Zeit- und Abwesenheitserfassung

Zeiterfassungsprozess

Mitarbeitende der ETH Zürich sind das ganze Jahr über Download verpflichtet (PDF, 39 KB), ihre An- und/oder Abwesenheiten in geschützte Seite ETHIS oder einem externen Zeiterfassungssystem zu erfassen (Erfassungspflicht gemäss Personalkategorie).

Vergrösserte Ansicht: Personalkategorien — Erfassungspflicht gemäss Personalkategorien

In ETHIS unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Erfassung: geschützte Seite Arbeitszeit und Absenzen (Zeitblatt) sehen Mitarbeitende, welche Zeiterfassungspflicht für sie gilt.

Unterjährige Zeiterfassungsaufgaben

Informationen zum Jahresendprozess finden Sie separat.

Mitarbeitende pflegen gemäss Personalkategorie je nach dem ihre eigenen geschützte Seite An- und Abwesenheiten während dem ganzen Jahr.
Mitarbeitende pflegen die geschützte Seite Zeitwirtschaftseinstellungen z.B. bei Änderungen des Pensums (Anpassung der Musterwoche)
Mitarbeitende (stellvertretend auch die Admin-HR) schliessen das Jahr jeweils vor Weihnachten ab, indem sie den Monat Dezember abschliessen = Übertrag.

Für Mitarbeitende ohne Arbeitszeiterfassungspflicht

Die geschützte Seite Standardeinstellung in ETHIS (unter Persönlich > Einstellungen > Einstellungen Zeitwirtschaft) ist auf „keine Zeiterfassung“ gesetzt. Wer trotzdem An- oder Abwesenheiten erfassen möchten, kann verschiedene Optionen zur Erfassung wählen. Es ist auch möglich, nur Monate für die Zeiterfassung zu wählen, an denen es Sinn macht, die Arbeitszeit zu erfassen (z.B. Mitarbeit in einem EU-Projekt). Sobald ein Monat abgeschlossen ist, sind nicht mehr alle Optionen wählbar.

Für Mitarbeitende mit Abwesenheitserfassungspflicht

Die geschützte Seite Standardeinstellung ist auf „Erfassung von nur Abwesenheiten“ gesetzt. Es ist möglich, Monate für die Zeiterfassung zu wählen, an denen es Sinn macht, die Arbeitszeit zu erfassen (z.B. Mitarbeit in einem EU-Projekt). Sobald ein Monat abgeschlossen ist, sind nicht mehr alle Optionen wählbar.

Die Administrierenden mit HR-Rechten unterstützen Mitarbeitende, vorgesetzte Personen und Budgetverantwortliche bei der regelmässigen Erfassung sowie bei Spezialthemen.
Die Administrierenden mit HR-Rechten können Korrekturen während dem ganzem Jahr vornehmen.
Die Administrierenden mit HR-Rechten können stellvertretend die Einstellungen für einen Mitarbeitenden korrigieren (z.B. Musterwoche aufgrund eines Pensumwechsels)

Zur geschützte Seite ETHIS Help Zeitwirtschaft

Wie kontrollieren Admin-HR die geschützte Seite An- und Abwesenheiten (Anzeige der aktuellen Zeitsalden)?
Wo sehen Admin-HR die geschützte Seite Zeitwirtschaftseinstellungen von allen Mitarbeitenden in ihrem Bereich?
Wie ändern Admin-HR geschützte Seite stellvertretend Zeitwirtschaftseinstellungen von Mitarbeitenden?
Wie erfassen Admin-HR geschützte Seite stellvertretend Abwesenheiten für Mitarbeitende?
Wie nehmen Admin-HR geschützte Seite unterjährige Korrekturen der Salden vor?

Anleitung zum Jahresendprozess Zeitwirtschaft

Die vorgesetzte Person / die verantwortliche Person für Zeitwirtschaft kontrolliert regelmässig die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden während dem Jahr.
Die vorgesetzte Person / die verantwortliche Person für Zeitwirtschaft ist dafür besorgt, dass Ferien und bezahlte Urlaube (Dienstaltersgeschenk) sowie zu kompensierende Überstunden grundsätzlich im Kalenderjahr, in dem sie anfallen, bezogen werden.
Die vorgesetzte Person / die verantwortliche Person für Zeitwirtschaft genehmigt Abwesenheitsanträge, sofern für den Mitarbeitenden in den Einstellungen der Zeitwirtschaft die Abwesenheitsantragspflicht gesetzt wurde

Die HR Beratung klärt fachliche, organisatorische oder rechtliche Fragen bei Spezialfällen.

Unterstützung

Bei Loginproblemen, fehlender Berechtigungen oder Anwenderfragen melden Sie dies direkt via Support Funktion in geschützte Seite ETHIS (über die Support-Funktion). Der ETHIS-Support ist das Basis-Portal für die technische Unterstützung für alle Mitarbeitenden und Administrative Assistenz mit HR-Rechten. Die geschützte Seite ETHIS Help Zeitwirtschaft kann Ihnen auch weiterhelfen.

Bei administrativ fachlichen Fragen ist die erste Anlaufstelle die HR Administration.

Bei Fragen betreffend Reglement kontaktieren Sie die HR Beratung.