Einkauf - FAQ

Aufgrund des Systemwechsels (Wegfall der Fonds-Welt) wurden die Obligos (Verpflichtungen aus Bestellungen) per Jahresende nicht wie gewohnt auf die neue Periode vorgetragen sondern verfallen. Es gab zudem keine maschinelle Migration von offenen Bestellungen; es wird fallweise in den Beschaffungsstellen entschieden, ob es sich lohnt eine Bestellung im neuen System noch ein zweites Mal zu erfassen. Als Richtwert gilt: Alles was im ersten Halbjahr 2019 geliefert wird und einen Rechnungsbetrag unter CHF 100'000 aufweist, wird ohne erneute Bestellung direkt über den Rechnungsverarbeitungsprozess bezahlt (KNG ohne Bestellbezug).

Während den Öffnungszeiten des BIOL-Shops können Vertreter von Spin-offs (während der ersten drei Jahren seit Ausgründung) weiterhin zu ETH-Konditionen Verbrauchsmaterial beziehen. Die Ware muss an der Theke per Kredit/-Debitkarte bezahlt und mitgenommen werden.

Büromaterial kann zu guten Konditionen entweder in den ETH-Stores gekauft werden oder an den Campus-Infos im HG und HIL.

Es ist nicht vorgesehen den Online-Shop für ETH-nahe Institutionen/Spin-offs zugänglich zu machen.

ETH-Mitarbeitende müssen für die Nutzung der Einkaufsplattform berechtigt werden. Dies geschieht über den ETHIS-Delegationsprozess, welcher seit November 2018 den Budgetverantwortlichen zur Verfügung steht.

Falls die benötigte Berechtigung noch nicht vorliegt: Für die Zuteilung der Finanzrolle ist der Budgetverantwortliche zuständig, er wird dabei vom Departementscontroller unterstützt.
Details sind im Intranet unter «Finanzen & Controlling > refine > Berechtigungsvergabe durch BV zu finden

Die unter "Mehrfachkontierung" geläufige Funktion, in den alten EKK- und IT-Beschaffungsanträgen die Finanzierung der Beschaffung auf mehrere Fonds aufzuteilen, wurde aus folgenden Gründen unter refine nicht übernommen:

• Das refine-Fachkonzept hält Folgendes fest: Im Falle einer Ko-Finanzierung durch mehrere Verantwortungsbereiche wird ein hauptverantwortlicher VB bestimmt; die Finanzierungspartner treten die vereinbarten Budgets an diesen Hauptverantwortlichen ab (refine Fachkonzept V 1.1.1, Seite 52).
  Die Finanzierung muss folglich vor dem Beschaffungsvorgang sichergestellt werden. Der Wertverzehr (Abschreibung) wird in der Folge kohärent auf der Kostenstelle gezeigt, wo das Objekt finanziert wurde.
• Keine Standardfunktionalität im SAP CO-Modul: Die Mehrfachkontierung war eine aufwändig eigenentwickelte Funktion im SAP-Modul "Haushaltsmanagement (Fonds-Welt). Im SAP-Standard des neuen CO-Moduls (Kostenstellen/SAP-Projekte) in Verbindung mit dem MM-Modul (Einkauf) ist diese Möglichkeit nicht mehr gegeben, eine Eigenentwicklung ist nicht vorgesehen.

Für die nachgelagerte Belastung von Kosten für die Mitbenutzung eines Gerätes stehen verschiedene Möglichkeiten der internen Leistungsverrechnung zur Verfügung.

Die Bestellgenehmigung beim Möbelshop ist aufgrund der zentralen Finanzierung von Möbel (schulweites Budget bei der Abt. Immobilien) anders geregelt, als beim Verbrauchsmaterial-Webshop.

Es wird automatisch beim Budgetverantwortlichen der gewählten Kostenstelle/PSP ein Genehmigungsantrag abgesetzt, obwohl der Bezug von Möbel dezentral keine Kostenbelastung verursacht. Es wird somit jedoch sichergestellt, dass die Zustimmung zum Bedarf durch einen Vorgesetzten vorliegt.