Informationen zu Finanz- und HR-Berechtigungen
Die Berechtigungsvergabe kann schlank erfolgen, da Sie eine Berechtigung auch generell für Ihren gesamten Verantwortungsbereich vergeben können. Diese gilt dann grundsätzlich für alle Elemente innerhalb Ihres Verantwortungsbereiches (Kostenstelle, SAP-Projekte mit PSP-Elementen, ggf. Reserve). Die Berechtigungsvergabe auf Ebene Verantwortungsbereich empfiehlt sich besonders für Administrierende mit übergreifenden Aufgaben.
Best-practice-Beispiele für die Berechtigungsvergabe
Bitte beachten Sie: Die stellvertretende Budgetverantwortung darf ausschliesslich an andere Budgetverantwortliche oder Mitarbeitende mit Funktionsstufe 9 und höher delegiert werden.
Eine Finanzberechtigung umfasst mindestens ein Leserecht für Finanzdaten in ETHIS. Je nach Art der Berechtigung kann darüber hinaus hinzukommen:
- ein Zeichnungsrecht für Kostengenehmigungen und Bestellungen bis zu einem bestimmten Betrag (z.B. bis 1'500, 10'000 oder 50'000 CHF);
- die Berechtigung, personalrelevante Prozesse wie z.B. Anstellungen mitzusteuern oder zu genehmigen;
- ein ETHIS-Leserecht für Personaldaten (z.B. Lohnhöhe, Funktionsstufe).
Mit der Zuweisung der HR-Berechtigung «Vorgesetzter» wird bestimmt, ob eine Person
- eine personelle Führungsaufgabe hat,
- Einsicht in Personaldaten hat und in welchem Umfang,
- Eingaben in der Zeitwirtschaft (z.B. Ferien) genehmigen kann.
Die Staffelung der finanziellen Zeichnungsberechtigungen orientiert sich an den finanziellen Steuerungsprinzipien der ETH Zürich. Grundsätzlich gilt, dass Mitarbeitende finanzielle Kompetenzen nur in dem Umfang erhalten sollen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen – Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen sollen in Übereinstimmung stehen. Die Einhaltung dieses Grundsatzes wird durch regelmässige interne und externe Kontrollen sichergestellt.
- Berechtigungen können auf folgenden Finanzelementen vergeben werden: Verantwortungsbereich (VB), Kostenstelle (KST), SAP-Projekt, PSP-Element.
- Eine Zeichnungsberechtigung, die für den Verantwortungsbereich vergeben wird, gilt grundsätzlich für alle Finanzelemente des Verantwortungsbereichs (inklusive künftig eröffneter SAP-Projekte und PSP-Elemente).
Die Vererbung der Berechtigung auf alle dem Verantwortungsbereich zugehörigen Finanzelemente wird dann unterbrochen, wenn dieselbe Berechtigung nochmals auf einem einzelnen Finanzelement vergeben wird. Beispiel: Eine Administrierende, die «Budgetmanager» auf VB erhält, kann Rechnungen bis 10'000 CHF auf der Kostenstelle und allen SAP-Projekten/PSP-Elementen zeichnen, ausser auf dem SNF-Projekt, für das der PostDoc als «Budgetmanager» delegiert wurde. - Eine Zeichnungsberechtigung, die für ein SAP-Projekt vergeben wird, gilt für alle zugehörigen PSP-Elemente.
Beispiel für die Vererbung von Zeichnungsberechtigungen
Ein Budgetverantwortlicher erteilt folgende Delegationen:
Lüthy erhält «Budgetmanager mit HR» (BM_HR) für den Verantwortungsbereich.
Klein erhält «Budgetmanager» (BM) für den Verantwortungsbereich.
Gross erhält «Budgetmanager» für das SAP-Projekt SNF.
Schwarze Schrift: Delegation, die via ETHIS Delegations-Workflow erteilt wurde.
Pfeile und graue Schrift: Automatische Vererbung der Berechtigung «nach unten».
- Eine Zeichnungsberechtigung, die ausschliesslich für die Kostenstelle oder ein einzelnes PSP-Element vergeben wird, gilt nur für dieses Finanzelement.
- Leserechte für einen Verantwortungsbereich oder ein SAP-Projekt gelten für alle darunter liegenden Finanzelemente. Die Vererbung des Leserechts wird nicht unterbrochen, wenn weitere Mitarbeiter mit Leserecht auf einzelnen Finanzelementen delegiert sind.
Hierfür gibt es grundsätzlich folgende Wege:
- Automatische Zuweisung bei Übernahme einer Funktion
Funktionsträger/-innen der ETH Zürich, die in der Organisationsdatenbank verzeichnet sind, erhalten bei Übernahme ihrer Funktion automatisch die der Funktion entsprechende Finanzberechtigung. Siehe unten "Berechtigungen für Funktionsträger". - Erteilung einer Berechtigung via ETHIS Delegations-Workflow
- Schulleitungsmitglieder können «Bereichsverantwortliche» delegieren. Ein Schulleitungsmitglied kann einem Abteilungsleiter oder der Leiterin einer ausserdepartementalen Lehr- und Forschungseinrichtung über die Budgetverantwortung hinaus die Berechtigung «Bereichsverantwortlicher» erteilen (Kollektivzeichnungsrecht bis 250'000 CHF). Das Vizepräsidium für Finanzen und Controlling wird automatisch informiert.
- «Bereichsverantwortliche» können weitere «Budgetverantwortliche» beantragen. Eine Person mit der Berechtigung «Bereichsverantwortlicher» (Departementsvorsteher/-in, Schulleitungsmitglied oder ggf. ein Abteilungsleiter/-in) kann für einen Mitarbeiter «Budgetverantwortung» beantragen. Beispielsweise für Titularprofessoren, Leiterinnen von Werkstätten, Stabsstellen oder Sektionen, die zur Abwicklung ihrer Geschäfte eine entsprechende Berechtigung benötigen. Die Beantragung erfolgt via Delegations-Workflow, das Vizepräsidium für Finanzen und Controlling ist für die Prüfung und ggf. Genehmigung der Anträge zuständig.
- Delegation von Berechtigungen durch Budgetverantwortliche
Budgetverantwortliche können die Berechtigungen «stellvertretender Budgetverantwortlicher», «Budgetmanager», «Budgetassistent», «Supporter», «Einkäufer intern» an Mitarbeitende delegieren.
Funktionsträger/-innen der ETH Zürich sind Professoren, Departementsvorsteherinnen, Abteilungsleiter, Leiterinnen von ausserdepartementalen Lehr- und Forschungseinrichtungen, Schulleitungsmitglieder sowie Koordinatoren bzw. Controllerinnen von Departementen, Abteilungen oder Schulleitungsbereichen. Für Funktionsträger/-innen stehen folgende Berechtigungen zur Verfügung:
- Budgetverantwortlicher / Vorgesetzter
- Bereichsverantwortlicher
- Ressortverantwortlicher
- Bereichscontroller
Die HR-Berechtigung «Vorgesetzter»wird automatisch jedem /jeder Budgetverantwortlichen zugewiesen.
* Siehe: Wie werden Berechtigungen vergeben?
1. Budgetverantwortliche / Vorgesetzte
Budgetverantwortliche verfügen in finanzieller Hinsicht insbesondere über folgende Rechte und Pflichten:
- Einzelzeichnungsberechtigung bis 50'000 CHF
- Einzelzeichnungsberechtigung über Spesen bis 5'000 CHF
- Einsicht und Verantwortung für alle Finanzdaten ihres Verantwortungsbereiches
- Genehmigung und Korrekturen von Anstellungen via ETHIS-Workflows (gemäss Finanzreglement)
Budgetverantwortliche können
- Stellvertretungen zur Sicherung der laufenden Geschäftsabwicklung ernennen
- finanzielle Berechtigungen (Budgetmanager, Budgetassistent, Supporter, Einkäufer intern) delegieren
Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch beim Budgetverantwortlichen.
Jede Person mit der Finanzberechtigung "Budgetverantwortlicher" erhält zugleich die HR-Berechtigung "Vorgesetzter" für alle Mitarbeitenden ihres Verantwortungsbereiches.* In der Rolle Vorgesetzter verfügt sie über folgende Rechte bzw. Pflichten:
- Einsicht in Personaldaten (Funktionsstufe, Vertragslaufzeit, Gehalt, Vertrag, Bewerbungsunterlagen)
- Führen des Mitarbeitergespräches mit allen unterstellten Mitarbeitenden
- Einträge von Mitarbeitenden in die ETHIS-Zeitwirtschaft (Arbeitszeit, Absenzen, Ferien) einsehen, korrigieren und genehmigen
Ein Budgetverantwortlicher / Eine Budgetverantwortliche, dem / der mehrere Verantwortungsbereiche unterstellt sind (z.B. Leiter/-in einer Abteilung mit mehreren Sektionen) kann die HR-Berechtigung «Vorgesetzter» für einen untergeordneten Verantwortungsbereich delegieren (siehe unten: Delegation von Berechtigungen).
*Besondere Regelungen hinsichtlich der Vorgesetzten-Funktion sind: Der Präsident ist der Vorgesetzte aller Professoren (DownloadProfessorenverordnung ETH (PDF, 169 KB)); der Leiter Berufsbildung ist der Vorgesetzte aller Lernenden.
Stellvertretender Budgetverantwortlicher: siehe Delegation von Berechtigungen
2. Bereichsverantwortlicher
Die Berechtigung «Bereichsverantwortlicher» beinhaltet die Berechtigungen eines Budgetverantwortlichen/Vorgesetzten, zusätzlich verfügt der Bereichsverantwortliche über ein Kollektivzeichnungsrecht bis 250'000 CHF.
Departementsvorsteher/-innen erhalten automatisch die Berechtigung «Bereichsverantwortlicher». Abteilungsleiter/-innen erhalten diese Berechtigung auf Veranlassung des Ihnen übergeordneten Schulleitungsmitglieds. Dies gilt analog auch für die Berechtigung «stellvertretender Bereichsverantwortlicher».
3. Ressortverantwortlicher
Schulleitungsmitglieder verfügen über die Berechtigung «Ressortverantwortlicher». Diese beinhaltet die Berechtigungen eines Budgetverantwortlichen/Vorgesetzten, jedoch reicht die Einzelzeichnungsberechtigung bis 250'000 CHF.
4. Bereichscontroller
Controller/-innen von Departementen und Abteilungen sowie Budgetkoordinatoren / Budgetkoordinatorinnen der Schulleitungsbereiche verfügen über eine spezielle Berechtigung «Bereichscontroller», die umfangreiche Leserechte, aber keine Zeichnungsrechte beinhaltet. Die Berechtigung wird den Mitarbeitenden mit entsprechender Funktion automatisch zugewiesen.
Der / Die Budgetverantwortliche kann Berechtigungen via ETHIS-Workflow an Mitarbeiter delegieren. Die Vergabe finanzieller Berechtigungen mit Zeichnungsrecht sollte an den Notwendigkeiten ausgerichtet sein (Wer benötigt welche Ausgabenkompetenz?), der / die Budgetverantwortliche sorgt für eine gewissenhafte Auswahl und Einweisung der Mitarbeitenden.
Für die Delegation stehen folgende Berechtigungen zur Verfügung:
Ernennung eines / einer stellvertretenden Budgetverantwortlichen
Der / Die Budgetverantwortliche kann zur Aufrechterhaltung des Geschäftsflusses eine Stellvertretung ernennen. Diese verfügt grundsätzlich über dieselben Rechte wie der / die Budgetverantwortliche mit folgenden Ausnahmen: Sie ist nicht automatisch auch Vorgesetzter, kann nicht für eigene Spesen zeichnen und keine Berechtigungen delegieren. Die Gesamtverantwortung bleibt beim / bei der Budgetverantwortlichen.
Die umfangreiche Berechtigung «stellvertretender Budgetverantwortlicher» kann nur ein Mitarbeiter mit Funktionsstufe 9 oder höher erhalten. Empfohlen wird, eine wechselseitige Stellvertretung mit einem anderen Professor / einer anderen Professorin des selben Departementes zu vereinbaren oder einen Budgetmanager für den gesamten Verantwortungsbereich zu ernennen. Kumulationen von Stellvertretungen bei einer Person sind aus Revisionsgründen zu vermeiden, da sie eine hohe Zeichnungsberechtigung erzeugen.
Delegation der Berechtigung «Vorgesetzter»
Ein Budgetverantwortlicher / Eine Budgetverantwortliche ist immer zugleich Vorgesetzter / Vorgesetzter für die Mitarbeitenden im unterstellten Verantwortungsbereich. Sind ihm / ihr mehrere Verantwortungsbereiche unterstellt, kann er die Berechtigung «Vorgesetzter» delegieren, ohne damit zugleich auch Budgetverantwortung zu delegieren. Beispiel: Die Leiterin einer Abteilung mit mehreren Sektionen kann die Berechtigung «Vorgesetzter» für Sektion X an den Leiter der Sektion X delegieren. Der Sektionsleiter ist damit Vorgesetzter aller Mitarbeiter der Sektion X, hat jedoch keine Budgetverantwortung für seine Sektion.
Geltungsbereich der Delegation festlegen
Bei jeder Delegation muss festgelegt werden, für welches Finanz-Element sie gelten soll:
- Verantwortungsbereich insgesamt (Kostenstelle und alle SAP-Projekte mit ihren PSP-Elementen)
- Kostenstelle
- SAP-Projekt inklusive aller seiner PSP-Elemente
- einzelnes PSP-Element.
Die Option, eine Berechtigung für den gesamten Verantwortungsbereich zu erteilen, ermöglicht eine vereinfachte Berechtigungsverteilung. Beispielsweise kann der / die Administrierende einer Einheit so mit einer Delegation für alle Finanz-Elemente des Verantwortungsbereichs die gleiche Berechtigung erhalten. Weiterer Vorteil: Die Delegation gilt auch für alle Elemente, die künftig eröffnet werden.
Ausschliesslich für einen gesamten Verantwortungsbereich können die folgenden Berechtigungen erteilt werden:
- Stellvertretender Budgetverantwortlicher
- Vorgesetzter
- Budgetmanager "mit HR"
- Budgetassistent "mit HR"
- Supporter "mit HR"
- Einkäufer
Personen mit einer der folgenden Berechtigungen:
haben HR-Leserecht für den gesamten Verantwortungsbereich. Das heisst, sie sehen:
- die Lohndetails von allen Personen, die auf der Kostenstelle des Verantwortungsbereiches angestellt sind und
- die Lohndetails auf allen PSP-Elementen des Verantwortungsbereiches, einschliesslich Lohndetails von Personen, die auf einer „fremden“ Kostenstelle angestellt sind, jedoch über ein PSP des „eigenen“ Verantwortungsbereiches finanziert werden.
Personen mit einer Berechtigung über mehrere Verantwortungsbereiche (Berechtigung auf T-Verantwortungsbereich oder „Knoten“) haben entsprechend breitere HR-Leserechte.