Stab VPPL: Gut gestartet – und bereit für noch viel mehr

«Unseren Stab gibt’s erst seit kurzer Zeit. Dennoch – oder gerade deshalb – läuft seit Tag 1 unglaublich viel», beschreibt Maximilian Buyken, Stabsleiter von VPPL, die vergangenen Monate. Seit Dezember steht er Julia Dannath-Schuh mit Rat und Tat zur Seite und ist zentrale Anlaufstelle für die 13 anderen Mitglieder des Stabs, die sich auf die folgenden Einheiten verteilen:

• Faculty Services
• Equal! die Stelle für Chancengleichheit und Vielfalt
• Meldestelle Konfliktmanagement

Diese Einheiten bestanden bereits vor der Gründung von VPPL, wurden nun jedoch dem neuen Vizepräsidium zugeteilt. So war das Team der neuen Einheit Faculty Services vorher Teil des Stabs Professuren (siehe weiter unten), Equal! war beim Präsidenten angesiedelt und die Meldestelle Konfliktmanagement wechselte vom Generalsekretariat zu VPPL. Somit versammeln sich viel ETH-spezifisches Wissen und eine grosse Portion Erfahrung im neu gegründeten Stabs-Team.

Die Abteilung Personal gehört zwar ebenfalls zum Vizepräsidium für Personalentwicklung und Leadership, ist aber nicht Teil des Stabs. Die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und dem Stab VPPL ist jedoch sehr eng.

Die Aufgaben des Stabs

Doch um welche Aufgaben kümmert sich der Stab VPPL konkret? Da wären zum einen die allgemeinen Stabsaufgaben wie das Vorbereiten von Vernehmlassungen und Schulleitungsanträgen, Vorbereitungsarbeiten für Termine von Julia Dannath-Schuh, Mitarbeit in Gremien und Projekten wie z.B. rETHink, oder das Budgetcontrolling.

Daneben gibt’s eine Reihe spezifischer Aufgaben, mit denen sich VPPL im Besonderen beschäftigt, darunter:

• Konzipieren, Vorbereiten und Durchführen von Workshops, z.B. dem VPPL-internen Strategie-Meeting zu den Fokusthemen des Schulleitungsbereichs.
• Vorantreiben des Themas Personalentwicklung und lebenslanges Lernen in enger Zusammenarbeit mit HR und dem Team Personal- und Organisationsentwicklung.
• Und nicht zuletzt kommen die ureigenen Themen der oben genannten Einheiten hinzu, die zu VPPL gehören.

Faculty Services: Neue Anlaufstelle für Professorinnen und Professoren

Die neu geschaffene Einheit Faculty Services ging aus dem bisherigen Stab Professuren im Bereich des Präsidenten hervor. Dieser wurde per 1.2.2021 folgendermassen aufgeteilt:

• Im Stab Professuren verbleiben alle strategisch-akademischen Themen rund um die Professorenschaft, also z.B. die Professurenplanung, die Berufungen, das Tenure-Verfahren, die Beförderungen sowie einzelne Aspekte der Emeritierung.
• Die Einheit Faculty Services beschäftigt sich hingegen mit allen Anliegen der Professorinnen und Professoren während ihrer Amtszeit an der ETH. Dazu gehören die Einführung neuer Professorinnen und Professoren, das Thema Dual Career – also die Unterstützung von Partnerinnen und Partnern von ETH-Professorinnen und -Professoren bei der Integration in den Schweizer Arbeitsmarkt – Sabbaticals und Nebenbeschäftigungen, Themen rund um das Anstellungsverhältnis sowie die Abwicklung der Emeritierungsphase. Und auch bei Fragen zur persönlichen Entwicklung der Professorinnen und Professoren («Wie entwickle ich mich in meiner Rolle? Was muss ich als Vorgesetzte/r leisten?»), die bisher nicht systematisch behandelt wurden, leistet Faculty Services Unterstützung.

Start im Homeoffice

Madeleine Lüthy leitet diese neue Einheit und wechselte hierfür zusammen mit ihren fünf Mitarbeiterinnen vom Stab Professuren zu VPPL. «Nach 26 Jahren im Stab des Präsidenten in einen anderen Schulleitungsbereich zu wechseln, war natürlich schon etwas Besonderes. Vor allem, da ich meine «neue» Stelle im Homeoffice angetreten bin», erzählt Madeleine Lüthy.

«Die Verbindungen zum Stab Professuren sind aber nach wie vor sehr eng. Unsere beiden Teams tauschen sich regelmässig aus. Das ist gerade in der jetzigen Aufbauphase sehr wichtig, denn nicht immer ist auf den ersten Blick klar, wo ein bestimmtes Projekt angesiedelt ist», beschreibt Madeleine Lüthy die aktuelle «Findungsphase». Damit beide Teams stets auf dem Laufenden sind, womit sich das andere gerade beschäftigt, gibt’s eine gegenseitige Stellvertretung zwischen Madeleine Lüthy und Birgit Kessler, die den Stab Professuren leitet. «Und: Das Team Faculty Services darf weiterhin an der Zoom-Kaffeepause des Stab Professuren teilnehmen», beschreibt Lüthy lachend einen weiteren Aspekt des Austauschs.

Verbindung zu rETHink

Vieles dreht sich bei Faculty Services darum, wie Professorinnen und Professoren neu noch besser unterstützt werden können. Zukünftig werden in diesen Leistungsauftrag auch Erkenntnisse aus rETHink einfliessen – insbesondere aus dem Workstream 3. Dort werden Gefässe entwickelt, die die Professorinnen und Professoren bei ihrer persönlichen Entwicklung und bei der Wahrnehmung ihrer Führungsaufgabe begleiten sollen.

Eine Frage der Kultur

Bleibt noch die Frage nach den Zielen, die sich der Stab VPPL gesetzt hat. Im grossen Kontext lautet eines davon: Die Exzellenz, die die ETH in Forschung, Lehre und den zentralen Organen aufweist, durch Exzellenz im Personal-​Management, in der Personalentwicklung und im Bereich Leadership sowie durch kompetente Beratungs-​ und Anlaufstellen rund um die Themen Chancengleichheit, Konfliktmanagement und Respekt zu begleiten.

Oder – in den Worten von Stabsleiter Maximilian Buyken: «Ganz generell möchten wir der ETH ermöglichen, das, was sie tut, weiterhin sehr gut zu machen. Und ihr zudem helfen, sich auf Dinge vorzubereiten, auf die man sich eigentlich nicht vorbereiten kann.» Was er damit genau meint? «Corona ist ein gutes Beispiel: Damit hat so niemand gerechnet, niemand war richtig vorbereitet. Gerade in solchen Fällen werden Themen wie Eigenverantwortung, Führung und Kultur besonders wichtig. Dies sind Leitplanken, an denen wir uns alle orientieren, wenn es in einem konkreten Fall noch keine Regeln, Vereinbarungen oder Erkenntnisse gibt, die klären, was wie zu tun ist. Hier einen Beitrag zu einer entsprechenden Kultur und damit zur Zukunftsfähigkeit der ETH zu leisten, ist unsere grosse Vision.»