Umbuchungen - FAQ

Frage

Ich möchte einen Beleg, der im Jahr 2018 oder früher gebucht wurde, korrigieren bzw. weiterbelasten. Nach Eingabe der Belegnummer und des Finanzjahres 2018 in ETHIS erscheint jedoch immer die Fehlermeldung "Belegnummer nicht vorhanden". Was muss ich tun?

Antwort

In gewissen Fällen wurden die Belegdaten aus dem 2018 ins neue System übernommen. Dies geschah aber mit einem neuen Buchungsbeleg, welcher eine neue Belegnummer erhalten hat. D.h. die Belegnummer aus dem 2018 ist im neuen System nicht abrufbar.

Der Workaround besteht darin, im alten System eine Kopie (pdf) des Originalbelegs zu generieren und diesen danach einem ETHIS-Umbuchungsantrag für Interne Verrechnung anzuhängen.

Der Erfasser / Die Erfasserin des Umbuchungsantrags hat Sie als Bezüger/-in angegeben, d.h. Sie haben eine interne Dienstleistung in Anspruch genommen, deren Kosten nun verrechnet werden soll.

Gehen Sie in ETHIS auf die Startseite. Dort sehen Sie einen Link zur Inbox Umbuchungen, klicken Sie diesen Link an. Sie gelangen zur Übersichtsliste mit Ihren offenen Umbuchungsanträgen. Klicken Sie auf die Nummer des gewünschten Umbuchungsantrags, um die Details zu sehen.

Sie sind inhaltlich und fachlich mit der Rechnung einverstanden. Sie wissen auch bereits, auf welches Kontierungselement die Belastung erfolgen soll. → Fall A: Kontierung ergänzen
Sie sind inhaltlich und fachlich mit der Rechnung einverstanden, wissen aber nicht, auf welches Kontierungselement die Belastung erfolgen soll. → Fall B: Weiterleitung zur Kontierung
Sie sind aus irgendeinem Grund nicht mit der Rechnung einverstanden oder haben eine Frage an den Erfasser / die Erfasserin. → Fall C: Rückfrage an Erfasser

Durch Anklicken der Schaltfläche «Historie» rechts neben dem Feld für die Belastungskontierung wird Ihnen der bisherige Verlauf des Umbuchungsantrags angezeigt.

Fall A: Kontierung ergänzen

Geben Sie das gewünschte Kontierungselement (Kostenstelle oder das PSP-Element) entweder direkt im Feld «Belastungskontierung» ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit «enter» - oder suchen Sie über die Suchhilfe danach. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts vom Eingabefeld. In der Eingabemaske können Sie Text oder Zahlen eingeben. Nach Anklicken der Schaltfläche «suchen» werden Ihnen sämtliche erlaubten Kontierungselemente angezeigt, die eine Übereinstimmung mit Ihren Angaben enthalten. Wählen Sie das gewünschte Element aus und bestätigen Sie die Eingabe mit «enter». Der Umbuchungsantrag durchläuft nun den Genehmigungsworkflow.

Der Antrag durchläuft nun automatisch den Genehmigungsworkflow und ist bei den gemäss FR berechtigten Personen in der Inbox sichtbar.

Bitte beachten: Wenn Sie selbst für das entsprechende Kontierungselement berechtigt sind, wird der Antrag mit dem Anklicken der Schaltfläche «Antrag absenden» automatisch (teil)genehmigt.

Fall B: Weiterleitung zur Kontierung

Wenn Sie nicht wissen, auf welches Kontierungselement gebucht werden soll, können Sie den Umbuchungsantrag an eine andere Person weiterleiten. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass das Feld Belastungskontierung leer gelassen wird. (Sobald eine Kontierung angegeben wird, wird automatisch der Genehmigungsworkflow angestossen.)

Suchen Sie in der Eingabemaske mit der Schaltfläche «Person suchen» nach der gewünschten Person. Sie können im Mitteilungsfeld zusätzliche Informationen für den Empfänger / die Empfängerin eingeben. Sobald Sie auf die Schaltfläche «absenden» klicken, erscheint der Antrag bei der ausgewählten Person in ETHIS in der Inbox und kann dort angeklickt und bearbeitet werden. Ausserdem erhält die ausgewählte Person ein Mail mit der Mitteilung, dass sie eine Kontierungsanfrage zum Umbuchungsauftrag erhalten hat.

Fall C: Rückfrage an Erfasser

Wenn Sie mit der Rechnung nicht einverstanden sind oder eine Frage dazu haben, können Sie den Umbuchungsantrag an den Erfasser / die Erfasserin zurückgeben. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass das Feld Belastungskontierung leer gelassen wird. (Sobald eine Kontierung angegeben wird, wird automatisch der Genehmigungsworkflow angestossen.)

Klicken Sie in der Eingabemaske die Schaltfläche «Rückfrage an Erfasser» an. Sie können im Mitteilungsfeld zusätzliche Informationen für den Empfänger / die Empfängerin eingeben. Sobald Sie auf die Schaltfläche «absenden» klicken, erscheint der Antrag beim Erfasser / bei der Erfasserin in der ETHIS Inbox und kann dort bearbeitet werden. Es wird ein Mitteilungs-Mail verschickt.