E-Mails neu in der Cloud

E-Mails, Kalendereinträge, Kontaktlisten – all diese Dienste, die uns die Informatikdienste (ID) für unsere tägliche Arbeit zur Verfügung stellen, werden bisher auf der ʹMicrosoft Exchange 2016ʹ-Plattform betrieben. Die darin enthaltenen Daten werden im ETH-eigenen Rechenzentrum gespeichert.

Nun ändert sich dies. Microsoft stellt die Entwicklung von ʹExchange 2016ʹ ein und damit auch den Support. Bei der neuen Lösung ʹExchange Onlineʹ werden die Daten in der Cloud verarbeitet und gespeichert. Dies hat Auswirkungen auf die Nutzenden.

Vorteile der Migration

Zu den positiven Neuerungen von ʼExchange Onlineʹ gehört der erweiterte Speicherplatz für das persönliche Postfach. «Neu werden allen Mitarbeitenden 50 GB statt wie bisher standardmässig 5 GB zur Verfügung stehen», sagt Rui Brandao, Leiter der Informatikdienste. Die Nachricht «Ihr Speicherplatz ist voll», welche die meisten ETH-Angehörigen kennen, die bereits länger an der Hochschule arbeiten, dürfte damit der Vergangenheit angehören – oder zumindest weniger oft erscheinen.

Auch die Möglichkeit, Outlook mit dem eigenen Mobiltelefon zu nutzen, wird bei vielen ETH-Angehörigen Gefallen finden. «Für alle Outlook-Nutzenden werden damit das Erscheinungsbild und die Funktionalitäten auf allen Endgeräten gleich aussehen – auch auf Mac-Geräten», erklärt Brandao. «Ein wichtiger Vorteil ist zudem, dass die technischen Massnahmen zur Sicherung der Daten in der Cloud-Lösung wesentlich stärker sind, als wenn sie an der ETH vor Ort gehostet werden», betont der ID-Chef. Zumal sich auch die Microsoft-Server in der Schweiz befinden.

Neben diesen Vorteilen bringt die Migration in die Cloud allerdings auch eine Änderung mit sich, die bei manchen ETH-Angehörigen auf weniger Begeisterung stossen könnte. Sie hängt mit der Aufbewahrungspflicht von E-Mails zusammen.

E-Mails werden automatisch aufbewahrt

Die ETH ist als Institution verpflichtet, geschäftsrelevante Informationen aufzubewahren. Dazu gehören auch E-Mails. Sowohl aus dem ETH-Account gesendete wie auch empfangene Nachrichten werden deshalb automatisch archiviert und nach zehn Jahren aus dem Archiv gelöscht (vgl. Intern aktuell vom 5. Mai 2022). Betroffen davon sind auch private E-Mails. Es sei denn, diese liegen im Ordner «Private do not archive». Diesen hatten die Informatikdienste eingerichtet, um Nutzer:innen die Möglichkeit zu geben, private E-Mails von einer Archivierung auszuschliessen. Bisher können private Nachrichten innerhalb von 60 Tagen nach dem Versand oder dem Empfang in diesen Ordner verschoben werden.

Nun ändert sich dies, denn mit ʹExchange Onlineʹ ist diese Lösung technisch nicht mehr umsetzbar. Neu werden daher alle E-Mails sofort nach dem Senden oder Empfangen für zehn Jahre aufbewahrt – unabhängig von ihrem Inhalt.

ETH-E-Mail-Konto nur noch geschäftlich nutzen

«Künftig wird es bei der Aufbewahrung von E-Mails also nicht mehr möglich sein, zwischen geschäftlicher und privater Korrespondenz zu unterscheiden», erklärt Brandao. Um eine rechtlich saubere Grundlage zu schaffen, hat die Schulleitung daher beschlossen, dass das E-Mail-Konto der ETH grundsätzlich nur noch für geschäftliche Zwecke genutzt werden darf. Nur wer auf www.adressen.ethz.ch (unter «Personalien und Kommunikationsdaten» => «Kommunikationsdaten») die Einwilligung hinterlegt, dass die Hochschule private E-Mails wie geschäftliche behandelt und daher auch archiviert, darf das ETH-E-Mail-Konto weiterhin für private Zwecke nutzen. «In Massen», betont Rui Brandao. «Zum Beispiel, um kleine Dinge des täglichen Lebens zu erledigen, wie eine E-Mail an das Reisebüro zu schreiben, eine Bestellung aufzugeben oder sich mit jemandem zum Mittagessen zu verabreden.»

Von der Einwilligungspflicht ausgenommen ist eine Nutzung der ETH-E-Mail-Adresse bei spezifischen Vergünstigungen für ETH-Angehörige, die sich auf die E-Mail-Adresse stützen, so etwa bei einer Automiete oder bei Krankenkassen-Angeboten. Und auch wer private Termine in den geschäftlichen Outlook-Kalender einträgt, braucht dafür keine separate Einwilligung zu geben.

E-Mail-Konten anderer Anbieter nutzen

Einfacher hingegen ist es, geschäftliche und private E-Mails generell zu trennen, empfiehlt Brandao. Zugriffe auf E-Mail-Konten von privaten Anbietern sind an der ETH nicht gesperrt – im Gegenteil:  «Viele E-Mail-Clients können mehrere E-Mail-Konten verwalten, sodass auch das private Konto eingebunden werden kann.»

Das geschieht mit dem bisherigen E-Mail-Archiv

Das bisherige E-Mail-Archiv wird mit der Migration zu ʹExchange Onlineʹ eingefroren: Nutzende können weiterhin darauf zugreifen und ihre gespeicherten E-Mails lesen. Jedoch können keine neuen E-Mails darin archiviert werden. Wie bisher, werden nach zehn Jahren im Archiv gespeicherte E-Mails automatisch daraus gelöscht – ausser, die Nutzenden haben diese Funktion selbst deaktiviert.

Dieser Prozess ändert sich nun bei ʹExchange Onlineʹ: «Neu bleiben alle E-Mails im E-Mail-Konto der Nutzenden unbeschränkt gespeichert, sofern die Nutzenden die E-Mails nicht selbst löschen und solange sie an der ETH tätig sind», erklärt Rui Brandao. «Löscht eine Nutzerin oder ein Nutzer jedoch Nachrichten aus dem E-Mail-Konto, sind diese lediglich darin nicht mehr sichtbar, werden aber dennoch für zehn Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die E-Mails dann automatisch gelöscht. Damit wird sichergestellt, dass alle E-Mails mindestens zehn Jahre erhalten bleiben.»

Umstellung schrittweise

In den kommenden Wochen und Monaten werden die E-Mail-Konten schrittweise migriert. Die betroffenen ETH-Angehörigen werden jeweils direkt von den Informatikdiensten angeschrieben. Bei der Migration der Daten wird der Ordner «Private do not archive» gelöscht – sofern er zum Zeitpunkt der Migration leer ist. Befinden sich noch E-Mails in dem Ordner, wird dieser in «Personal emails» umbenannt. Die darin enthaltenen E-Mails werden ebenfalls für zehn Jahre aufbewahrt. «Wer also nicht möchte, dass diese privaten E-Mails archiviert werden, löscht sie vor dem persönlichen Migrations-Termin aus dem Postfach», betont Brandao.