Stellenbeschreibung
In der Stellenbeschreibung werden die Ziele, Inhalte und Aufgaben einer Arbeitsstelle sowie die damit verbundenen Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen zu anderen Stellen festgehalten.
Obligatorisch für alle Mitarbeitenden
Die Stellenbeschreibung ist für alle Mitarbeitenden obligatorisch. Das gilt für wissenschaftliche, administrative und technische Funktionen ebenso wie für Management- und Stabsfunktionen.
Schriftliche Grundlage für Funktionsstufe und Personalgespräch
Die Stellenbeschreibung ist schriftlich durch die vorgesetzte Person zu verfassen. Nachdem sie beidseitig, d. h. von vorgesetzter Person und Mitarbeiter:in, unterzeichnet wurde, wird sie im Personaldossier abgelegt.
Basierend auf der Beschreibung wird die Funktionsstufe ermittelt. Zusammen mit den Zielvereinbarungen bildet die Stellenbeschreibung die Grundlage für das jährliche Personalgespräch. Sie ist ein wichtiges Planungs- und Führungsinstrument.
Stellenbeschreibung (Formular)
Grundsätze und Regeln
- Beschreiben Sie die Stelle so, wie sie ist. Nicht, wie sie war oder wie sie sein wird.
- Formulieren Sie die Beschreibung der Stelle und deren Aufgaben realistisch, kurz und prägnant.
- Die Aufgaben sollten einfach und möglichst im Infinitiv geschrieben sein, wobei Aktionsverben zu bevorzugen sind. Beispiel: «Sitzungsprotokolle erstellen»
- Dient die Stellenbeschreibung als Basis für die Besetzung einer neuen Funktion, ist sie personenneutral zu verfassen.
- Führen Sie die Anforderungen bezüglich Aus- und Weiterbildungen, der allfälligen geforderten Berufserfahrung sowie die erwarteten Kenntnisse und Fähigkeiten auf.
- Vermeiden Sie interne Abkürzungen. Wenn nötig, schreiben Sie den Begriff bei seiner erstmaligen Verwendung im Fliesstext aus und setzen Sie die Abkürzung in Klammern dahinter. Zum Beispiel: «Vizepräsidium für Infrastruktur (VPIN)»
Abschnitte der Stellenbeschreibung
- Betriebliche Bezeichnung
- Wählen Sie unter «Jobfamilie» den Bereich, in dem die Stelle angesiedelt ist: «Wissenschaft», «Administration», «Technik», «IT», «Management oder Stab».
- Wählen Sie unter «Funktion/Stufe» die betriebliche Funktion, die der Stelle durch die HR Partner:innen im Download Funktionsraster (PDF, 108 KB) zugeordnet wurde.
- Die interne Bezeichnung kann individuell gewählt werden. Sie beschreibt die Funktion konkreter und wird auch gegen Aussen aufgeführt, zum Beispiel im Arbeitszeugnis. Beispiele: Projektleiter:in Gebäudetechnik, Laborant:in, Applikationsentwickler:in
Auf Basis der Stellenbeschreibung werden der Stelle gemäss Download Funktionsraster (PDF, 108 KB) der Funktionscode und die entsprechende Funktionsstufe zugeordnet. Dies nehmen die HR Partner:innen in Zusammenarbeit mit der vorgesetzten Person vor. Die HR Partner:innen sind dafür verantwortlich, dass die Zuordnung korrekt erfolgt.
Die Funktionsstufe ergibt sich aus den letzten beiden Ziffern des Funktionscodes. Wenn der Funktionscode zum Beispiel «2042-08» lautet, ist die Funktionsstufe die «08».
Erläuterung zum Funktionsraster
Das ETH-Gehaltssystem beruht auf einem Download Funktionsraster (PDF, 108 KB), in dem die Stelle mittels Funktionscode verortet wird.
Das Funktionsraster ist in fünf Bereiche unterteilt: "wissenschaftliche Funktionen", "administrative Supportfunktionen", «technische Supportfunktionen», «IT Supportfunktionen» und "Management- und Stabsfunktionen". Jeder Bereich enthält verschiedene Arten von Funktionen. Der Schwierigkeitsgrad einer Funktion wird horizontal im Raster durch die fünfzehn Funktionsstufen (Anforderungsniveaus) definiert. Je komplexer die auszuführenden Tätigkeiten – und damit je höher die Anforderungen – desto höher die Einstufung der Funktion.
Die Download Anforderungsprofile (PDF, 501 KB) definieren die jeweiligen Anforderungsniveaus respektive die Aufgabenschwerpunkte und deren dafür erforderlichen Aus-/Weiterbildungen und Kenntnisse.
- Geben Sie die personelle und fachliche Führungsverantwortung sowie die Führungsspanne an.
- Mit Führungsspanne ist die Anzahl der direkt unterstellten Mitarbeitenden gemeint.
- Im Abschnitt «Hauptaufgaben» können Sie auch die indirekte Führungsspanne bzw. die allfällige Führungshierarchie angeben.
- Machen Sie, wo sinnvoll, konkrete Angaben zu den aufgeführten Begriffen, und wie Sie diese in Bezug zur Stelle und zu den Aufgaben gewichten. Beispiel: Geben Sie bei einer Kommunikationsfachstelle an, ob sich die Reichweite auf die ganze ETH bezieht oder «nur» auf eine Abteilung oder einen Bereich.
- Erwähnen Sie, ob die Stelle in ein Team eingebettet oder die Funktion für die beschriebene Aufgabe alleine verantwortlich ist.
- Beschreiben Sie die Aufgaben konkret und dennoch kurz und prägnant. Geben Sie an, in welcher Beziehung diese Stelle zu anderen Funktionen und Bereichen steht: Welche Schnittstellen sind involviert? Welche Abhängigkeiten bestehen?
- Beschreiben Sie ebenfalls, welche Kompetenzen und Verantwortungen mit der jeweiligen Aufgabe einhergehen.
- Gewichten Sie die Aufgaben anschliessend. Beachten Sie, dass alle Aufgaben in Summe immer 100 % ergeben müssen.
Pro Aufgabe sind maximal fünf Zeilen vorgesehen. Grössere Aufgaben bitte entsprechend unterteilen.
Die Anforderungen ergeben sich anhand der Download Anforderungsprofile (PDF, 501 KB).
Siehe auch Erklärungen zu Funktion/Stufe
- Machen Sie konkrete Angaben zur erforderlichen Aus- und Weiterbildung, der allfälligen erforderlichen Berufserfahrung, den sozialen, methodischen und fachlichen Kenntnissen.
- Führen Sie bei der Berufserfahrung auf, ob die Funktion von Personen direkt ab Ausbildung ausgeführt werden kann oder ob mehrere Jahre praktische Berufskenntnisse notwendig sind.
- Die ETH Zürich hat mit den Sozial- und Leadershipkompetenzen ein gemeinsames Verständnis an Fähigkeiten entwickelt, die für ETH Mitarbeitende im Umgang mit anderen Menschen erforderlich und nützlich sind.
- Methodenkompetenzen bezeichnen Fähigkeiten, Informationen zu beschaffen, zu strukturieren und auszuwerten.
Ein paar weitere Beispiele
Flexibilität, Kooperationsfähigkeiten, Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Gesprächsführung und Verhandlungsgeschick, Konfliktfähigkeit, Lösungsorientierung, Kreativität / Innovationsfähigkeit, Planungskompetenzen
- Unter fachlichen Kenntnissen werden fach- und stellenbezogene bezogene konkrete Kenntnisse verstanden, welche zur Ausübung der Funktion nötig sind, wie z.B. IT-Kenntnisse oder Sprachkenntnisse.
- Geben Sie an, welches Niveau bei den fachlichen Kenntnissen erforderlich ist.
Weitere Beispiele (nicht abschliessend)
- IT-Kenntnisse: JavaScript, HTML, phtmt es, mySQL, MartaDB, Orade, PHP, VM, Microsoft Windows Server, CentOS, PHTML, XML etc.
- Kenntnisse in Information Technology: Frameworks, Program Languages, Technology Trends, Infrastructure
- Sprachkenntnisse: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch etc.
- Projektmanagementerfahrung und deren Tools: Microsoft Project, Asana etc.