KoBe ETH+
Die koordinierte Beschaffung im ETH Bereich und mit der Universität Zürich (kurz als „KoBe ETH+“ bezeichnet) soll Beschaffungssynergien nutzen, Einfluss nehmen auf Beschaffungsprojekte und eine Professionalisierung der Beschaffung vorantreiben unter Einhaltung der beschaffungsrechtlichen Gesetzesvorgaben. Die Initiative entstand im 2003 aus dem Projekt „New Generation Procurement im ETH-Bereich“.
Leitbild
Die Institutionen des ETH Bereichs und die Universität Zürich unterstützen aktiv die Projekte von KoBe ETH+ und integrieren diese Projekte in die laufenden Beschaffungsvorhaben.
KoBe ETH+ entwickelt eine kurz- und mittelfristige Beschaffungsstrategie und kommuniziert diese über den Steuerungsausschuss in die einzelnen Institutionen.
KoBe ETH+ definiert die Verhandlungsstrategie und deren Ziele bei Beschaffungsprojekten. Sie setzt ein Lieferantenmanagement um und setzt Rahmenverträge und Konditionenvereinbarungen ein um beste Konditionen für die Institutionen zu erreichen.
Durch regelmässigen Austausch auf Steuerungsausschuss- und Fokus Teamebene wird der Informationsaustausch sichergestellt. Die Mitglieder des Steuerungsausschusses stellen den Informationsfluss in ihre Einheiten sicher und integrieren die Beschaffungsziele in ihrer Einheit. Das Fokus Team seinerseits stellt den Informationsaustausch auf Ebene ERFA-Gruppen und Lead Buyer sicher.
KoBe ETH+ wird durch einen Steuerungsausschuss geleitet. Der Steuerungsausschuss hat sich ein Reglement erarbeitet und damit die Aufgaben und Verantwortlichkeiten schriftlich festgehalten.
Der Steuerungsausschuss ist zuständig für die Festlegung des Aufgabenbereiches sowie die operative und strategische Steuerung der Organisation KoBe ETH+. Die koordinierte Beschaffung im ETH Bereich + Partner besteht aus den folgenden Einheiten (Mitglieder): der ETH Zürich, der EPFL Lausanne, den Forschungsanstalten EMPA, EAWAG, PSI und WSL sowie dem Partner Universität Zürich.
Die Mitglieder des Steuerungsausschusses sind:
- Stefan Spiegel, ETHZ (Leitung Steuerungsausschuss)
- François Chapuis, UZH
- Matthias Gäumann, EPFL
- Urs Leemann, EMPA
- Frank Behner, PSI
Das Fokusteam konstituiert sich aus je einem Beschaffungsvertreter der beiden ETH-Hochschulen sowie der Forschungsanstalten des ETH-Bereichs und der Universität Zürich.
Das Fokus Team setzt den jährlichen Geschäftszyklus, die Arbeitsschwerpunkte und Ziele um, die durch den Steuerungsausschuss vorgegeben werden. Das Fokus Team sorgt für einen guten Erfahrungsaustausch, entwickelt Synergien und setzt operative Beschaffungsziele um.
Informationen und Wissenswertes aus dem Beschaffungswesen, der beteiligten Institutionen und der Beschaffungskonferenz des Bundes werden ausgetauscht.
Ebenfalls werden die Aktivitäten der Erfahrungsgruppen besprochen und wenn nötig aufeinander abgestimmt.
Die Mitglieder des Fokusteams sind:
- André Baumgartner, ETHZ (Leiter Fokusteam)
- Benjamin Künzler, PSI
- David Pisacane, EPFL
- René Kunz, UZH
- Herbert Kurmann, WSL
- Martin Oertig, EMPA
- Leo Vogt, EAWAG
Erfahrungsgruppen (ERFA) leisten koordinierende, unterstützende und ausführende Aufgaben, wobei die Materialgruppen der Institutionen auf Beschaffungspotentiale analysiert werden. Bestehende ERFA Gruppen bearbeiten Projekte in den Bereichen Grossgeräte, Telefonie, Versicherungen und noch zu bestimmende neue ERFA-Gruppen können den Bereich der Dienstleistungsbeschaffungen bearbeiten (z.B. Bewachung, Wäsche, Facility Management, IT).
Die Gruppen setzen sich aus den verantwortlichen Personen der einzelnen Institutionen zusammen. Der Fokus der Erfahrungsgruppen liegt in einem regelmässigen Informationsaustausch zu wichtigen Themen der strategischen Beschaffung innerhalb der Materialgruppen.
Die Aufgaben der Erfahrungsgruppen sind:
- Allgemeiner Erfahrungsaustausch im Einkauf der jeweiligen Warengruppe
- Gezielter Informationsaustausch zur Unterstützung bzw. Verbesserung der operativen Einkaufsentscheidungen, z.B. laufende Verhandlungen, Lieferantenkonditionen, gute und schlechte Einkaufserfahrungen, etc.
- Führen von warengruppenspezifischen Verhandlungen mit Lieferanten für den gesamten ETH-Bereich zur Erreichung einheitlicher Konditionen (Rabatte, Qualität, zusätzliche Dienstleistungen etc.)
- Gegenseitige Unterstützung bei erheblichen Problemen mit einem Lieferanten
- Ausarbeitung von Vorschlägen und Anträgen zuhanden des Fokusteam Beschaffung bezüglich der Schnittstelle zu den Bundesstellen (Beschaffungskommission des Bundes, Beschaffungsplattformen des Bundes etc.) und übergeordneten Projekten zur weiteren Optimierung der strategischen Beschaffung im ETH Bereich
- Ermittlung und ggf. Ausarbeitung von auf die spezifischen Anforderungen beim Einkauf in der jeweiligen Warengruppe ausgerichteten Weiterbildungen
- Geeignete Messung der Zufriedenheit der Bedarfsstellen mit den Lieferanten sowie den Dienstleistungen der Einkaufsabteilungen in der jeweiligen Warengrupprn
Links
- externe Seite SIMAP.CH - Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz
- externe Seite Ausschreibeplattform der EU (TED)
- externe Seite BKB-Beschaffungskonferenz des Bundes
- externe Seite Kompetenzzentrum Beschaffungswesen Bund KBB
- externe Seite Procure.ch - Fachvreband für Einkauf und Supply Management
- externe Seite Deutscher Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik
- externe Seite KOMPASS - Internationales B2B Firmenverzeichnis
- externe Seite wer liefert was?
- externe Seite Aus- und Weiterbildung PERIMAP
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