Jahresendprozess

• Sie unterstützen alle Mitarbeitenden in Ihrem Bereich, damit diese ihre Zeiten bis zum 24. Dezember 2024 erfasst haben.
  
• Sie unterstützen die Budgetverantwortlichen (BV), dass diese die Zeiten genehmigen (können).
  
• Sie nehmen Korrekturen vor, wo nötig.
  

Bis spätestens 24. Dezember 2024 müssen die Mitarbeitenden die Arbeitszeiten bis Ende Jahr erfasst haben. Geplante Arbeitszeiten zwischen Weihnachten und Neujahr sollen im Voraus erfasst werden. Kleinere Änderungen sollen Mitarbeitende im Januar ausgleichen, grössere Abweichungen kann die Administrierende mit HR-Rechten richtigstellen, in dem sie eine entsprechende Korrektur erfasst.

Der Report Überträge kontrollieren und genehmigen in ETHIS  (unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams) hilft Ihnen bei der Überprüfung der Überträge, Arbeitszeiten-, Ferien- und DAG-Salden.

Gilt z.B. für CSCS

• Sie müssen als Administrierende mit HR-Rechten spätestens bis 24. Dezember 2024 stellvertretend für alle Mitarbeitenden jeweils die verbindlichen Salden von Ferienguthaben, Dienstaltersgeschenken und ggf. Arbeitszeit per Ende Jahr in ETHIS übertragen.
• Sie unterstützen die Budgetverantwortlichen (BV), dass diese die Zeiten genehmigen (können).

Der Report Überträge kontrollieren und genehmigen in ETHIS  (unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams) hilft Ihnen bei der Überprüfung der Überträge, Arbeitszeiten-, Ferien- und DAG-Salden.

Je nachdem, wie vollständig die Mitarbeitenden in Ihrem Bereich der Erfassungspflicht bis 24. Dezember 2024 nachgekommen sind, gibt es zwei Szenarien für die Prüfung und den Übertrag:

1. Falls das Jahr 2024 bereits vollständig erfasst und abgeschlossen ist:

Wenn alle Mitarbeitenden Ihres Bereichs das Jahr 2024 vor dem 24. Dezember 2024 selber abgeschlossen haben, erfolgt der Übertrag. Dieser Prozess ist unumkehrbar und gewollt. Wenn Mitarbeitende den Monat Dezember abgeschlossen haben, werden damit alle Vormonate ebenfalls automatisch abgeschlossen. Mitarbeitende können dann einzelne Monate des Jahres 2023 im Nachhinein nicht mehr öffnen und/oder anpassen. Für Sie als Administrierende mit HR-Rechten bedeutet dies:

• Sie müssen in diesem Fall keinen Übertrag mehr tätigen.
• Sie müssen lediglich den Übertrag prüfen und allenfalls korrigieren.

Eine Übersicht zu den Salden (Spalten Arbeitszeit Übertrag, Ferien Übertrag und DAG Übertrag) und dem Status (Spalte Status Übertrag) aller Mitarbeitenden in Ihrem Bereich finden Sie im Report Überträge kontrollieren und genehmigen unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams. Sobald Mitarbeitende Ihres Bereichs das Jahr abgeschlossen haben, zeigt die Spalte Status Übertrag den Eintrag «bereit für Genehmigung».

So prüfen Sie einen Übertrag

Sind die ausgewiesenen Überträge in den Spalten Arbeitszeit Übertrag, Ferien Übertrag und DAG Übertrag plausibel? Falls nein, können Sie den Übertrag korrigieren.

2. Falls das Jahr 2024 unvollständig erfasst und nicht abgeschlossen ist:

A: Wenn Ihre Erinnerungsbemühungen erfolglos blieben und nicht alle Mitarbeitende in Ihrem Bereich das Jahr 2024 vor dem 24. Dezember 2024 abgeschlossen haben, schliesst HR das Jahr stellvertretend ab. Sie können Korrekturen ab dem 3. Januar 2025 vornehmen.

B: Wenn Ihr Bereich ein externes Zeiterfassungssystem nutzt, dann ist in ETHIS das Jahr ebenfalls unvollständig erfasst und nicht abgeschlossen und Sie müssen den Abschluss stellvertretend vornehmen.

Den Status des Jahresabschlusses (Spalte Status Übertrag) aller Mitarbeitenden in Ihrem Bereich finden Sie im Report Überträge kontrollieren und genehmigen unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams. Sofern Mitarbeitende Ihres Bereichs das Jahr noch nicht abgeschlossen haben, zeigt die Spalte Status Übertrag den Eintrag «nicht bereit für Genehmigung».

Der Report Überträge kontrollieren und genehmigen unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Zeitwirtschaft für Mitarbeitende/Teams bietet Ihnen eine Übersicht über den Status und die Werte der Überträge.

• Wählen Sie bei der Selektion auf der linken Seite die Leitzahl aus, bei der Sie die Überträge der Mitarbeitenden genehmigen möchten. In der rechten Spalte sehen Sie bereits den Status der Überträge der aufgelisteten Mitarbeitenden. Bis am 24. Dezember 2024 sollten alle aufgelisteten Mitarbeitenden den Status «bereit für Genehmigung» haben. Mitarbeitende mit einem Arbeitsvertrag als akademischer Gast, Gastdozent oder Externe sowie Stundenlöhner werden nicht aufgeführt. Bei diesen Mitarbeiterkategorien ist der Übertrag für Arbeitszeit, Ferien und DAG stets 0 und muss nicht genehmigt werden.
• Bei Bedarf können Sie auf der rechten Seite auch nur einzelne Mitarbeitende für die Anzeige der Auswertung auswählen. Dies wird nur benötigt, wenn Sie explizit den Übertrag eines/r einzelnen Mitarbeiters/in genehmigen möchten.
• Klicken Sie auf «Anzeigen».
• Bitte kontrollieren Sie die Überträge aller Mitarbeitenden mit dem Status «bereit für Genehmigung» (Spalten Arbeitszeit Übertrag, Ferien Übertrag, DAG Übertrag).
• Bei Bedarf können Sie einzelne Überträge korrigieren. Rufen Sie danach die Auswertung neu auf, damit die gemachten Korrekturen ausgewiesen werden.
• Genehmigen: Wenn Sie auf «Genehmigen» klicken, werden in einem Schritt alle Überträge der Mitarbeitenden, für die Sie die Budgetverantwortung tragen, mit dem Übertrag Status «bereit für Genehmigung» genehmigt. Dieser Vorgang kann für die einzelnen Mitarbeitenden nur einmal gemacht werden.

Falls Salden von nur einzelnen Mitarbeitenden genehmigt werden sollen, müssen diese bereits bei der Selektion einzeln ausgewählt werden.

Mitarbeitende, deren Überträge bereits genehmigt wurden, sehen Sie in ausgegrauten Zeilen und haben den Status «genehmigt». Bei diesen Mitarbeitenden können die Überträge nicht mehr korrigiert werden. Es können unterjährige geschützte Seite Korrekturen vorgenommen werden, diese haben jedoch keinen Einfluss auf die Überträge.

In der Spalte «Status Bearbeitung» können bei Bedarf verschiedene Stati ausgewählt werden. Diese dienen als Hilfsmittel für die interne Kommunikation zwischen der Administrierende mit HR-Rechten und den Budgetverantwortlichen und haben keinen Einfluss auf die Funktion «Genehmigen». Wenn der Status in der Spalte «Status Bearbeitung» auf «nicht bereit für Genehmigung» gesetzt wurde und Budgetverantwortliche auf «Genehmigen» klicken, werden die Überträge trotzdem genehmigt.