Wichtige Änderungen bei der E-Mail-Archivierung

Es ist kein Geheimnis: Ohne E-Mails geht im Arbeitsalltag nichts mehr. Jährlich empfangen und verschicken allein die ETH-Angehörigen Millionen von E-Mails. Die Bedeutung des «elektronischen Briefs» ist also immens. Die gängige geschäftliche Praxis in der Schweiz betrachtet E-Mails daher als geschäftsrelevante Dokumente – und somit unterliegen E-Mails auch den entsprechenden Aufbewahrungspflichten gemäss Obligationenrecht (OR).

E-Mails im Mailarchiv

Um die damit verbundenen Anforderungen zu erfüllen, werden seit dem Jahr 2003 alle E-Mails an der ETH Zürich, die über den zentralen E-Mail-Service der ID verschickt oder empfangen werden, jeweils nach 30 Tagen vom E-Mail-Server in ein Mailarchiv kopiert. Dort werden sie – gemäss Gesetzesvorgabe – für mindestens zehn Jahre aufbewahrt und sind für den jeweiligen User auch dann noch abrufbar, wenn sie aus dem E-Mail-Konto bereits gelöscht wurden. Nutzende können ihre E-Mails in diesem Archiv also nach wie vor einsehen, jedoch nicht mehr verändern oder aus dem Archiv löschen.

Nun stehen für alle Nutzenden des zentralen E-Mail-Services der ID ab dem 5. Mai 2022 Änderungen bei dieser E-Mail-Archivierung an. User von dezentral erbrachten E-Mail-Services sind von diesen Änderungen nicht betroffen.

Was ändert sich?

Folgende Änderungen werden in den kommenden Monaten bei der E-Mail-Archivierung vorgenommen:

E-Mails werden neu erst nach 60 Tagen archiviert

Bislang wurden alle ein- und ausgehenden E-Mails sowie Kalendereinträge (samt Anhängen) nach 30 Tagen automatisch vom Server ins Mailarchiv kopiert. Neu ist dies erst nach 60 Tagen der Fall.

Von dieser Speicherung ins Mailarchiv ausgenommen sind E-Mails, die nicht über den Mailserver der ID, sondern über einen dezentralen Mailserver verschickt oder empfangen werden. Dies ist zum Beispiel in den Departementen D-PHYS und teilweise im D-ITET der Fall.

Geplante Umsetzung: 5. Mai 2022

E-Mails werden nach zehn Jahren automatisch gelöscht

Bisher wurden E-Mails, die sich im Mailarchiv befinden, nie daraus gelöscht. Um dem «Recht auf Vergessen» gerecht zu werden, werden neu alle E-Mails, die vor über zehn Jahren verschickt oder empfangen wurden, automatisch aus dem Mailarchiv gelöscht. E-Mails, die vor weniger als zehn Jahren verschickt/versendet wurden, bleiben jedoch darin gespeichert.

Bitte beachten Sie: Das Löschen dieser E-Mails ist unwiderruflich. E-Mails, die in diesem Prozess gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Wichtig: Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mails aus dem Mailarchiv gelöscht werden, können Sie diesen Prozess per sofort aussetzen. Ihre E-Mails bleiben dann bis zu Ihrem Austritt aus der ETH Zürich im Mailarchiv gespeichert, auch wenn die E-Mails älter als zehn Jahre sind. Über den IT Shop können Sie sich vom Löschprozess abmelden. Hier gibt's eine Anleitung dafür.

Start des Löschprozesses: ab Oktober 2022

Bitte beachten Sie: E-Mails, die sich in Ihrem persönlichen Outlook-E-Mail-Konto befinden, sind von diesem Löschprozess nicht betroffen. Wenn Sie diese E-Mails nicht selbst manuell löschen, bleiben sie auch über zehn Jahre lang in Ihrem Outlook-Konto.

Spezifische Regelung für E-Mails von/an Studierende/n

Eine Sonderregelung betrifft die E-Mails in Mailboxen von ETH-Studierenden: Diese werden seit September 2018 nicht mehr in das Mailarchiv gespeichert. Der Grund dafür ist, dass diese Kommunikationen nicht als geschäftsrelevant gelten.

Neu werden jene Studierenden-E-Mails, die vor September 2018 verschickt/empfangen wurden und sich somit noch im Mailarchiv befinden, daraus gelöscht, sofern diese Personen nicht gleichzeitig Mitarbeitende waren (z.B. Doktorierende).

Geplante Umsetzung: ab Mai 2022

Zugriff aufs Mailarchiv

Eine wichtige Neuerung, die bereits in Kraft ist, betrifft die Art und Weise, wie User auf das Mailarchiv zugreifen können: Bis vor Kurzem war ein solcher Zugriff direkt im Internet möglich. Seit 1. November 2021 gibt es hier jedoch eine zusätzliche Sicherheitsschranke: Für den Zugriff braucht es nun eine vorgängige, einmalige Registrierung über den ID Service Desk. Zudem ist der Zugang nur noch aus dem ETH-Netzwerk (VPN) möglich.

Mehr Informationen finden Sie auf der Projekt-Website.

Neuer Ordner für private E-Mails

Grundsätzlich ist es erlaubt, private E-Mails über das ETH-E-Mail-Konto zu verschicken oder zu empfangen. Jedoch werden aktuell auch diese privaten E-Mails ins Mailarchiv kopiert. Die ETH Zürich empfiehlt daher, das geschäftliche E-Mail-Konto nicht für private Zwecke zu nutzen. Informationen zur Nutzung des E-Mail-/Mailbox-Services finden Sie in der Service Dokumentation.

Um Ihnen jedoch die Möglichkeit zu geben, private E-Mails zu verschicken und zu empfangen, ohne dass diese ins Mailarchiv gespeichert werden, wird neu innerhalb des E-Mail-Programms ein «private-do-not-archive»-Ordner bereitgestellt. Das bedeutet: E-Mails, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden nicht ins Mailarchiv übernommen. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser Ordner ausschliesslich für private Kommunikation vorgesehen ist, nicht für die Ablage von geschäftlichen E-Mails.

Geplante Umsetzung: Ab Anfang Mai 2022. Sie werden per E-Mail informiert, wenn dieser Ordner bei Ihnen erstellt wird.

Was bedeutet das nun konkret für Sie?

Kurz zusammengefasst: In den folgenden Monaten stehen insbesondere zwei Änderungen an, die für Sie wichtig sind:

• Einrichten des «private-do-not-archive»-Ordners im E-Mail-Konto: Wann dieser Ordner bei Ihnen eingerichtet wird, erfahren Sie durch die ID per E-Mail. Der Ordner wird automatisch eingerichtet – Sie brauchen nichts weiter zu tun. Achtung: Bitte löschen Sie diesen Ordner nicht. Die Funktionalität kann nicht wiederhergestellt werden, indem Sie den Ordner einfach wieder erstellen. Dazu ist ein Ticket beim ID-ServiceDesk notwendig.
• Löschen über zehnjähriger E-Mails im Mailarchiv ab Oktober 2022: Falls Sie nicht möchten, dass ab Oktober all jene E-Mails im Mailarchiv gelöscht werden, die Sie vor über zehn Jahren verschickt oder erhalten haben, können Sie sich bis Ende September über den IT Shop von diesem Prozess abmelden.
• Sie sind mit dem Löschen Ihrer über zehnjährigen E-Mails im Mailarchiv einverstanden? Dann brauchen Sie nichts weiter zu tun. Bitte beachten Sie jedoch: Das Löschen dieser E-Mails im Mailarchiv ist unwiderruflich. E-Mails, die in diesem Prozess gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Hintergründe der Änderungen

Diese geschilderten Anpassungen im Archivierungsprozess sind aus folgenden Gründen notwendig:

• Gesetzliche Aufbewahrungszeit überschritten: Gemäss OR müssen geschäftsrelevante Dokumente (und somit auch E-Mails) für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Da bislang an der ETH E-Mails, die sich im Mailarchiv befinden, daraus nie gelöscht wurden, überschreitet diese Aufbewahrungszeit längst die gesetzlichen Vorgaben.
• «Recht auf Vergessen»: Um dem Datenschutz und dem «Recht auf Vergessen» Rechnung zu tragen, ist es üblich, E-Mails nach Ablauf einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht zu löschen. Ausser, andere Gründe (z.B. Anforderungen des externe Seite Bundesgesetzes über die Archivierung) verlangen eine längere Speicherung. Dies betrifft jedoch nur einen kleinen Teil aller an der ETH verschickten und empfangenen E-Mails (z.B. E-Mails von Schulleitungsmitgliedern). Für alle anderen ETH-Angehörigen gibt es keinen gesetzlichen Grund, E-Mails länger als zehn Jahre aufzubewahren.
• IT-Sicherheit verbessern: Um das Mailarchiv und die darin enthaltenen E-Mails besser zu sichern, wurde die Art und Weise, wie ETH-Angehörige darauf zugreifen können, leicht angepasst.

Fragen? Anregungen?

Auf der Projekt-Website und in den FAQs finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die E-Mail-Archivierung. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den ID Service Desk.