Berufliche Auslagen in Kürze

Unter den 'Beruflichen Auslagen' finden Sie den Menüpunkt 'Belege erfassen und abrechnen'. Hier können Sie Ihre Spesen erfassen oder die offenen Kreditkartenpositionen (siehe Akkordeon weiter unten) kontieren.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, können Sie über 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person auswählen. mehr
2. Mit Klick auf 'Neue Position' öffnet sich ein Pop-up, in dem Sie den Rückerstattungsbeleg erfassen können. Alle mit * bezeichneten Positionen müssen ausgefüllt werden. mehr
3. Haben Sie Positionen zu einem Vorschuss, können Sie diese mit Klick auf 'Vorschuss abrechnen' verarbeiten. mehr
4. Wenn Sie den Vorschuss nicht gebraucht haben, können Sie auf 'Vorschuss zurückzahlen' klicken. Die ETH wird Ihnen den Betrag in Rechnung stellen.
5. Mit Klick auf 'Notiz versenden' sind alle Personen aufgelistet, für die Sie eine Delegation erstellt haben. Die ausgewählte Person kann dann den Antrag definitiv erstellen und absenden. mehr
6. Mit 'Antrag erstellen' wird der Antrag generiert und zur Genehmigung weitergeleitet. mehr
7. Unter 'Delegation' können Sie eine oder mehrere Mitarbeitende auswählen, die für Sie die beruflichen Auslagen (Rückerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten können. mehr
8. Unter 'Vorschlagswerte' haben Sie die Möglichkeit, einen Vorschlagswert für ein Ereignis und / oder ein Kontierungselement (PSP-Element / KST) festzulegen. mehr
9. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschlüssel) können Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.

Auf der ETHIS-Startseite finden Sie in der Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) alle Anträge, die für Sie erfasst wurden. Sobald Sie diese freigegeben haben, wird der Antrag an die Genehmiger weitergeleitet.

Unter den 'Beruflichen Auslagen' finden Sie den Menüpunkt 'Belege erfassen und abrechnen'. Hier erscheinen Ihre offenen Kreditkartenpositionen.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, können Sie über 'Andere(r) Antragsteller(in)' die entsprechende Person auswählen. mehr
2. Mit dem Bleistift können Sie die Position kontieren / abrechnen. mehr
3. Mit Klick auf 'Notiz' sind alle Personen aufgelistet, für die Sie eine Delegation erstellt haben. Die ausgewählte Person kann dann den Antrag definitiv erstellen und absenden. mehr
4. Mit 'Antrag erstellen' wird der Antrag generiert und zur Genehmigung weitergeleitet. mehr
5. Unter Delegation können Sie Mitarbeitende auswählen, die für Sie die beruflichen Auslagen (Rückerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten können. mehr
6. Unter 'Vorschlagswerte' haben Sie die Möglichkeit, einen Vorschlagswert für ein Ereignis und / oder ein Kontierungselement (PSP-Element / KST) festzulegen. mehr
7. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschlüssel) können Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.

Auf der ETHIS-Startseite finden Sie in der Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) alle Anträge, die für Sie erfasst wurden. Sobald Sie diese freigegeben haben, wird der Antrag an die budgetverantwortliche Person (Genehmiger/-in) weitergeleitet.

Unter den 'Beruflichen Auslagen', 'Berichte' finden Sie Ihre monatlichen Kreditkartenauszüge als PDF.

1. Mit 'Nur letztes Rechnungsdatum' wird die Auswahl auf die aktuellen Abrechnungen beschränkt.
   
2. Mit der Auswahl nach Rechnungsdatum haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten PDF's einzuschränken bzw. auszuweiten.
3. Wenn Sie z.B. nur nach aufgeteilten Positionen suchen, haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten PDFs auf die Auswahl zu beschränken. Sie können alle drei Positionen gleichzeitig auswählen.
4. Über die Textsuche können sie nach Namen suchen (z.B. Hotelnamen, Ortschaften usw.).
5. Über diese Suchfunktion haben Sie die Möglichkeit, alle Positionen zu einer speziellen Währung zu suchen.
6. Sie haben die Möglichkeit, in den angezeigten PDFs nach Beträgen zu suchen. Mit Klick auf den 'Pfeil' oder den 'grauen Rhombus' können Sie Beträge einschränken.

Sobald Sie die Suchkriterien eingefügt haben, können Sie diese mit Enter oder mit Klick auf 'Suchen' bestätigen.

Unten den 'Beruflichen Auslagen' gibt es den Menüpunkt 'Übersicht und Status der Anträge'. Hier können Sie alle Anträge, Ihre eigenen und diejenigen Ihrer delegierten Mitarbeitenden, ansehen.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, können Sie über 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person auswählen.
   
2. Wechsel zwischen 'Spesenanträge offen' und 'Spesenanträge abgeschlossen'.
3. Hier verwalten Sie Ihre Delegationen.
4. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschlüssel) können Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.

Unten den 'Beruflichen Auslagen' gibt es den Menüpunkt 'Vorschuss beantragen und anzeigen'. Hier können Sie Ihren Vorschuss erstellen.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, können Sie über 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person auswählen. mehr
2. Mit Klick auf 'Neuer Vorschuss' öffnet sich ein Pop-up, in dem ein neuer Vorschuss-Antrag erstellt werden kann. mehr
3. Status der Anträge
   In Genehmigung: Ihr Antrag erscheint in der Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) der budgetverantwortlichen Person mit dem Status ‚in Genehmigung‘. Sobald der Antrag genehmigt wurde, erscheint Ihr Antrag in der Antragsliste als 'Genehmigt'.
   Genehmigt: Ihr Antrag ist nun in der Fachabteilung zur Weiterverarbeitung. In Ihrer Antragsliste sehen Sie den Antrag mit dem Status 'in Erfassung'.
   Abgelehnt: Wurde Ihr Antrag von der budgetverantwortlichen Person abgelehnt, ersehen Sie mit Klick auf das 'Ablehnungsicon', warum Ihr Antrag abgelehnt wurde. In Ihrer Inbox berufliche Auslagen (siehe Akkordeon weiter unten) können Sie den Antrag bearbeiten.
4. Unter 'Delegation' können Sie eine oder mehrere Mitarbeitende auswählen, die für Sie die beruflichen Auslagen (Rückerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten können. mehr

Die 'Inbox Berufliche Auslagen' finden Sie auf der ETHIS-Startseite.

1. Wenn Sie nicht selbst Antragsteller/-in sind, können Sie über 'Andere(r) Antragsteller(in)' die betroffene Person auswählen. mehr
2. Die Anträge werden mit allen Details angezeigt. mehr
3. Wird der Antrag nicht durch den Antragsteller / die Antragstellerin erfasst, muss dieser mit Klick auf 'Bestätigen' durch diesen / diese bestätigt werden. Erst dann kann der Genehmiger / die Genehmigerin den Antrag genehmigen oder ablehnen. Wurde der Antrag abgelehnt, kann dieser direkt in der Inbox bearbeitet / korrigiert werden (durch den Antragsteller / die Antragstellerin und delegierte Mitarbeitende). mehr
4. Nach dem Klick auf 'Genehmigen' erscheint die Meldung 'Genehmigung erfolgreich durchegführt'. Die genehmigte Zeile wird nun im Reiter 'Spesenanträge bearbeitet' angezeigt.
5. Ist ein Spesenantrag fehlerhaft kann dieser mit Klick auf 'Ablehnen' abgelehnt werden. Nun muss ein Ablehungsgrund erfasst werden. Anschliessend ist dieser Antrag wieder in der Inbox des Antragstellers. mehr
6. In dieser Spalte wird der Status des Antrags angezeigt:
   • Wartet auf Bestätigung
   • in Genehmigung
   • Genehmigt (diese Anträge befinden sich im Reiter 'Spesenanträge bearbeitet')
7. Erklärung der Symbole
   • Mit Klick auf das 'Ablehnungsicon' wird Ihnen der Grund der Ablehnung angegeben. mehr
   • Mit Klick auf den 'Mülleimer' kann der ganze Antrag gelöscht werden (nur solange der / die Vorgesetzte den Antrag noch nicht genehmigt hat). Bitte eröffnen Sie anschliessend ein Ticket via SmartDesk, damit der Antrag gelöscht werden kann.
   • Mit Klick auf den 'Pfeil' kann der ganze Antrag zurückgelegt werden (nur solange der / die Vorgesetzte den Antrag noch nicht genehmigt hat). Bitte eröffnen Sie anschliessend ein Ticket via SmartDesk, damit der Antrag gelöscht werden kann.
     D.h. alle Positionen des Antrags befinden sich wieder in der Liste der offenen Positionen.
   • Soll eine von Ihnen delegierte Person die Änderungen im Antrag noch einmal kontrollieren, können Sie mit Klick auf den 'Briefumschlag' eine Mail (Outlook-Mailbox) an die zuständige Person senden.
8. Unter dem Reiter 'Spesenanträge bearbeitet' sind alle genehmigten, abgelehnten und gelöschten Anträge aufgelistet.
9. Unter Delegation können Sie eine oder mehrere Mitarbeitende auswählen, die für Sie die beruflichen Auslagen (Rückerstattung und Corporate Credit Card) eingeben und bearbeiten können. mehr
10. Mit Klick auf 'Einstellungen' (Mensch mit Schraubenschlüssel) können Sie Ihre Sichtvariante anpassen und Filter setzen.