Abgrenzungserfassung
Der Workflow kann unter folgendem Menü im ETHIS aufgerufen werden:
Finanzen > Rechnungen > Lieferantenrechnungen > Abgrenzungen erfassen
oder:
Finanzen > Beschaffung > Lieferantenrechnungen > Abgrenzungen erfassen
Die obere Hälfte der Arbeitsfläche gibt Informationen zum Status, Hilfsfunktionen und dem aktuellen Erfassungszeitraum.
In der unteren Hälfte werden alle bisher erfassten Abgrenzungen angezeigt.
1. Hilfe
Kurze Erklärungen, was hier erfasst werden muss, können über den Button «Hilfe» sichtbar gemacht werden. Ausführlichere Informationen findet man über den Link «Hilfe» in der oberen rechten Ecke. Über «Support» gelangt man direkt auf das ETH Ticket-System, um gezielte Fragen zu stellen.
2. Erfassungszeitraum
Während der hier angezeigten Zeitdauer können Abgrenzungsmeldungen erfasst werden. Danach ist es nur noch möglich, die erfassten Abgrenzungsmeldungen anzusehen.
3. Neue Abgrenzung erfassen
Eine neue Abgrenzung wird über diesen Button eingeben.
4. Anderer Erfasser gemäss Berechtigung
Wird diese Option aktiviert, sieht auch die Abgrenzungsmeldungen, welche durch andere auf ihre Kontierungsobjekte erfasst wurden. Dadurch können Doppelerfassungen vermieden werden.
5. Status
Über den Verarbeitungsstatus kann man sich informieren, wieweit sich die Abgrenzung in der Bearbeitung befindet. Verbuchte Abgrenzungen werden im Reiter «abgeschlossene Abgrenzungen» aufgeführt.
6. Layout Einstellungen
Die angezeigten Spalten können individuell angepasst werden.
7. Abgrenzung bearbeiten
Solange die Abgrenzung im Status «in Erfassung» ist, kann sie verändert werden. Danach muss für Änderungen zuerst mit der Abteilung Rechnungswesen Kontakt aufgenommen werden.
8. Abgrenzung kopieren
Bestehende Abgrenzungen können kopiert werden, um die Datenerfassung zu erleichtern. Es können auch Abgrenzungen aus Vorjahren in die neue Erfassungsperiode kopiert werden.
9. Abgrenzung löschen
Solange die Abgrenzung im Status «in Erfassung» ist, können Abgrenzungen jederzeit wieder gelöscht werden.
Über den Button «Neue Abgrenzung erfassen» gelangt man auf die Erfassungsmaske für neue Abgrenzungsmeldungen:
Es muss eine der beiden Abgrenzungstypen selektiert werden:
Transitorische Aktiven: Für vorausbezahlte Rechnungen, bei welchen Dienstleistungen ganz oder teilweise noch ausstehend sind und erst in kommenden Perioden geleistet werden.
Transitorische Passiven: Für bereits erhaltene Lieferungen und Leistungen, bei welchen die Lieferantenrechnung noch nicht eingetroffen ist oder die nicht mehr rechtzeitig vor Jahresende erfasst werden kann.
Haben Sie eine Lieferung oder Leistung für die abzuschliessende Periode erhalten, aber die entsprechende Lieferantenrechnung liegt noch nicht vor, so geben Sie eine Abgrenzung wie folgt ein:
- Geschäftsvorfall
Beschreibung in wenigen Stichworten, um was es sich handelt (Beispiel: «Maschine XY erhalten», «Stromrechnung für Monat Dezember», etc.)
- Abgrenzungsbetrag
Geben Sie die Höhe des Betrages ein, der abgegrenzt werden soll. Der Betrag entspricht in der Regel der Höhe der Leistung, welche bereits erbracht wurde. Aus administrativen Gründen sollen nur Abgrenzungen ab CHF 50'000 erfasst und gemeldet werden.
- Originalwährung
Der Abgrenzungsbetrag kann in der Originalwährung erfasst werden. Die Abgrenzung wird bei der Verbuchung zu einem Kurs umgerechnet, welcher am Abschlusstag gültig ist. Im Jahresabschuss wird dieser Kurs vorgegeben.
- Inventarpflichtiges Objekt? (Ja / Nein)
Inventarpflichtige Objekte bzw. Investitionsgüter sind dauerhafte Güter mit einer Lebensdauer von mindestens einem Jahr und einem Anschaffungswert von grösser oder gleich CHF 10'000. Im hier beschriebenen Fall wählen Sie «Nein», da es sich nicht um ein solches Objekt handelt.
- Sachkonto
Es ist das gleiche Sachkonto zu wählen, welches beim Erhalt der Lieferantenrechnung erfasst werden wird.
- Kontierungselement
Es ist dasjenige Kontierungselement anzugeben, auf dem die erwartete Lieferantenrechnung im neuen Jahr belastet werden wird. Bei mehr als einem Objekt sind entsprechend zwei Abgrenzungsmeldungen zu erfassen.
- Weitere Informationen
Die Erfassung weiterer Informationen wie zum Beispiel die Bestellnummer erleichtert es, allfällige Doppelerfassungen frühzeitig zu erkennen.
- Beilagen hochladen
Gewünscht werden Beilagen, welche den Nachvollzug des Betrags, der Kontierung, etc. erleichtern. Es können nur PDF-Dateien hochgeladen werden.
Haben Sie ein inventarpflichtiges Objekt erhalten, aber die entsprechende Lieferantenrechnung liegt noch nicht vor, so erfassen Sie wie folgt:
- Geschäftsvorfall
Beschreibung in wenigen Stichworten, um was für ein Gerät / Lieferung es sich handelt.
- Abgrenzungsbetrag
Aus administrativen Gründen gilt bei inventarpflichtigen Objekten eine höhere Betragsgrenze von CHF 100'000, ab welcher Sie Abgrenzungen zu melden haben.
- Inventarpflichtiges Objekt? (Ja / Nein)
Inventarpflichtige Objekte bzw. Investitionsgüter sind dauerhafte Güter mit einer Lebensdauer von mindestens einem Jahr und einem Anschaffungswert von grösser oder gleich CHF 10'000. Im hier beschriebenen Fall wählen Sie «Ja», da es sich nicht um ein solches Objekt handelt.
- Inventar-Nummer
Hier ist die Inventar-Nummer einzutragen, welche zu dieser Beschaffung generiert worden ist (Erfassung in der ETHIS-Inventardatenbank). Bei der Beschaffung von ICT ist die Inventar-Nummer eventuell noch nicht erstellt worden und muss durch Registrieren des Objektes in der ETHIS-Inventardatenbank generiert werden, bevor die Abgrenzung erfasst werden kann.
- Sachkonto
Bei inventarpflichtigen Objekten wird das Sachkonto automatisch vom System vergeben.
- Kontierungselement
Für Abgrenzungen ist die Kostenstelle oder das 1er-PSP anzugeben, auf dem die Anlage belastet werden soll, nicht das 2-er Durchlauf PSP. Wird das Objekt über mehr als ein Kontierungselement finanziert, sind entsprechend zwei Abgrenzungsmeldungen zu erfassen (Kopierfunktion benutzen).
- Weitere Informationen
Die Erfassung weiterer Informationen wie zum Beispiel die Bestellnummer erleichtert es, allfällige Doppelerfassungen frühzeitig zu erkennen.
- Beilagen hochladen
Gewünscht werden Beilagen, welche den Nachvollzug des Betrags, der Kontierung, etc. erleichtern. Es können nur PDF-Dateien hochgeladen werden.
Wurden bereits Dienstleistungen bezahlt, die erst im kommenden Jahr oder noch später erbracht werden, ist eine Abgrenzung vom Typ «transitorische Aktiven» zu verbuchen, um den zu hohen Aufwand im abzuschliessenden Jahr auf die effektive Leistungsperiode zu verschieben. Ein typisches Beispiel sind Lizenzverträge für Software, welche zum Beispiel ein Jahr Gültigkeit haben und häufig am Anfang zu bezahlen sind.
Im Unterschied zu den transitorischen Passiven liegt hier schon eine Lieferantenrechnung als Grundlage vor. Wenn man zusätzlich den Start und das Ende der Leistungserbringung kennt, kann der Abgrenzungsbetrag durch das System ermittelt werden. Deshalb muss hier nicht der Abgrenzungsbetrag erfasst werden, sondern der Rechnungsbetrag und die Laufzeit. Das System errechnet daraus den Betrag, welcher für das abzuschliessende Jahr abzugrenzen ist.
- Geschäftsvorfall
Beschreibung in wenigen Stichworten, um was es sich handelt (Beispiel: «Maschine XY erhalten», «Stromrechnung für Monat Dezember», etc.)
- Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag kann in Originalwährung erfasst werden. Das System errechnet den Abgrenzungsbetrag in CHF aufgrund des hinterlegten Stichtageskurses um.
- Laufzeit von / bis
Es handelt sich um die Zeitdauer, in welcher die Dienstleistung erbracht wird.
- Abgrenzungsbetrag
Der Abgrenzungsertrag wird durch den Rechnungsbetrag und die Laufzeit der Dienstleistungserbringung ermittelt. Nur wenn das Ende der Leistungserbringung in das nächste Jahr fällt, wird ein Abgrenzungsbetrag errechnet. Liegt der errechnete Wert anfänglich unterhalb von CHF 50'000, muss die Abgrenzung nicht gemeldet werden.
- Sachkonto
Es ist das gleiche Sachkonto zu wählen, mit welchem die Lieferantenrechnung verbucht wurde.
- Kontierungselement
Es ist das gleiche Kontierungselement zu wählen, mit welchem die Lieferantenrechnung verbucht wurde.
- Weitere Informationen
Die Erfassung weiterer Informationen erleichtert es, den Zusammenhang zwischen der bereits verbuchten Lieferantenrechnung und der Abgrenzung zu erkennen.