Gästereglement
An der ETH Zürich gibt es jedes Jahr eine Vielzahl Gäste aus dem In- und Ausland. Zum Schutz der materiellen und immateriellen Werte der ETH Zürich bedarf es für diese Personengruppe klarer Registrierungs-, Zutritts- und Zugriffskriterien. Mit der Einführung des neuen Gästereglements zum 1. Juli 2023 wird sichergestellt, dass relevante Gesetze und Verordnungen sowie ETH-interne Regulative auf Personenebene eingehalten werden.
Formale Änderungen
Die bisher geltende Gästeweisung wurde durch das neue «Gästereglement der ETH Zürich» (inkl. Anhänge A und B Gästekategorien und Gäste-AGB; RSETHZ 515.2) ersetzt und ist am 1. Juli 2023 in Kraft getreten.
Die «Richtlinien für das Einladen von Gastprofessoren/Gastprofessorinnen, akademischen Gästen und Gastreferenten/Gastreferentinnen» wurden per 1. Juli 2023 aufgehoben.
Inhaltliche Änderungen
Soweit die Informationen über die Modalitäten des Aufenthalts dies notwendig machen, stellt das zentrale Gästemanagement unter Einbezug der zuständigen Fachstellen sicher, dass gesetzliche Vorgaben und interne Regulatorien eingehalten werden:
- Exportkontrolle
- Lizenzvereinbarungen für Software
- Lizenzvereinbarungen für Informationsressourcen (Zugriff Bibliothek)
- Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen
- Informationssicherheit
- Akademische Aspekte im Falle von Gastprofessor:innen
Die Unterscheidung «Kurzzeitaufenthalt» und «Langzeitaufenthalt» wurde aufgehoben und durch erweiterte Gästekategorien ersetzt. Gastprofessor:innen, ehemalige Langzeitaufenthaltende und IAM Gäste fallen neu unter dieselbe Gästeweisung und werden gleichbehandelt. Für den Gastaufenthalt spielt es keine Rolle, ob sich Gäste physisch an der ETH Zürich aufhalten oder nur virtuell auf Daten oder Systeme zugreifen.
Alle Gäste werden neu über ETHIS beantragt und müssen von der jeweiligen budgetverantwortlichen Person bewilligt werden. Die Gäste erhalten als Teil des Workflows eine E-Mail mit dem Link zu einer Webmaske, über die sie ihre persönlichen Daten eingeben und alle für den Gastantrag erforderlichen Dokumente hochladen.
Es gibt eine neue Fachstelle Gäste in HR Operations. Diese verantwortet die Registrierung der Gäste. Die Vergabe der Berechtigungen erfolgt durch die Fachverantwortlichen der relevanten Systeme.
Die Vergabe von Berechtigungen erfolgt bedarfsorientiert (nicht mehr per «Giesskannenprinzip»). Für jede Gästekategorie ist definiert, welche Basis-Berechtigungen vergeben werden und welche Services auf Anfrage bestehen (gemäss Lizenzbestimmungen). Der physische Zutritt zu den nicht-öffentlichen Bereichen mittels Gast-Karte oder Schlüssel kann weiterhin beantragt werden.
Die Gäste erhalten je nach Gästekategorie unterschiedliche Zugriffe auf das Netzwerk.