Unter Finanzen > Rechnungen können Sie Ihre Lieferantenrechnungen elektronisch erfassen. Generell müssen Sie nur die Felder, welche mit * markiert sind, zwingend ausfüllen. Mit Klick auf das Informationssymbol erhalten Sie wichtige Infos zu den jeweiligen Feldern.
Rechnung als PDF hochladen Mit Klick auf 'Beilage hochladen' können Sie Ihre Rechnung als PDF-Datei hochladen. Nach dem Hochladen wird sie automatisch auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.
Rechnungsart Setzen Sie hier den Haken, wenn es sich um eine Gutschrift oder einen Zahlungsauftrag handelt. Lieferant Mit der Suchhilfe können Sie den Lieferanten auswählen. Bei Unsicherheit können Sie das Feld leer lassen. Es wird von der Abteilung Rechnungswesen ergänzt. Rechnungsdatum Hier müssen Sie das Rechnungsdatum eingeben. Achtung, nicht das Liefer- oder Bestelldatum. Ab dem Rechnungsdatum wird die Fälligkeit der Rechnung berechnet. Rechnungsnummer Hier kann die Rechnungsnummer eingegeben werden. Vorteil: Es wird automatisch geprüft, ob bereits eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer vorhanden ist. So können Doppelerfassungen vermieden werden. Bestellnummer Wenn die Rechnung zu einer Bestellung gehört, muss hier die Bestellnummer eingegeben werden. Tipp: Bei solchen Rechnungen dieses Feld zuerst auszufüllen, da danach einige Felder automatisch abgefüllt werden. Über die Suchhilfe kann auch nach der Nummer des Beschaffungsantrages (IT-xxxxxxx, EB-xxxxxxx) gesucht werden. Rechnungsbetrag Hier muss der Rechnungsbetrag im Total eingegeben werden. Mit Klick auf das Dropdown-Menü kann die richtige Währung ausgewählt werden. Mit Aufteilung Betrag können mehrere Positionen erstellt werden.
Kontierungselement Geben Sie hier das zu be- oder zu entlastende Finanzelemt (PSP-Element oder Kostenstelle) ein. Sachkonto Mit der Suchhilfe können Sie hier das passende Sachkonto auswählen. Je nach Sachkonto werden die Eingabefelder automatisch erweitert. Bei Flugreisen werden spezielle Daten benötigt. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie diese erfasst werden müssen. Inventar-Nr. Nur auszufüllen, wenn es sich um eine bestehende Anlage handelt. Buchungstext Geben Sie hier eine kurze Umschreibung der Leistung ein. Dieser Text wird auf dem Einzelpostenbericht angezeigt.
Ereignis Mitteilung an den Genehmiger Hier können Sie eine Mitteilung verfassen. Falls diese ans Rechnungswesen gerichtet ist, setzen Sie den Haken bei 'Mitteilung ans Rechnungswesen'.
Die von Ihnen eingegebenen Informationen zu Kontierungselement und Sachkonto "holen" die zugewiesenen Genehmiger. Mit dem Dropdown-Menü können Sie den Genehmiger / die Genehmigerin auswählen. Mit Klick auf das 'Gesetzbuch' können Sie den passenden Artikel aus dem Finanzreglement einsehen.
Daten prüfen Nach Klick auf diesen Button wird Ihnen angezeigt, ob Ihre Eingaben noch Fehler enthalten. Daten sichern Die Rechnung wird als Entwurf in Ihrer Inbox (siehe Akkordeon) gespeichert. Eine Rechnung kann auch unvollständig gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden. Weiterleitung Hier können Sie den Beleg vor der Genehmigung durch eine weitere Person prüfen oder bearbeiten lassen. Senden Mit 'Senden' wird die Rechnung in die Inbox Lieferantenrechnungen (siehe Akkordeon) des Genehmigers / der Genehmigerin gesendet. Können Sie die Rechnung selber genehmigen, wird der Antrag direkt an die Abt. Rechnungswesen weitergeleitet. Status Rot = Fehler. Wenn Sie mit der Maus über die rote Ampel (Status) fahren wird Ihnen angezeigt, welche Fehler Ihre Eingaben enthalten. Grün = Rechnung kann abgeschickt werden.
Auf der Startseite finden Sie die Inbox Lieferantenrechnungen. Je nach Tätigkeit sind die Button ausgegraut oder anklickbar.
Mit 'Anzeigen' ersehen Sie die Details der Rechnung.
Mit 'Bearbeiten' wird die Eingabemaske geöffnet (siehe Akkordeon Lieferantenrechnung erfassen)
Wenn die Rechnung korrekt erfasst wurde, können Sie mit 'Genehmigen' den Antrag genehmigen.
Sollte die Rechnung nicht korrekt oder die Eingaben fehlerhaft sein können Sie mit 'Ablehnen' den Antrag zurückweisen. Sie müssen den Grund der Ablehnung angeben.
Hier ist der Status der Rechnung ersichtlich.
Mit Klick auf Einstellungen (Mensch mit Schraubenschlüssel) können Sie Ihre Ansicht anpassen und Filter setzen.
Ablehnungsgrund Hier können Sie den Grund der Ablehnung einsehen. Chronik Eine chronologische Auflistung der einzelnen Handlungen. Hier ist ebenfalls ersichtlich ob und wann die Rechnung bezahlt wurde. Mülleimer Mit Klick auf 'Mülleimer' kann die Rechnung gelöscht werden.
Auf dem Reiter Bearbeitete Rechnungen können Sie alle Rechnungen einsehen, welche Sie bearbeitet haben.
