Einzelpostenbericht
ETHIS > Finanzen > Berichte Finanzen
Der Einzelpostenbericht zeigt für den ausgewählten Verantwortungsbereich, die Kostenstelle, ein Projekt oder PSP-Element alle
- Ist-Buchungen für den von Ihnen gewählten Zeitraum.
- offenen Verpflichtungen (Obligos) --> Beschreibung in Kapitel "Obligo"
Features: freie Wahl des angezeigten Zeitraumes (bei Projekten auch jahresübergreifend), Buchungen filtern und sortieren (automatische Zwischensummen z.B. nach Sachkonto), Informationsspalten sortieren, hinzufügen oder löschen.
Der Bericht zeigt relevante und auf den jeweiligen Kontierungselementen (Kostenstelle, PSPs) verbuchte Detailinformationen an: Zum Beispiel den Originalbeleg, das Beleg- oder und Buchungsdatum, das gebuchte Sachkonto, den Lieferanten, gegebenenfalls MwSt.-Anteil (im Detail-Popup auf der Belegnummer) usw.
Als ein Instrument zur Transaktionskontrolle bietet der Bericht auch Suchhilfen an (Suche von Belegen nach Lieferant, Sachkonto ist möglich) und es können Spezialauswertungen gemacht werden (zum Beispiel Summe der Spesenbeträge auf einem Projekt). Die Auswahl basiert auf dem gewählten Zeitraum; sofern ein Kontierungselement im gesuchten Zeitraum nicht bebucht worden ist, wird dieses Element in der Ergebnisansicht nicht angezeigt.
Der Buchungstext ist bei Bedarf änderbar. Die Änderungen müssen mit "Enter" bestätigt werden.
In der Art der Selektion gibt es mehrere Möglichkeiten:
- via Verantwortungsbereich (Auswertung nach Kontierungselemente)
- Auswertung nach Lieferant oder Sachkonto (Reiter «via Lieferant», «via Sachkonto»)
- Belege herunterladen (Beschreibung siehe Kapitel "Belege")
Beschreibung der Einstiegsselektionsmaske "via Verantwortungsbereich":
Der Zeitraum der Selektion kann frei gewählt werden. Voreingestellt ist der 1. Tag des «Vorvormonats».
- Suche nach Bezeichnung oder Verantwortungsbereich bzw. Kontierungselement
- Suche nach Verantwortungsbereich oder Kontierungselement (Kostenstelle, Projekt- oder PSP-Element)
- Mit Anwählen dieses Kästchens werden Ihnen in der Auswahlliste auch die abgeschlossenen Kontierungselemente angzeigt.
- Mit Klick auf das Kästchen wird das angewählte inkl. aller darunterliegenden Kontierungselemente ausgewählt.
Im Resultat sehen Sie die Liste aller Buchungen, die im ausgewählten Zeitraum angefallen sind.
1. Die Checkbox «Inkl. Entgelte aus Foderungsmgnt.» bezieht auch diejenigen Transaktionen mit ein, die dem Forderungsmanagement (Vertragssumme) unterliegen (zum Beispiel SNF-Gelder, EU-Gelder, etc.).
2. Die Checkbox "Positionen zusammenfassen" fasst die Lohnbuchungen (AHV, ALV etc.) zu einer Zeile pro Monat zusammen.
3. Hier können Sie Spalten aus dem Bericht entfernen oder weitere Informationsspalten hinzufügen. Siehe Beschreibung im Kapitel "Einstellungen".
4. Wenn Sie über eine HR-Berechtigung verfügen, können Sie mit Klick auf die Belegnummer bei den Lohnbuchungen in die Personalkostendetails abspringen.
5. Die weiss hinterlegten Buchungstexte können hier bearbeitet werden.
6. In der rechten Spalte können Sie eine Notiz zur einzelnen Buchung erfassen, die in der linken separaten Spalte angezeigt wird.
Die noch offenen Beträge Ihrer ETHIS-Bestellungen (Obligos) lassen sich mittels der Selektionsmaske «via Verantwortungsbereich» einblenden. Dabei können Sie sich sowohl Obligos pro Kontierungselement oder gleich alle vorhandenen Obligos im gewählten Verantwortungsbereich anzeigen lassen.
Suche auf einem/mehreren Kontierungselement(en): Wählen Sie den/die Verantwortungsbereich(e) und das/die Kontierungselement(e). Dann klicken Sie auf den Button «Anzeigen».
Suche auf einem/mehreren Verantwortungsbereich(en): Wählen Sie den/die Verantwortungsbereich(e) (Schritt 1 und 2). Danach klicken Sie den Button «Alle markieren» (3) und dann «Anzeigen» (4).
Bsp. Suche auf mehreren Verantwortungsbereichen:
Der gewählte Zeitraum spielt für die Obligo-Einblendung keine Rolle.
Nach dem Klick auf «Anzeigen» erscheint das Register Obligo (1). Der noch offene Betrag pro Bestellposition ist in der Spalte «Verpflichtet» (2) dargestellt. In der obersten gelb markierten Zeile finden Sie das Gesamttotal (3) der betroffenen Bestellpositionen, der gebuchten Rechnungen sowie der noch offenen Beträge auf diesen Positionen. In weiteren gelb markierten Zeilen finden sich die Totale pro Verantwortungsbereich (4).
Alternativ kann das Register Obligo auch über die Selektionsmasken «via Lieferant» und «via Sachkonto» aufgerufen werden.
Bitte bedenken Sie, dass hier nur Obligos aus ETHIS-Bestellungen abgebildet sind. Offene Verpflichtungen, welche aus Beschaffungen ohne ETHIS-Bestellung herrühren, können nicht dargestellt werden.
Auch zu beachten ist, dass bei «Verpflichtet» immer der gesamte noch offene Betrag pro Bestellposition angezeigt wird, unabhängig vom Lieferdatum/Laufzeitende (1) einer Bestellung. D.h. sobald Bestellungen mit Lieferdatum/Laufzeitende in einem Folgejahr (des aktuellen Jahres) vorhanden sind, kann das Total der offenen Verpflichtungen (2) nur bedingt für Obligo-Aussagen im laufenden Geschäftsjahr herhalten.
Bei Bestellungen mit Fremdwährungen (als Bestellwährung, als Rechnungswährung) ist das Obligo in CHF nur als ungefähre Restverpflichtung zu betrachten, da Obligo-relevante Buchungen (Bestellung, Rechnung) zum jeweiligen Tages-Umrechnungskurs stattfinden und daraus Währungsdifferenzen resultieren.
Bei der Endrechnung (letzte zu erwartende Rechnung) eines Beschaffungsgeschäftes muss deshalb im ETHIS Workflow «Lieferantenrechnung erfassen» in der Checkbox «Endrechnung» ein Haken gesetzt werden. Damit wird ein etwaiges Restobligo wegen Währungsdifferenzen gelöscht und die entsprechende Bestellposition erscheint nicht mehr im Register "Obligo" im Einzelpostenbericht.
Falls es zu einer Position einen Beleg gibt, wird dieser in der ersten Spalte durch ein Büroklammer-Symbol angezeigt. In der Regel ist ein Beleg je Position hinterlegt, es sei denn, es ist ein Beleg auf der Kopf-Ebene der jeweiligen Abrechnung vorhanden - dann werden die Belege als Zip-Datei gesammelt angezeigt.
Eine Erläuterung der Belege zu Internen Rechnungen (z.B. Büromaterial) findet sich im Kapitel Einkauf.
Mit der Selektion «Belege herunterladen» haben Sie die Möglichkeit, mehrere Belege pro PSP in einem PDF herunterzuladen. Mit dieser Funktion werden die hinterlegten Belege aus dem Einzelpostenbericht des von Ihnen gewählten Zeitraums angezeigt. Zu jeder Position wird ebenfalls ein Deckblatt mit detaillierten Angaben (beispielsweise Sachkonto, Buchungstext, Buchungsdatum) generiert. Die Aufbereitung der Belege kann je nach Anzahl der Buchungen einige Sekunden/Minuten in Anspruch nehmen. Sie können währenddessen in anderen Programmen oder Browserfenstern weiterarbeiten.
Sollten in diesem Zeitraum für dieses PSP keine Belege vorhanden sein oder bei einzelnen Positionen der Beleg fehlen, wird oben links eine Information ausgegeben.
In der Standardansicht des Einzelpostenberichts sind Felder und die Darstellung vorselektiert. Es können jedoch in den Einstellungen Felder ergänzt (oder Vorselektionen entfernt) sowie die Darstellung angepasst werden. Klicken Sie hierzu auf die Ikone rechts oben "Einstellungen öffnen".
Die meisten, im Standard nicht selektierten Felder enthalten Informationen, die nur für Spezialisten und Fachabteilungen nützlich sind. Folgende Felder aus dem Feldvorrat könnten jedoch auch für Ihre Auswertung hilfreich sein.
Wenn Sie Spalten hinzugefügt/entfernt haben, können Sie sich diese Sicht abspeichern: oben auf "Sichern als" klicken, dieser Sicht eine Beschreibung geben und sichern. Sie können die angepasste Sicht auch als Einstiegssicht definieren.
