Freigabe von Projekttranchen mit Rechnungsstellung

Im Falle der Rechnungsstellung sind zwei Aspekte von Bedeutung:

1. Stimmen alle relevanten Angaben (inhaltliche Beurteilung) der Rechnung?
2. Formale Ergänzungen für die Rechnungsstellung (Adresse, Texte, etc.)
   

1. Die inhaltliche Beurteilung der Rechnung

• Wurde der richtige Rechnungsempfänger im PSP-Element hinterlegt?
  • Der Name unter «Rechnungsadresse» ist zu kontrollieren
• Stimmt der Fälligkeitstermin bzw. Fakturadatum oder ist es noch zu früh, um die Rechnung zu stellen?
  • Das Fakturadatum wird grundsätzlich 30 Tage vor der Fälligkeit angesetzt. Das Fälligkeitsdatum kann verschoben werden, dadurch ändert sich das Fakturadatum automatisch. Wünscht man den Rechnungsversand noch nicht, kann das Fälligkeitsdatum verschoben werden und die Rechnung muss nicht freigegeben werden.
• Stimmt der Betrag, der in Rechnung gestellt wird bzw. der abgerufen werden soll?
  • Falls man einen anderen Betrag fakturieren will, kann der Betrag verändert werden. Der Unterschied muss bei einer anderen offenen Tranche angepasst werden, damit sich die Vertragssumme insgesamt nicht verändert. 
  • Es kann auch eine neue Tranche hinzugefügt werden («Neuer Termin einfügen»).
  • Eine bestehende Tranche kann auch gelöscht werden.
  • Wenn man die Änderungen «sichern» will, prüft das System die Vertragssumme mit dem Total des Zahlungsplans. Nur wenn beide Werte übereinstimmen, können die Änderungen gespeichert werden.
  • Änderungen der Vertragssumme müssen dem Finance Desk per E-Mail Nachricht mitgeteilt werden. Dazu sind die Vertragsanpassungen für das e-Dossier beizulegen.

2. Formale Ergänzungen für die Rechnungsstellung

Nicht nur die inhaltliche Richtigkeit ist wichtig, sondern manchmal ist auch wichtig, welche Angaben auf der Rechnung stehen sollen, damit der Rechnungsempfänger die Rechnung richtig einordnen kann. Dazu sind eine Reihe von weissen Eingabefeldern vorgesehen, die ergänzende Informationen aufnehmen.

• Rechnungsadresse:
  
  • Präzisierungen, an welche genaue Adresse die Rechnung gesendet werden soll
  • Falls ein falscher «Name» hinterlegt ist, muss dies Finance Desk via E-Mail-Nachricht mitgeteilt werden. In diesem Fall müssen die PSP-Stammdaten angepasst werden.
• Absender Rechnung:
  
  • Als Absender wird der / die entsprechende Budgetverantwortliche vorgeschlagen. Dieser Absendervorschlag kann überschrieben werden.
  • Eine vollständige Adresse eines anderen Benutzers / einer anderen Benutzerin kann über den Button «Anderer Absender» gefunden werden.
• Rechnungsdaten:
  
  • Informationen, welche zusätzlich als Information auf der Rechnung gedruckt werden sollen, können in diesem Abschnitt erfasst werden.
    
  • Referenztext und Referenzdatum erleichtern es dem Geldgeber, die Rechnung einfacher zuzuordnen.
  • Im Feld «Kopftext» kann ein längerer Text erfasst werden, der im oberen Teil der Rechnung angezeigt wird.
  • Versand:
    «Versand an Kunden per Post»:
    Die Rechnung wird durch die Debitorenbuchhaltung ausgedruckt und direkt an den Geldgeber verschickt.
    «Versand an mich zur Weiterleitung per Post»:
    Die Rechnung wird durch die Debitorenbuchhaltung ausgedruckt und per interne Post an den Rechnungsabsender weitergeleitet. Dieser kann die Rechnung mit weiteren Unterlagen ergänzen und die Rechnung selber versenden.
    «Versand an Kunden per E-Mail»:
    Die Rechnung wird durch die Debitorenbuchhaltung elektronisch per E-Mail (als PDF) an den Geldgeber verschickt. Allfällige Beilagen werden als PDF beigelegt.
    «Versand an mich zur Weiterleitung per E-Mail»:
    Die Rechnung wird durch die Debitorenbuchhaltung elektronisch per E-Mail (als PDF) an den Rechnungsabsender weitergeleitet. Dieser kann die Rechnung mit weiteren PDF-Dateien ergänzen und die Rechnung per E-Mail dem Geldgeber senden.

3. Rechnung mit mehreren Rechnungspositionen erfassen

Falls gewünscht, können auf der Rechnung mehrere Rechnungspositionen erfasst werden. Dazu steht eine Spalte «Positionen» im Zahlungsplan zur Verfügung. In dieser Erfassungsmaske ist es auch möglich, längere Texte pro Positionszeile zu erfassen (Positionslangtext).