Freigabe von Projekttranchen für Geldgeber SNF und Innosuisse
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Die Zahlungsplan-Maske ist für die Geldgeber SNF und Innosuisse weniger umfangreich, weil an diese Förderagenturen keine Rechnungen gestellt werden und somit im ETHIS-Workflow nur die inhaltliche Korrektheit der Tranchen im Mittelpunkt steht (wann und wie viel abgerufen wird).
Hinweis: Ist die ETH Zürich im Rahmen von SNF- und Innosuisse-Projekten nicht Haupt-, sondern Nebenbeitragsempfänger, wird aufgrund der PSP-Stammdaten automatisch der «Zahlungsplan mit Rechnungsstellung» angezeigt. In diesem Falle muss dem Hauptbeitragsempfänger eine Rechnung gestellt werden.
- Im oberen Teil sind gewisse für das Forderungsmanagement relevante PSP-Stammdaten angezeigt. Eingabefelder für Rechnungsadresse und Rechnungsabsender fehlen.
- Der untere Teil zeigt den eigentlichen Zahlungsplan mit den einzelnen Tranchen, die es nach erfolgter Kontrolle und Ergänzung freizugeben gilt.
Vorgehen bei Projekten mit Geldgeber «SNF»:
- Kontrolle: Stimmt der Fälligkeitstermin oder ist es noch zu früh, um die Tranche abzurufen?
- Falls die Tranche nicht gemäss Zahlungsplan abgerufen werden soll, kann das Fälligkeitsdatum in die Zukunft verschoben werden. Damit bleibt der Termin weiter offen und wird zu einem späteren Zeitpunkt fällig.
- Kontrolle: Stimmt der Betrag, der abgerufen werden soll?
- Falls ein anderer Betrag in «mySNF» abgerufen wird als im Zahlungsplan, muss der Betrag entsprechend im ETHIS angepasst werden. Der Unterschied muss bei einer anderen offenen Tranche angepasst werden, damit sich die Vertragssumme insgesamt nicht verändert.
- Es kann auch eine neue Tranche hinzugefügt werden («Neuer Termin einfügen»).
- Eine bestehende Tranche kann auch gelöscht werden.
- Wenn man die Änderungen «sichern» will, prüft das System die Vertragssumme mit dem Total des Zahlungsplans. Nur wenn beide Werte übereinstimmen, können die Änderungen gespeichert werden.
- Änderungen der Vertragssumme müssen dem Finance Desk per E-Mail Nachricht mitgeteilt werden. Dazu sind die Vertragsanpassungen für das e-Dossier beizulegen.
- Die Spalte «Nachtrag» ist eine Zusatzinformation, falls es bei der Tranche um eine nachträgliche Erhöhung der ursprünglichen Vertragssumme handelt.
- Falls ein anderer Betrag in «mySNF» abgerufen wird als im Zahlungsplan, muss der Betrag entsprechend im ETHIS angepasst werden. Der Unterschied muss bei einer anderen offenen Tranche angepasst werden, damit sich die Vertragssumme insgesamt nicht verändert.
Vorgehen bei Projekten mit Geldgeber «Innosuisse»:
Das Vorgehen im ETHIS unterscheidet sich nicht vom Ablauf bei SNF-Projekten. Auch hier ist der Termin und der Betrag zu kontrollieren, allenfalls anzupassen und anschliessend freizugeben.
Auch bei Innosuisse wird keine Rechnung versendet.
Einziger Unterschied bei Innosuisse: Der Tranchenabruf erfolgt automatisch durch Innosuisse aufgrund des Zahlungsplans. Ein Formular für den Tranchenabruf ist nicht mehr notwendig.
Sind sowohl die Fälligkeit als auch der Betrag korrekt, muss die fällig werdende Tranche durch den Haken in der Spalte «Freigabe» bestätigt werden. Anschliessend sind die Änderungen des Zahlungsplans zu «sichern». Damit bestätigt die Budgetverantwortliche, der Budgetmanager oder die Budgetassistentin, dass der Abruf der Tranche sowohl zeitliche als auch betragsmässig korrekt ist und durch die Abteilung Rechnungswesen verbucht werden kann.
Der Status «fakturiert» bedeutet, dass im SAP eine entsprechende Forderung gebucht wird, obwohl keine Rechnung verschickt wird.
Wichtig:
Die Freigabe im ETHIS bewirkt keinen automatischen Abruf in «mySNF». Dieser Abruf muss parallel dazu ungefähr zum gleichen Datum erfolgen, sonst ergeben sich Probleme bei der Verbuchung des Zahlungseingangs.