Mit «Servix» schnell und einfach zur Event-Bewilligung
Wer eine Veranstaltung plant, muss viel organisieren und gerade in der aktuellen Pandemie-Zeit an so manches denken – auch an die nötigen Bewilligungen. Diese einzuholen, ist nun dank der neuen Online-Plattform «Servix» denkbar einfach.
Ob interne Veranstaltung, öffentliche Führung, Film- und Fotoaufnahmen oder eine Promotion auf dem ETH-Gelände: Für all diese Anlässe braucht es eine Bewilligung, damit die verschiedenen Aktivitäten koordiniert und aufeinander abgestimmt sind.
Wofür früher sowohl Organisatoren als auch die Bewilligungsstelle der ETH zahlreiche E-Mails und Formulare hin- und herschicken mussten, steht seit Anfang April 2020 eine einfache Online-Lösung zur Verfügung: das Bewilligungs-Tool «Servix». Damit lassen sich mit nur einem einzigen Formular wichtige Bestandteile einer Veranstaltung organisieren und die dafür notwendigen Bewilligungen einholen.
Praktisch, übersichtlich, zeitsparend
«Früher wurden alle Bewilligungsanfragen manuell bearbeitet – mit verschiedenen Programmen wie Word, PDF, Outlook und Excel. Diese manuelle Arbeit war mühsam und durch die verschiedenen Medienbrüche unübersichtlich und fehleranfällig», beschreibt Nataša Stefancic, Gruppenleiterin Bewilligungsstelle bei der Abteilung Services, wie Bewilligungsanfragen bislang gehandhabt wurden.
«Jetzt mit «Servix» befinden sich alle Informationen in einer CRM-Software an einem zentralen Ort. Darauf haben alle von einem Event betroffenen Stellen Einsicht, wie z.B. die Alarmzentrale, die SGU, die Restaurationsbetriebe oder die Akademischen Dienste für die Raumbewirtschaftung. Das ist äusserst praktisch, übersichtlich und spart somit auch viel Zeit», ist Stefancic überzeugt.
Vorteile auch für Organisatoren
Aber auch die Antragssteller profitieren von der neuen Plattform: In der Eingabemaske werden sie Schritt für Schritt durch die Planung ihres Anlasses, ihrer Film-/Fotoaufnahmen oder auch ihrer Promotion durchgeführt. So wird sichergestellt, dass nichts vergessen geht – z.B. eine noch notwendige Catering-Anfrage, das Besorgen von technischem Equipment oder das Einplanen von genügend Parkplätzen.
Insbesondere bei grösseren Anlässen empfiehlt Nataša Stefancic, die Unterstützung der Eventorganisation der ETH Zürich in Anspruch zu nehmen. «Sie sind absolute Event-Profis und unterstützen die Veranstalter von A bis Z.»
Seit Mitte August sind auch Eventdienstleistungen inklusive Registration und Event-Technik über «Servix» buchbar. In den kommenden Monaten folgen die Campus Channels sowie der Helferpool und Führungen. So können Organisatoren alle benötigten Dienstleistungen für ihre Veranstaltung über ein einziges Tool buchen: einfach und schnell.
Herausforderung Corona
Der Start der «Servix»-Plattform Anfang April fiel in eine herausfordernde Zeit, wurden im Zuge der Corona-Pandemie doch bis Ende August sämtliche Veranstaltungen an der ETH abgesagt.
Seit dem 31. August sind Anlässe nun prinzipiell wieder möglich. Aufgrund der einzuhaltenden Distanz- und Hygieneregeln sowie dem eingeschränkten Raumangebot kann jedoch nicht allen Wünschen entsprochen werden und die Veranstaltungen werden je nach Priorität bewilligt. «Wir empfehlen daher, Veranstaltungen wenn immer möglich primär online, allenfalls hybrid durchzuführen», rät Nataša Stefancic.
Nebst der Bewilligung ist zudem ein Schutzkonzept notwendig. Alle Informationen dazu finden sich auf der Webseite der Bewilligungsstelle. «Zudem stehen wir allen Organisatoren, die in dieser herausfordernden Zeit eine Veranstaltung planen, natürlich gerne mit Rat und Tat zur Seite», betont Stefancic. Ein Angebot, das sich sicher zu prüfen lohnt.