Tipps für die Vorbereitung einer inklusiven Konferenz

Konferenzen sind integrale Bestandteile des wissenschaftlichen Betriebs und einer erfolgreichen akademischen Karriere. Werden bei der Organisation einer Konferenz verschiedene Dimensionen von Diversität und Inklusion nicht mitgedacht, führt es dazu, dass vielversprechende Forschende nicht ihr volles Potential ausschöpfen können oder ihre Karrieren gar frühzeitig beenden. Darunter leiden nicht nur einzelne Betroffene, sondern aufgrund reduzierter Produktivität, geminderter Qualität der Lehre und Verlust von Ressourcen der ganze Wissenschaftsbetrieb.

Organisationsteams können bei der Konferenzvorbereitung diverse praktische Aspekte beachten, damit sich alle Teilnehmenden möglichst wohlfühlen, gut arbeiten können und angemessen repräsentiert sind.

Thema der Konferenz, Organisationskomittee und frühe Ankündigungen

• Das Thema der Konferenz ist so breit wie möglich gefasst, damit diverse Forschende einbezogen werden können.
• Das Organisationskomitee ist divers zusammengesetzt (Geschlecht, Race, Alter, akademische Position, Behinderung usw.). Innerhalb dieses Organisationskomitees ist ein Team eingesetzt, welches sich auf Diversitätsaspekte und Zugänglichkeit achtet. Schon im Vorfeld werden Ansprechpersonen für Konferenzteilnehmende bestimmt, damit Bedürfnisse, Rückmeldungen oder Beschwerden (etwa sexuelle Belästigung, Rassismuserfahrung) niederschwellig angebracht werden können.
• Für die Ankündigung der Konferenz wird ein Statement verfasst, in dem sich die Veranstalterin deutlich gegen Diskriminierung in verschiedenen Dimensionen positioniert.
• Hinweise zu Datum, Zeiten und Zugänglichkeit des Veranstaltungsortes werden frühzeitig publiziert, damit sich alle Teilnehmenden entsprechend ihren Bedürfnissen vorbereiten können.

Diversität bei Vortragenden und Teilnehmenden

• Es ist festgelegt, welche Themen und Identitäten (Geschlecht, Race, Alter, akademische Position usw.) bei der Veranstaltung vertreten sein sollen. Vortragende werden entsprechend eingeladen.
• Das Ranking von Einreichungen erfolgt nach vorher festgelegten klaren Kriterien, inklusive dem Vorgehen für die finale Auswahl. Zum Beispiel werden gleich gut bewertete Bewerbungen gemäss den Diversitätsrichtlinien gewichtet. Um impliziten Bias zu vermeiden, kann ein Doppelblind-Verfahren eingesetzt werden.
• Unterrepräsentierte Gruppen und Studierende werden aktiv zur Konferenz eingeladen. Vortragende und Teilnehmende werden unterstützt, etwa durch gestaffelte Preise für kleinere Budgets, Stipendien oder sonstige Finanzierungen, sowie bei organisatorischen Hürden wie Visumbeantragung, Anreise für Mobilitätseingeschränkte oder Kinderbetreuung.

Vor der Konferenz

• Die Vortragenden werden dabei unterstützt, Beiträge wie Texte, multimediale Präsentationen und gedrucktes Material barrierefrei zu gestalten.
• Für Konferenzen, welche vor Ort durchgeführt werden, sind Teilnehmende und Vortragende frühzeitig über die Zugänglichkeit des Veranstaltungsortes informiert: Anfahrt, Hindernisfreiheit der Räume, vorhandene technische Hilfsmittel etc. Bei der Registrierung können Referierende und Teilnehmende ihren Bedarf an (technischen) Hilfsmitteln, Dolmetschdiensten (inkl. Gebärdesprache), Rückzugsräumen und Weiterem anmelden.
• Beim Anmeldeprozess haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, bevorzugte Pronomen und Rufnamen mitzuteilen. Eine inklusive Kommunikation wird erleichtert, wenn Pronomen angekündigt auf Namensschilder gedruckt werden. Jedoch muss es immer die Möglichkeit geben, diese Information nicht anzugeben.

Kontakt

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