Finanzberechtigungen
Massgeblich für die Staffelung und die Zuweisung von Berechtigungen ist das Finanzreglement der ETH Zürich, Kap. 3.
Mitarbeitende sollen finanzielle Kompetenzen nur in dem Umfang erhalten, der zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen sollen dabei übereinstimmen.
Eine Finanzberechtigung
- umfasst mindestens ein Leserecht für Finanzdaten;
- kann zusätzlich ein Zeichnungsrecht für finanzwirksame Geschäfte im Namen der ETH Zürich beinhalten (z.B. Verträge unterzeichnen, Rechnungen bezahlen, Bestellungen tätigen). Das Zeichnungsrecht ist betragsmässig begrenzt;
- kann mit einer HR-Berechtigung gekoppelt sein;
- bezieht sich immer auf einen bestimmten Bereich, eine Einheit oder ein Finanzelement (z.B. Departement oder Abteilung, Verantwortungsbereich einer Professur, eine einzelne Kostenstelle etc.).
Eine Finanzberechtigung wird in ETHIS als Rolle hinterlegt und steuert dort Zugriffs-, Lese- und Genehmigungsrechte. Voraussetzung ist die Basis-Rolle «ETHIS-Benutzer», die jeder Mitarbeitende der ETH Zürich erhält. Die Berechtigung gilt selbstverständlich auch für Transaktionen, die nicht via ETHIS abgewickelt werden, sondern z.B. in einem konventionellen Papier-Prozess.
Die häufigsten Fragen und Antworten zu den Finanzberechtigungen finden Sie in unserem FAQ.
Alle Mitarbeitenden der ETH Zürich erhalten für ETHIS die Rolle "ETHIS-Benutzer" mit folgenden Grundberechtigungen:
- Zeitwirtschaft nutzen
- Persönliche Daten einsehen und korrigieren
- Anstellung und Lohn einsehen
- Berufliche Auslagen abrechnen
- Inventardatenbank einsehen (nur Geräte und Kontaktperson, keine Standorte)
Mitarbeitende, die noch keine Rolle "ETHIS-Benutzer" haben, können diese selbst generieren, indem sie sich im ETHIS Portal mit ihrem nethz-Login einloggen. Die ETHIS Grundberechtigungen sind dann am Folgetag aktiviert.
Automatische Zuweisung bei Übernahme einer Funktion. Funktionsträger/-innen der ETH Zürich, die in der Organisationsdatenbank verzeichnet sind, erhalten automatisch die ihrer Funktion entsprechende Finanzberechtigung. - Siehe unten: Finanzberechtigungen für Funktionsträger/-innen.
Delegation einer Berechtigung. Personen mit einer Berechtigung «Budgetverantwortlicher», «Bereichsverantwortlicher», «stv. Bereichsverantwortlicher» oder «Ressortverantwortlicher» können Berechtigungen delegieren. Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow (ETHIS > Persönlich > Berechtigungen > ETHIS Berechtigungen). - Siehe unten: Delegation durch Ressort- und Bereichsverantwortliche, Delegation durch Budgetverantwortliche.
Funktionsträger und Funktionträgerinnen
Als Funktionsträger/-innen gelten: Schulleitungsmitglieder, Departementsvorsteherinnen, Professoren, Leiterinnen von Kompetenzzentren, Abteilungsleiter, Leiterinnen von ausserdepartementalen Lehr- und Forschungseinrichtungen, Stabsstellenleiter sowie Koordinatorinnen bzw. Controller von Departementen, Abteilungen oder Schulleitungsbereichen (FR Kap. 2)
Berechtigungen für Funktionsträger/-innen
1 Einschliesslich eigene Spesen. / 2 FR Art. 40. Über unbefristete Anstellungen wissenschaftlicher Mitarbeitender entscheidet die Schulleitung (FR Art. 39). / 3 Eine Person mit der Berechtigung BERVER oder RV fungiert als Gegenzeichner/-in von Anträgen auf unbefristete Anstellung aus seinem bzw. ihrem Bereich. Hat er/sie selbst den Antrag gestellt, ist er/sie einzelzeichnungsberechtigt. (FR Art. 40 Abs 2).
Zuweisung der Berechtigung für Funktionträger/-innen
Die Berechtigungszuweisung erfolgt automatisch, sobald der Funktionsträger / die Funktionsträgerin dem Generalsekretariat gemeldet und entsprechend in die Organisationsdatenbank eingetragen ist (z.B. als Departementsvorsteher/-in). In wenigen Ausnahmen erhalten Funktionsträger/-innen eine Berechtigung per Delegation.
* Institutsvorsteher/-innen erhalten die Berechtigung "Budgetverantwortlicher" automatisch nur für den Verantwortungsbereich des Institutes direkt. Eine weitergehende Berechtigung für das Institut gesamt (mit Einsicht in alle Professuren) kann vom Departementsvorstand delegiert werden. - Siehe unten: Delegationen durch Ressort- und Bereichsverantwortliche.
** Abteilungsleiter/-innen erhalten als Basis-Berechtigung "Budgetverantwortlicher". Das zuständige Schulleitungsmitglied kann zusätzlich die Berechtigung "Bereichsverantwortlicher" delegieren. - Siehe unten: Delegationen durch Ressort- und Bereichsverantwortliche.
1 Ausrichtung an der betrieblichen Notwendigkeit
Eine Berechtigung soll nur erhalten, wer diese zur Abwicklung der ihm überantworteten Geschäfte benötigt. Die delegierende Person ist für eine gewissenhafte Auswahl und Einweisung verantwortlich. Über den Umfang der einzelnen Berechtigungen gibt das FR Kap. 3 Auskunft. Eine Übersicht der bereits bestehenden Rollen bzw. Delegationen in Ihrem Bereich finden Sie unter ETHIS > Persönlich > Berechtigungen.
2 Stufung
Eine Person mit höherer Berechtigung kann Berechtigungen der nächstniedrigeren Stufe delegieren.
* Der VPFC wird automatisch informiert. / ** Die Delegation muss durch den VPFC genehmigt werden; der Genehmigungsvorgang wird automatisch vom Workflow eingeleitet.
3 Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow
Sie finden den Workflow unter ETHIS > Persönlich > Berechtigungen > ETHIS Berechtigungen. Wenn Sie mehrere Rollen innehaben, müssen Sie ggf. beachten, auf welcher Stufe (in welcher Rolle) sie eine Delegation vornehmen wollen; der Workflow gibt Ihnen dazu Hilfestellung. Eine Anleitung und Best-practice-Beispiele finden Sie in der ETHIS Help.
Ressort- und Bereichsverantwortliche können folgende Berechtigungen delegieren:
Personen mit mehreren Berechtigungen bzw. Berechtigungen auf verschiedenen Verantwortungsbereichen (z.B. Schulleitungsmitglied, Departementsvorsteher/-in) müssen beachten, in welcher Rolle sie eine Delegation vornehmen; der ETHIS Delegationsworkflow leistet hierbei Hilfestellung.
Besonderheit: übergeordnete Berechtigung für Institutsvorsteher/-innen
Institutsvorsteher/-innen erhalten automatisch die Berechtigung «Budgetverantwortlicher» auf dem Verantwortungsbereich des Institutes direkt (z.B. VB 12244). Ist es im Departement Usus, dass der Institutsvorstand eine Leitungsfunktion ausübt und übergeordnete Einsicht in alle Einheiten des Institutes hat, kann der Departementsvorstand zusätzlich eine entsprechende BV-Berechtigung auf dem T-Knoten des Institutes (z.B. T2244) delegieren.
Budgetverantwortliche können folgende Berechtigungen delegieren:
Personen, die Budgetverantwortung für mehrere Verantwortungsbereiche innehaben, müssen beachten, in welcher Rolle sie eine Delegation vornehmen; der ETHIS Delegationsworkflow leistet hierbei Hilfestellung.
Ernennung eines/einer stellvertretenden Budgetverantwortlichen
Der / Die Budgetverantwortliche kann zur Aufrechterhaltung des Geschäftsflusses eine Stellvertretung ernennen. Diese verfügt grundsätzlich über dieselben Rechte wie der / die Budgetverantwortliche mit folgenden Ausnahmen: Er / Sie ist nicht Vorgesetzter, kann nicht für eigene Spesen zeichnen und keine Berechtigungen delegieren. Die Gesamtverantwortung bleibt beim / bei der Budgetverantwortlichen.
Die umfangreiche Berechtigung «stellvertretender Budgetverantwortlicher» kann nur an Mitarbeitende mit Funktionsstufe 9 oder höher delegiert werden. Empfohlen wird, eine wechselseitige Stellvertretung mit einem anderen Professor / einer anderen Professorin des selben Departementes zu vereinbaren. Kumulationen von Stellvertretungen bei einer Person sind aus Revisionsgründen zu vermeiden, da sie eine hohe Zeichnungsberechtigung erzeugen. (Tipp: Eine weitreichende Entlastung des / der Budgetverantwortlichen kann auch erfolgen durch die Delegation der Berechtigung "Budgetmanager" für den gesamten Verantwortungsbereich.)
Geltungsbereich der Delegation festlegen
Bei jeder Delegation muss festgelegt werden, für welches Finanz-Element sie gelten soll:
- Verantwortungsbereich insgesamt (Kostenstelle und alle SAP-Projekte mit ihren PSP-Elementen)
- Kostenstelle
- SAP-Projekt inklusive aller seiner PSP-Elemente
- einzelnes PSP-Element.
Tipp: Vergeben Sie eine Berechtigung nach Möglichkeit für den gesamten Verantwortungsbereich. Ein Administrierender / Eine Administrierende erhält damit z.B. mit einem Delegationsvorgang eine einheitliche Berechtigung für alle Finanzelemente des Verantwortungsbereichs - auch für alle Elemente, die später hinzukommen (z.B. für Projekte).
Ausschliesslich für einen gesamten Verantwortungsbereich können die folgenden Berechtigungen erteilt werden: Stellvertretender Budgetverantwortlicher (BVS), Vorgesetzter (VG), alle Berechtigungen mit HR-Rechten (Budgetmanager BM_HR, Budgetassistent BA_HR, Supporter SP_HR) sowie Einkäufer (EKI).