Berufliche Auslagen
Im Zusammenhang mit beruflichen Auslagen gelten an der ETH Zürich die Prinzipien von Zurückhaltung, Bescheidenheit und Transparenz.
Berufliche Auslagen, insbesondere Reise-, Repräsentations- Bewirtungs-, und Unterkunftskosten, sind auf das Notwendigste zu begrenzen.
Berufliche und private Auslagen sind strikte zu trennen. Die Corporate Credit Card darf ausschliesslich für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Auslagen für private Begleitpersonen sind in jedem Fall über private Mittel zu begleichen.
Die Bestimmungen der Reglemente der ETH Zürich müssen in jedem Fall eingehalten werden. Die darin festgelegten Grundsätze gelten für alle Mittel und die daraus zugesprochenen Budgets, inkl. Drittmitteln und Reserven.
Es werden nur tatsächlich angefallene Auslagen erstattet, für die entsprechende Belege in Form von Quittungen oder Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen.
Fehlerverhalten und Ungenauigkeiten in der Abrechnung von beruflichen Auslagen können Reputationsschäden und personalrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Forschungsurlaube
Der Umfang von Reise- und Aufenthaltskosten, die während Forschungsurlauben (Sabbaticals) über ETH-Mittel abgerechnet werden dürfen, wird in der Genehmigung des/der Vizepräsident:in für Personalentwicklung und Leadership festgehalten.
Nebenbeschäftigungen
Berufliche Auslagen im Zusammenhang mit Nebenbeschäftigungen von Professor:innen dürfen nicht über ETH-Mittel verrechnet werden.
- Downloadvertical_align_bottom Finanzreglement der ETH Zürich, 13. Kapitel (RSETHZ 245)
- Downloadvertical_align_bottom Reglement der ETH Zürich über berufliche Auslagen (RSETHZ 245.3)
- Downloadvertical_align_bottom Weisungen betreffend Urlaube von Professorinnen und Professoren der ETH Zürich (RSETHZ 510.10)
- Downloadvertical_align_bottom Richtlinien «Interessenkonflikte und Vereinbarkeit von Verpflichtungen im Zusammenhang mit Nebenbeschäftigungen von Professorinnen und Professoren sowie von weiteren Mitarbeitenden der ETH Zürich» (RSETHZ 501.2)
Die Bestimmungen in den Reglementen können nicht jeden Einzelfall abdecken. Orientieren Sie sich ggf. am Geist der Richtlinien und an der Kultur, die an der ETH Zürich gelebt wird. Lassen Sie im Rahmen der Eigenverantwortung und Autonomie den gesunden Menschenverstand walten. Bei allen beruflichen Auslagen gelten die Grundsätze «Zurückhaltung – Bescheidenheit – Transparenz».
Rückerstattung von beruflichen Auslagen
Bestellungen oder Auftragsbestätigungen werden nicht als Beleg für die Rückforderung von beruflichen Auslagen akzeptiert.
Privat vorausbezahlte berufliche Auslagen müssen mit einem entsprechenden Nachweis eingereicht werden (Auszug der privaten Kreditkartenrechnung und Quittung).
Vermeidung von Doppelzahlungen
- Belege für berufliche Auslagen, die mit der Corporate Credit Card bezahlt wurden, sind strikte von Belegen privat vorausbezahlter beruflicher Auslagen zu trennen.
- Einmal eingereichte Belege sind so zu kennzeichnen oder zu vernichten, dass eine nochmalige Einreichung ausgeschlossen werden kann.
Spirituosen und Tabakwaren dürfen nicht über ETH-Mittel abgerechnet werden.
Kontrolle
Vergewissern Sie sich, dass Anträge zur Rückerstattung von beruflichen Auslagen korrekt erfasst, vollständig, inkl. Belegen, eingereicht und ordnungsgemäss autorisiert werden.
Reisen
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Die ETH Zürich verfügt über eine eigene Mietwagen-Station von «Europcar»; profitieren Sie von den grosszügigen Sondertarifen.
Für die Buchung von Flugreisen wenden Sie sich an unser Partner-Reisebüro Kuster Reisen. Nutzen Sie deren Erfahrung und die umfangreichen Bundes- und ETH-Konditionen. Im Falle von Umbuchungen oder Stornierungen von Flügen profitieren Sie von deutlich vorteilhafteren Bedingungen.
Die meisten Anbieter von Buchungsplattformen sind nicht Mitglied des "Garantiefonds der Schweizer Reisebranche". Bei Insolvenz eines Anbieters ist die Rückerstattung bezahlter, aber noch nicht bezogener Leistungen nicht garantiert.
Bei Stornierung/Umbuchung einer Reise, die nicht über Kuster Reisen gebucht wurde, leistet das ETH-Reisewesen keine Unterstützung.
Weiterbildung
Motivieren Sie Ihr administratives Personal, an den Schulungen der Abteilungen Rechnungswesen, Controlling und Finanzdienstleistungen teilzunehmen.