Forderungsmanagement - FAQ
Welcher Workflow für die Rechnungsstellung benutzt werden muss, wird im Einzelfall von der Abteilung Rechnungswesen vorgegeben. Die Information wird jeweils nach der PSP-Eröffnung den Projektverantwortlichen mitgeteilt. Wird fälschlicherweise der Workflow «Kundenrechnungen erfassen» für ein Forschungsprojekt verwendet, erscheint eine entsprechende Warnmeldung bei der Erfassung des PSP-Elementes, dass man sich im falschen Workflow befindet.
Bei Forschungsprojekten mit Rechnungsversand:
Nach einer gewissen Zeit wird ein Erinnerungsmail an den Projektverantwortlichen / die Projektverantwortliche verschickt. Die Tranche muss vom / von der Budgetverantwortlichen, Budgetmanager/-in, Budgetassistent/-in oder Supporter/-in freigegeben werden. Grundsätzlich versendet die Abteilung Rechnungswesen keine Rechnung ohne vorherige Freigabe durch den Projektverantwortlichen / die Projektverantwortliche.
Bei SNF und Innosuisse (ohne Rechnungsversand):
Erfolgt keine Freigabe durch den Projektverantwortlichen in ETHIS, obwohl der Abruf in «mySNF» erfolgt ist, löst dies einen Zahlungseingang aus. Die Forderung wird deshalb nach Ablauf einer gewissen Frist in der Höhe des tatsächlichen Zahlungseingangs nachgebnucht. Es ist aber für die Prozessabwicklung sehr wünschenswert, wenn auch bei SNF und Innosuisse die Freigabe rechtzeitig im ETHIS erfolgt.
Grundsätzlich: Der / Die Budgetverantwortliche ist gemäss Art.119 Finanzreglement verantwortlich für den fristgerechten Abruf von Zahlungen, namentlich bei Drittmittelprojekten. Die Rechnungsstellung kann delegiert werden an Budgetmanager (Art.34) und Budgetassistenten (Art.35).
Der Workflow «Forderungsmanagement» unterstützt diese Aufgabe und bietet der Budgetverantwortlichen, dem Budgetmanager bzw. der Budgetassistentin die zur Verfügung stehenden Daten an.
Zu kontrollieren sind die folgenden vier Punkte:
- Stimmen die vorgeschlagenen Angaben zum Rechnungsempfänger?
- Stimmt der Fälligkeitstermin für die Rechnungsstellung oder ist es noch zu früh?
- Stimmt der Betrag, der in Rechnung gestellt wird bzw. der abgerufen werden soll?
- Stimmen die Texte (Kopftext, Positionstext), welche auf der Rechnung stehen sollen?
Wenn ja, muss mit der «Freigabe» bestätigt werden, dass eine Rechnung entsprechend versendet werden kann bzw. dass die Ertragsbuchung so erfolgen kann.
Wenn nein, können die entsprechenden Änderungen direkt im ETHIS vorgenommen werden und anschliessend mit «Freigabe» bestätigt werden.
Bei einem falsch hinterlegten Geldgeber oder für die Anpassung der Vertragssumme (Erhöhung oder Reduktion) muss der Finance Desk via E-Mail informiert und dokumentiert werden.
Finden Sie hier eine Anleitung zur Freigabe von Projekttranchen.
Weil für SNF und Innosuisse keine Rechnungen versendet werden, sind gewisse Felder in der ETHIS-Freigabe-Maske nicht angezeigt:
- Es gibt keine Eingabefelder für Rechnungsadresse, Kopftext, Absender, etc.
- Es gibt keine Spalte «Fakturadatum» im Abschnitt «Zahlungsplan-Termine»
Wichtig:
- Der Abruf im «mySNF» muss weiterhin eigenständig durch den Budgetverantwortlichen / die Budgetverantwortliche vorgenommen werden. Es gibt keine Interaktion zwischen der ETHIS-Freigabe und dem Abruf in «mySNF».
- Der Abruf bei Innosuisse erfolgt eigenständig durch Innosuisse gemäss Zahlungsplan (es ist nicht mehr notwendig, den Abruf mittels Formular auszulösen)
Detailansicht der Freigabe-Maske für SNF und Innosuisse-Projekte.
Ja, in diesem Fall erkennt das System aufgrund der hinterlegten PSP-Stammdaten, dass es sich um ein SNF- oder Innosuisse-Nebenbeitragsempfängerprojekt für die ETH Zürich handelt. Die Zahlungsplan-Freigabemaske in ETHIS zeigt die Erfassungsfelder für Rechnungsstellung (Rechnungsadresse, Absender Rechnung, etc.).
Ohne Delegation erhält der / die Budgetverantwortliche die E-Mail-Nachricht.
Wurde an einen Budgetmanager delegiert, erhält nur dieser die E-Mail-Nachricht.
Wurde an eine Budgetassistentin delegiert, erhält nur diese die E-Mail-Nachricht.
Benutzer mit der Rolle «Supporter» bekommen keine E-Mail Nachricht, können aber die Tranchen in ETHIS freigeben.
Es bekommt also immer nur derjenige eine E-Mail Nachricht, der in der Delegation am tiefsten steht. Damit werden die Budgetverantwortlichen und Budgetmanager/-innen von E-Mails entlastet.
In der «Inbox» sehen aber alle Berechtigten die fälligen Tranchen und können sie freigeben.