Mit einem Klick zum Arbeitsvertrag: Die ETH setzt auf digitale Unterschriften
Mit der Einführung der digitalen Signatur für Arbeitsverträge reduziert die ETH Zürich weitere bürokratische Hürden und beschleunigt die Abläufe im Personalwesen. Damit die ETH auch in Zukunft als innovative und attraktive Arbeitgeberin gilt, die zukunftsorientierte Lösungen vorantreibt.
Neue Verträge, Vertragsverlängerungen und Vertragsänderungen: Jedes Jahr erstellt die Abteilung HR Operations rund 16'000 Arbeitsverträge – das entspricht durchschnittlich etwa 61 Verträgen pro Arbeitstag. Viele Prozesse rund um den Eintritt von neuen Mitarbeitenden laufen bereits vollständig digital, wie beispielsweise Genehmigungen oder die Datenerfassung. Der Arbeitsvertrag ist das letzte Glied in dieser neu komplett digitalen Kette. Bisher wurden alle Verträge ausgedruckt, von Hand unterschrieben, per Post verschickt und mussten nach Rücksendung eingescannt werden. Diese Tätigkeiten gehören nun der Vergangenheit an.
Sichere und nahtlose Integration: die Lösung einer Schweizer Anbieterin
Angesichts des hohen Vertragsvolumens war für die Auswahl einer Lösung für die digitale Signatur die nahtlose Einbindung in bestehende Prozesse ausschlaggebend. Nur so bedeutet die digitale Vertragsunterzeichnung eine echte Entlastung für HR Operations. Die ETH entschied sich für die Zusammenarbeit mit Skribble, einer Schweizer Anbieterin für digitale Signaturen. Bestehende Prozesse und Systeme mussten mit Skribble nicht verändert werden und die Workflows rund um die Vertragserstellung, den elektronischen Versand, die digitale Signatur sowie das Ablegen des Vertrags im Personaldossier laufen komplett digital.
Ein weiteres ausschlaggebendes Kriterium bei der Auswahl der geeigneten Lösung war der Sicherheitsaspekt. Das Handling sensibler Daten wie Arbeitsverträge ist besonders kritisch und muss höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht werden. In Zusammenarbeit mit Expert:innen der Informatikdienste wurde deshalb ein umfassendes Cloud-Assessment durchgeführt. Lea Zwimpfer, Leiterin der Abteilung HR Operations, zeigt sich zufrieden: «Das gesamte Projekt war eine sehr positive Erfahrung. Das Projektteam war äusserst kompetent und die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert. Es war toll zu sehen, dass alle Bereiche ihren Beitrag zum Erfolg des Projekts leisten wollten und bereit waren, eine Standardlösung zu implementieren.»
«Ich freue mich auf weitere Projekte, um die Digitalisierung noch stärker voranzutreiben.»Lea Zwimpfer, Leiterin der Abteilung HR Operations
Das ändert sich für Mitarbeitende
Mit der Einführung der digitalen Unterschrift via Skribble gibt es für Mitarbeitende einige praktische Neuerungen. Die Einladung zur digitalen Signatur wird direkt an die private E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden gesendet. Während des Prozesses erfolgt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung via Mobilnummer. Dies hat den Vorteil, dass Arbeitsverträge von überall auf der Welt sicher und einfach digital unterzeichnet werden können. Damit wird nicht nur der Aufwand reduziert, sondern auch die Flexibilität für alle Beteiligten deutlich erhöht.
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