Der Abgrenzungsworkflow im ETHIS unterstützt die administrativen Tätigkeiten aller Beteiligten in der zeitkritischen Phase des Jahresabschlusses.
Budgetverantwortliche, Budgetmanager/-innen, Budgetassistenten und Bereichscontrollerinnen erfassen via ETHIS-Abgrenzungsworkflow alle Abgrenzungstatbestände über CHF 50'000.- (bzw. CHF 100'000 für inventarpflichtige Objekte) in ihrem Verantwortungsbereich (Zeitraum Dezember).
Alle Abgrenzungsmeldungen werden durch die Abteilung Rechnungswesen geprüft. Falls die Abgrenzungsmeldungen nachvollziehbar sind, verbleiben die Meldungen in einer Warteposition (Status «in Bearbeitung Rechnungswesen»), bis die letzten eingereichten Lieferantenrechnungen verbucht worden sind. In einer Schlusskontrolle wird geprüft, ob für die gemeldeten Abgrenzungen nicht doch noch gleichzeitig die entsprechenden Lieferantenrechnungen eingereicht wurden. Falls solche «Doppelbuchungen» erkannt werden, wird die gemeldete Abgrenzungsmeldung hinfällig.
Kurz vor Buchungsschluss (erste Woche Januar) werden die Abgrenzungsmeldungen durch die Abteilung Rechnungswesen verbucht. Die Abgrenzungsbuchungen werden auf den entsprechenden Kostenstellen und PSP-Elementen per Ende des abzuschliessenden Jahres angezeigt.
Ende Januar werden alle Abgrenzungsbuchungen durch die Abteilung Rechnungswesen automatisch wieder aufgelöst. Eine Abgrenzungsauflösung bewirkt eine Buchung mit gegensätzlichem Vorzeichen (eine Belastung im abzuschliessenden Jahr führt zu einer Entlastung im neuen Jahr und umgekehrt). Die Entlastung im neuen Jahr «neutralisiert» den Effekt der zu spät verbuchten Lieferantenrechnung im neuen Jahr.
Im neuen Jahr trifft die Lieferantenrechnung zu spät ein, wird aber «normal» verbucht. Die Auflösung der Abgrenzung (Schritt 4) bewirkt eine Neutralisierung der Kosten, das Budget wird somit nur im abzuschiessenden Jahr belastet.
