Budget
Budgets dienen der kurzfristigen Finanzplanung und der finanziellen Steuerung eines Verantwortungsbereiches oder einzelner Vorhaben mittels Gegenüberstellung von geplantem Wert (Budget) und Ist. Hierfür stehen in ETHIS der VB-, der Kostenstellen- und der Projektbericht zur Verfügung.
Die Einstellung von Budgets in ETHIS erfolgt
- zentral durch die Controller/-innen der Departemente und Abteilungen (Grundauftragsbudget) oder durch den Finance Desk (Drittmittel- und Zusatzbudgets),
- im Rahmen des jährlichen ordentlichen Budgetierungsprozesses oder gemäss unterjähriger Vereinbarungen (bei Drittmittelbudgets)
Erwartete Kosten und Erlöse werden separat budgetiert (Bruttobudgetierung).
Kostenbudget
Höhe der geplanten Kosten für einen bestimmten Zeitraum bzw. ein bestimmtes Vorhaben. Z.B. Kostenzusprache für ein SNF-Projekt, Kostenrahmen in einem Industrieprojekt. («Wieviel werde ich voraussichtlich ausgeben können?»)
Erlösbudget
Höhe der geplanten Erlöse von Dritten für einen bestimmten Zeitraum bzw. ein bestimmtes Vorhaben. Beispiel: Erwartete Studiengebühren, Erlöse aus Skriptverkäufen, Erlöse einer ausserdepartementalen Technologieplattform von externen Kunden etc. («Wieviel werde ich voraussichtlich einnehmen?»)
Jedes Budget ist an eine Laufzeit gebunden. Das Kostenstellenbudget bezieht sich immer auf ein Kalenderjahr. Ein Projektbudget bezieht sich auf die vereinbarte Projektlaufzeit.
Anhand der erfassten Laufzeit zeigen ETHIS Berichte eine automatische lineare Verteilung des Gesamtbudgets auf Kalenderjahre (bei mehrjährigen Vorhaben) und Monate an. Voraussetzung für eine korrekte Umrechnung ist eine korrekt erfasste Laufzeit. Allfällige Berichtigungen erfolgen via Finance Desk.
Budgets werden mindestens nach Personal- und Sachkostenbudget unterteilt. Im Weiteren gilt:
- Standard für akademische Einheiten ist die Minimaldetaillierung nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Sachkostenbudget schliesst in der Regel auch das Budget für Investitionen ein. Höhere Detaillierungen nach (Plan)Sachkonten sind grundsätzlich möglich, jedoch nur pro Department gesamt (keine einzelnen Verantwortungsbereiche).
- Für serviceorientierte Einheiten gilt die Minimaldetaillierung nach Personal-, Sachkosten- sowie Investitionsbudget. Es wird den planenden Einheiten jedoch diejenige Plansachkontenhierarchie zur Verfügung gestellt, die ihrem Reportingbedürfnis entspricht.
- Bei Drittmittelbudgets wird eine Detaillierung nach Personal- und Sachkostenbudget oder nach den Vorgaben des Geldgebers (Vertrag) angewendet.
Kostenstellenbudgets dienen der Erfüllung des Grundauftrages (Lehre, Forschung, Infrastruktur, zentrale Dienstleistungen). Ihre Festlegung erfolgt im Rahmen der jährlichen ordentlichen Budgetierung.
Bei der ordentlichen Budgetierung wird jedem Departement ein Gesamtbetrag zugewiesen. Die Aufteilung desselben auf einzelne Kostenstellen (von Professuren, Instituten, departementalen Einrichtungen, Departement direkt) unterliegt der eigenverantwortlichen Mittelbewirtschaftung des Departements. Das Departement stellt gegenüber allen Budgetverantwortlichen Transparenz über die Budgetzuteilung her (Verteilmodell, jährliche Zuteilung auf einzelne Einheiten).
Zusatzbudgets können von der Schulleitung für Aufgaben ausserhalb des Grundauftrages zugesprochen werden und werden auf 1er PSP-Elementen geführt. Beispiel: ETH-Grant. Die Vergabe einzelner Zusatzbudgets erfolgt unterjährig in einem Antrags- und Bewilligungsverfahren.
Das Gesamtvolumen der Zusatzbudgets pro Kalenderjahr wird im Rahmen der jährlichen Budgetierung festgelegt und einzelnen Schulleitungsbereichen zugeordnet. Beispiel: Das jährliche Vergabevolumen für ETH-Grants wird beim Vizepräsidenten für Forschung und Wirtschaftsbeziehungen budgetiert.
Massgebend für die Erfassung des Budgets von Drittmittelprojekten ist der zugrunde liegende Vertrag, wobei allfällige Mehrwertsteuer und interne Abgaben (ISB, IP) in Abzug gebracht werden.
Details finden Sie auf der Seite zu Drittmittelbudgets.
Die Budgetierung von Investitionen erfolgt direkt über die Kostenstelle oder ein 1er Projekt. Genehmigungen erfolgen direkt auf dem Finanzierungselement (Kostenstelle oder 1er Projekt-PSP).
Als Investitionen gelten alle inventarisierungspflichtigen Anschaffungen gemäss "Wegleitung der Inventarführung an der ETHZ"
- Geräte oder andere Mobilien mit einem Anschaffungswert von mind. CHF 10'000.00 und einer Lebensdauer von mind. einem Jahr
- Software mit einem Anschaffungswert von mind. CHF 100'000.00 (ausgenommen Betriebssoftware, die als Teil eines Gerätes geliefert wird)
- Immobilien
Mehr dazu unter Investitionsgüter
Für die Einhaltung von Budgets gelten unterschiedliche Regeln für akademische und serviceorientierte Einheiten. Akademische Einheiten verfügen über eine grössere Budgetflexibilität durch die Möglichkeit der Reservenbildung.
Für akademische Einheiten gilt:
- Grundauftragsbudget: Budgetabweichungen am Ende des Kalenderjahres werden in die Reserve übertragen bzw. aus der Reserve ausgeglichen. Anderweitige Budgetverschiebungen sind nicht möglich.
- Zusatzbudget: Budgetüberziehungen am Ende der Laufzeit werden aus der Reserve des betreffenden Verantwortungsbereiches ausgeglichen. Unausgeschöpfte Budgets verfallen, sofern nicht mit der vergebenen Stelle eine anderweitige Regelung getroffen wurde.
- Drittmittelbudgets: Budgetüberziehungen am Ende der Projektlaufzeit werden aus der Reserve des betreffenden Verantwortungsbereiches ausgeglichen. Unausgeschöpfte Budgets sind an den Geldgeber zurückzuerstatten. Sofern er dies nicht verlangt, werden sie in die Reserve übertragen. Voraussetzung ist, dass das Budget vollständig durch Zahlungen des Geldgebers gedeckt ist.
Für serviceorientierte Einheiten gilt:
- Grundauftragsbudget: Der Forecast für das laufende Jahr wird mit den Istwerten des Vorjahres, und mit dem vorigen Forecast (=Budget) verglichen. Der Forecast für das Folgejahr bildet die Grundlage für das Budget. Budgetverschiebungen sind nicht möglich.
- Zusatzbudget: Budgetüberziehungen am Ende der Projektlaufzeit sind zu begründen, unausgeschöpfte Budgets verfallen in der Regel.
- Drittmittelbudgets: Budgetüberziehungen sind gegenüber dem zuständigen Schulleitungsmitglied zu begründen, das Defizit wird aus der Reserve des zuständigen Schulleitungsmitglieds ausgeglichen. Unausgeschöpfte Budgets sind an den Geldgeber zurückzuerstatten. Sofern er dies nicht verlangt, werden sie in die Reserve des zuständigen Schulleitungsmitglieds übertragen (vorausgesetzt, das Budget ist vollständig durch Zahlungen des Geldgebers gedeckt).