qui sont fortement des termes de marketing) n'ont pas encore été adoptés par l'administration, bien que le département administratif étudie cette approche. L'octroi de licences pour les différents composants de la plateforme est compliqué et l'ETH doit se garder de trop s'engager, de se lier et d'être confronté à d'inévitables augmentations de licences.