Best-practice-Beispiele
Bedarf
Eine Administrierende soll eine umfassende Zeichnungsberechtigung erhalten und die Budgetverantwortliche bei HR-Workflows entlasten. Ein PostDoc soll das von ihm eingeworbene Drittmittelprojekt managen.
Lösung
Die Administrierende erhält BM_HR auf dem Verantwortungsbereich. Sie ist damit auf allen Finanzelementen zeichnungsberechtigt bis 10'000 CHF. Weiter kann sie Personaldaten in ETHIS einsehen, HR-Workflows anstossen, Stundenlohnauszahlungen in ETHIS erfassen und die ETHIS Zeitwirtschaft einsehen und korrigieren.
Der PostDoc erhält BM auf dem SAP-Projekt. Er ist damit zeichnungsberechtigt bis 10'000 CHF, hat aber keine HR-Rechte.
Bedarf
Für einen grösseren Verantwortungsbereich arbeiten zwei Administrierende im Jobsharing. Beide sollen HR-Aufgaben bearbeiten können. Ein PostDoc soll das von ihm eingeworbene Drittmittelprojekt managen.
Lösung 1
Beide Administrierende werden als BA_HR auf dem Verantwortungsbereich delegiert. Sie haben damit VB-weit HR-Berechtigung und eine Zeichnungsberechtigung bis 1'500 CHF. Der PostDoc erhält BM auf dem SAP-Projekt und ist damit zeichnungsberechtigt bis 10'000 CHF, hat aber keine HR-Rechte.
Lösung 2
Der Administrierende 1 erhält BM_HR, die Administrierende 2 erhält BA-HR. Die Berechtigungen unterscheiden sich hinsichtlich Zeichnungshöhe sowie der «kleinen Spesenberechtigung». (PostDoc wie oben.)
Lösung 3
Der Administrierende 1 erhält BM_HR. Die Administrierende 2 erhält die Kombination BM und SP_HR. Somit haben beide Zeichnungsberechtigung bis 10'000 CHF, HR-Rechte sowie eine «kleine Spesenberechtigung». Der Unterschied liegt darin, dass die BM-Berechtigung auch auf tieferer Ebene vergeben werden kann (z.B. für den Post-Doc auf SAP-Projekt) und dann entsprechend «unterbrochen» wird.
Bedarf
Eine grosse Einheit (z.B. ein Institut) arbeitet mit einem Pool von sechs Administrierenden. Bei jedem Verantwortungsbereich, der die Poolkräfte nutzt, sollen alle Administrierenden Berechtigungen erhalten, um sich gegenseitig vertreten zu können.
Lösung
Die Administrierende 1 erhält BM_HR, die Administrierenden 5 und 6 erhalten jeweils BA_HR. Sie haben damit gleiche HR-Rechte, aber unterschiedlich hohe Zeichnungsrechte (10'000 bzw. 1'500 CHF).
Die übrigen Administrierenden erhalten eine Kombination aus BM und SP_HR bzw. BA und SP_HR. So wird gewährleistet, dass alle den nötigen HR-Zugriff haben. Die Zeichnungsrechte sind unterschiedlich.
Bedarf
Der Koordinator / Die Koordinatorin eines grossen Institutes soll weitgehende Rechte für alle Einheiten des Instituts haben.
Lösung 1
Der Koordinator / Die Koordinatorin verfügt über Funktionsstufe 9 oder höher und kann vom Institutsvorstand (BV) die Berechtigung «stv. Budgetverantwortlicher (BVS)» auf dem T-Verantwortungsbereich des Instituts erhalten (z.B. T4455). Dies erlaubt ihm / ihr auf allen Finanzelementen des Instituts (Kostenstellen, PSP-Elementen aller zugehörigen Professuren) die Genehmigung von Anstellungen, Zeichnungen bis 50'000 CHF, Spesengenehmigungen bis 5'000 CHF (ausser eigenen).
Lösung 2
Der Koordinator / Die Koordinatorin verfügt nicht über Funktionsstufe 9 oder höher. Er / Sie erhält vom Institutsvorsteher (BV) auf dem T-Verantwortungsbereich des Instituts Leserecht mit HR-Berechtigung (SP_HR). Dies ermöglicht, institutsweit Personaldaten in ETHIS einzusehen, HR-Workflows anzustossen, Stundenlohnauszahlungen in ETHIS zu erfassen und die ETHIS Zeitwirtschaft einzusehen und zu korrigieren.
Der Koordinator / Die Koordinatorin kann darüber hinaus pro Verantwortungsbereich (z.B. Institut direkt, Professuren des Instituts) Zeichnungsrechte erhalten, z.B. BM oder BM_HR. Dies ermöglicht zusätzlich Zeichnungen bis 10'000 CHF und die Genehmigung von Spesen bis 200 CHF. Es ist möglich, dieselbe Person in mehreren Verantwortungsbereichen zu delegieren.
Die Administrierenden einzelner Professuren können bei Bedarf analog Beispiel 3 berechtigt werden.
Bedarf
In einem Verantwortungsbereich mit 20 Mitarbeitenden sollen 15 Mitarbeitende direkt Büromaterial im entsprechenden ETH Webshop bestellen können, ohne dass die Budgetverantwortliche oder der Administrierende dies genehmigen muss.
Lösung
6 der 15 Mitarbeitenden verfügen bereits über eine Zeichnungsberechtigung (BM, BM_HR, BA, oder BA_HR). Für diese ist keine weitere Berechtigung erforderlich. Die übrigen 9 Mitarbeiter erhalten die Berechtigung EKI (Einkäufer intern) für den Verantwortungsbereich.
Bedarf
Eine Abteilungsleiterin mit mehreren Sektionen möchte die Vorgesetztenfunktion, d.h. das Führen der Mitarbeitergespräche und die Genehmigung der Zeiterfassung von Mitarbeitenden, delegieren, jedoch nicht finanzielle Kompetenzen.
Lösung
Sie delegiert die Berechtigung «Vorgesetzter» für Sektion X an den Leiter der Sektion X. Der Sektionsleiter ist damit Vorgesetzter aller Mitarbeitenden in Sektion X. Die Budgetverantwortung für Sektion X ist jedoch weiterhin bei der Abteilungsleiterin.