Kundenrechnung erfassen

Unten Finanzen > Rechnungen > Kundenrechnung erfassen können Sie Rechnungen an Kunden stellen.

Die Anwendung "Kundenrechnung erfassen" bietet die (einzig zulässige) Möglichkeit, Dienst- und Sachleistungen an Geschäftspartner in Rechnung zu stellen.
Bevor die Rechnung zentral ausgedruckt und an den Empfänger versendet wird, muss die Fachabteilung die Mehrwertsteuerpflicht nachpflegen und die Sachkonteneingabe prüfen bzw. nachpflegen.

In "Kundenrechnung erfassen" können Sie Rechnungen an Ihre Kunden elektronisch vorerfassen und (nach Wunsch mit Beilagen) an die Abteilung Rechnungswesen für die Vervollständigung und den Versand weiterleiten.

Alle mit * versehenen Positionen sind dabei zwingend auszufüllen.

1. Belegkopfdaten
   • Bestell-, Liefer- und Rechnungsdatum. Sie können eine Rechnung auch für die Zukunft erfassen, indem Sie das Rechnungsdatum auf das gewünschte Versanddatum setzten. Wenn Sie eine Rechnung noch nicht endgültig ausstellen wollen, können Sie das Rechnungsdatum auf den 31.12.9999 setzen. Anschliessend können Sie die Rechnung über die offenen Kundenrechnung bearbeiten und das Datum wieder ändern.
     
   • Zahlungsbedingung und Belegwährung
   • Mehrwertsteuerberechnungsweise (nicht -satz). Sie bestimmen nur, ob der Endbetrag inkl. oder exkl. allfälliger MWST ist, den MWST-Satz bestimmt das Rechnungswesen
     
   • Referenz (als eindeutige RG-Spezifizierung, beispielsweise PO-Nummer)
     
   • Der Kopflangtext ist optional und erscheint über den Rechnungspositionen.
     
2. Kunde
   • Name und Anschrift des Kunden (wenn immer möglich über Kundennummer)
     
   • Kommunikationssprache = Formularsprache
     
   • Hinterlegung einer Mahnsperre. Im Fall einer Mahnsperre wird nicht der Kunde sondern der (eingeloggte) Rechnungssteller gemahnt.
     
3. Rechnungssteller(in)
   • Name und Daten der Kontaktperson an der ETH Zürich (defaultmässig Sie). Mit dem Knopf "Anderer Rechnungssteller" kann eine andere Person ausgewählt werden.
     
4. Belegposition(en)
   • Text(e), Betrag und PSP-Element je Position
   • Mit "Kontierung halten" und "Texte halten" können die Eingaben für eine weitere Position gespeichert werden.
     
   • Positionserfassung (Jede Position ist explizit zu erfassen)
     
   • Die Druckvorschau zeigt bei Beidarf einen Entwurf der Rechnung. Diese ist nicht für den Kunden gedacht!
     
   • Rechnungstotal
5. Mitteilung an das Rechnungswesen / Beilagen
   
   • Falls nötig, kann bei Mitteilung für das Rechnungswesen erfasst werden. Bitte sonst dieses Feld leer lassen, da der Prozess verlangsamt wird.
     
   • Hochladen von Beilagen mit "Beilagen hochladen". Die Dokumente werden dem Kunden mitgeschickt.
     
6. Absenden
   • Auswahl der Versandart. Bei Versand per E-Mail erscheint nach dem Absenden der Rechnung ein Pop-up, in welchem Sie die E-Mailadressen (AN und CC) erfassen können.  Es gibt die folgenden Möglichkeiten
     • Versand an Kunden per Post
     • Versand an Kunden per E-Mail
     • Versand an mich zur Weiterleitung per Post
     • Versand an mich zur Weiterleitung per E-Mail
   • Falls Sie nach Verbuchung eine Bestätigung per Mail Wünschen, kann hier ein Haken gesetzt werden
     
   • Speichern einer Vorlage für spätere ähnliche Kundenrechnungen

Anschliessend wird die Rechnung im Rechnungswesen veredelt und dem Kunden oder Ihnen zugestellt.

Eine Übersicht der nicht fakturierten Rechnungen finden Sie unten den Offenen Kundenrechnungen