Umgang mit der Zeit – Schlüssel zum selbstbestimmten Arbeiten

Albert Einstein soll einmal gesagt haben, wer seine Zeit einteile, mache mehr aus ihr. Damit spricht er etwas an, wofür sich heute der Begriff des «Zeitmanagements» – oder der Zeitplanung – etabliert hat. Gemeint sind damit Ansätze und Methoden der Arbeitsorganisation, mit denen Arbeitnehmende ihre Arbeitszeit produktiver nutzen und für sich selbst zufriedenstellend einteilen können.

Die Grundsätze

Im Kern geht ein Zeitmanagement von drei praktischen Grundsätzen aus:

• Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und arbeiten Sie an jenen, die wirklich wichtig sind und die Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter weiterbringen;
• Halten Sie für jeden Tag schriftlich fest, an welcher Aufgabe Sie arbeiten und teilen Sie jeder Aufgabe ein festes Zeitfenster zu. Planen Sie den Zeitaufwand realistisch. Setzen Sie danach sowohl Ihre Motivation als auch Ihre Willenskraft dafür ein, um die vorgenommenen Aufgaben zu erledigen;
• Arbeiten Sie fokussiert und machen Sie alle ca. 90 Minuten eine Pause, um Ihre «Batterien» regelmässig aufzuladen. Dann erfüllen Sie Ihre Aufgaben insgesamt schneller.
• Was aber, wenn das Priorisieren im Tagesgeschäft leichter gesagt als getan ist – zum Beispiel, weil Besprechungen, Aufträge, Projekte oft kurzfristig angesetzt werden und die Planung der Tagesaufgaben entsprechend Flexibilität erfordert?

 Die folgenden Zusatzfragen unterstützen Sie dabei, eine Priorisierung zu treffen:

• Welche Aufgabe würde ich erledigen, wenn ich diese Woche nur vier Stunden Zeit hätte?
• Was wären kurz-, mittel und langfristig die Konsequenzen, wenn ich diese Aufgabe später oder gar nicht erledigte?
• Wieso erledige ich diese Aufgabe genau jetzt? Gäbe es vielleicht eine Aufgabe, die noch wichtiger wäre, und die mich den gesetzten Zielen näherbrächte?

Priorisieren wie einst Präsident Eisenhower

Eine einfache Methode, um Aufgaben zu priorisieren, ist die so genannte Eisenhower-Matrix (Bild). Mit ihr lassen sich Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden und so anordnen, dass man sieht, welche von ihnen man besser gleich erledigt und welche man später erledigen kann.

Im Arbeitsalltag sind es oft die dringlichen Aufgaben, die Vorrang haben, wohingegen wichtige gern aufgeschoben werden. Die Eisenhower-Matrix besteht nun aus vier Quadranten, die anzeigen, welche Aufgaben wichtig und dringend sind, welche weder noch und welche nur eines von beiden sind. Gelesen wird die Eisenhower-Matrix wie folgt:

• Quadrant 1 ist der «Feuerwehrbereich» (oben rechts): Diese Aufgaben müssen Sie sofort erledigen, weil Sie wichtig und dringend sind. Wenn Sie nur Aufgaben in diesem Bereich haben, bedeutet das auf Dauer viel Stress.
• Quadrant 2 ist der «Bereich der Qualität» (oben links): Hierzu gehören langfristige Projekte, strategische Aufgaben, Beziehungspflege und Erholung. Diese Aufgaben sind für die Arbeitszufriedenheit wichtig. Darum lohnt es sich, für sie feste Zeitfenster einzuteilen.
• Quadrant 3 ist der «Bereich der Täuschung» (unten rechts): Das sind die dringlichen Aufgaben, die mehr für andere als für Sie wichtig sind. Erledigen Sie diese effizient, und sagen Sie auch einmal «Nein». Zu diesem Bereich gehören Störungen und Unterbrechungen.
• Quadrant 4 ist der «Papierkorbbereich» (unten links): Tätigkeiten, die für Sie weder wichtig noch dringend sind, sollten Sie eliminieren oder reduzieren.

Auf den Biorhythmus hören

Achten Sie in Ihrer Zeitplanung darauf, dass Ihr Körper nicht zu jeder Tageszeit gleich leistungsfähig ist. Am Nachmittag zwischen 14 und 16 Uhr zum Beispiel ist die körperliche Leistungskurve in der Regel tiefer als am Morgen. Deshalb lohnt es sich, anspruchsvolle Aufgaben (Quadranten 1 und 2) im Energiehoch am Morgen zu erledigen und einfachere am Nachmittag (Quadranten 3 und 4).

Planen Sie nur rund 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit fix, damit Zeit für Unvorhergesehenes bleibt.

Um Unterbrechungen zu vermeiden, wenn Sie konzentriert arbeiten, ist es besser, Kommunikations-, Konferenz- und Nachrichtenprogramme auszuschalten, Smartphones wegzulegen sowie Kolleg:innen – oder im Homeoffice die Familie – zu informieren, dass Sie nicht gestört werden möchten.

Versuchen Sie auch im Homeoffice eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. Strukturieren Sie beide Bereiche und grenzen Sie diese klar voneinander ab. Kommunizieren Sie im Team genauso wie in der Familie oder in der WG, wann Sie arbeiten und wann nicht – und machen Sie bewusst Feierabend. Fokussiertes Arbeiten ist im Homeoffice noch wichtiger.

Planen Sie Ihr Zeitmanagement immer ganzheitlich, also einschliesslich von Beruf und Privatleben und tun Sie jeden Tag etwas, dass Ihnen Freude bereitet, auch wenn es nur etwas Kleines ist – das hilft speziell, wenn Pandemien, Kriege oder Wirtschaftskrisen neben der Arbeit nur bedingt zur Entspannung beitragen.