Versand von Massen-E-Mails

E-Mails, für die Adressen aus der zentralen ETH-Kontaktdatenbank verwendet werden und die an mehr als 500 Mitarbeitende gehen, sind bewilligungspflichtig. Zuständig für die Bewilligung von Massen-E-Mails an Mitarbeitende ist die Abteilung Hochschulkommunikation (HK). Sie entscheidet darüber, ob eine E-Mail an den vorgesehenen Verteiler verschickt werden darf, und berät die anfragenden Stellen bezüglich Alternativen (gezieltere Verteiler, besser geeignete Kanäle). E-Mails an Studierende fallen in den Zuständigkeitsbereich des Rektorats.

E-Mails an alle ETH-Mitarbeitenden sollen nur in Ausnahmefällen verschickt werden. Für Informationen, bei denen die Absender:innen davon ausgehen, dass sie für alle ETH-Mitarbeitenden von Interesse sind, stehen die internen Kommunikationskanäle zur Verfügung, insbesondere «Intern aktuell» mit dem dazugehörigen Newsletter und die Startseite des Mitarbeitendenportals «Staffnet».

Unter gewissen Umständen kann es dennoch notwendig sein, eine E-Mail an alle ETH-Mitarbeitenden zu verschicken. Hierfür muss mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt sein:

• Die E-Mail beinhaltet Informationen, über die alle ETH-Mitarbeitenden zwingend informiert sein müssen und die für ihre Tätigkeit an der ETH grundlegend sind (z.B. ausserordentliche Gebäudeschliessungen, Änderung der Personalverordnung, Warnung vor Phishing-E-Mails).
• Absender der E-Mail ist die ETH-Schulleitung oder ein Schulleitungsmitglied.
• Es handelt sich um eine Umfrage, die von der Schulleitung oder einem Schulleitungsmitglied bewilligt wurde.

Für die Beurteilung und Freigabe des Versands von Massen-E-Mail nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrer Themenmanagerin/Ihrem Themenmanager auf.