Sollen an der ETH Regeln für Meetings gelten?
Zu diesem Thema hatten sich nur Befürworter:innen gemeldet. Deshalb argumentieren zwei ETH-Mitarbeiter:innen für Meetingregeln an der ETH. Sind Sie anderer Meinung?
Pro
Ursula Suter, Mitarbeiterin im Studiensekretariat D-ARCH
In meiner langjährigen Tätigkeit an der ETH habe ich dann und wann die Erfahrung gemacht, dass scheinbar unverfängliche Einladungen und Traktandenlisten zu Besprechungen und Meetings am Ende zeitlich und thematisch ausser Kontrolle gerieten. Oft habe ich mich dann gefragt, was dies wohl kostet und wo wir diese finanziellen Ressourcen besser einsetzen könnten. Aber wie liessen sie sich vermeiden, diese Kosten?
Ein wichtiger erster Schritt zu einem effizienten Meeting ist eine sorgfältig bearbeitete Einladungsliste. Gross ist die Versuchung, ganze Gruppen von Personen pauschal zu einem Meeting einzuladen, ungeachtet der einzelnen Kompetenzen, Funktionen, Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche. Oft stelle ich dabei auch fest, dass gerade letztere ungenügend definiert und abgegrenzt sind oder dass sie nicht klar genug kommuniziert werden.
Mit weniger Gesprächsteilnehmenden – dafür den «richtigen» – lassen sich nicht nur Sitzungsziele in kürzerer Zeit erreichen. Auch die Zufriedenheit der Personen, die Zeit investiert und sich vorbereitet haben, kann so gesteigert werden.
«Eine sorgfältig bearbeitete Einladungsliste ist ein wichtiger Schritt zu einem effizienten Meeting.»Ursula Suter
Um die richtigen Teilnehmenden festlegen zu können, empfiehlt es sich, Meetings zu strukturieren und thematisch abgegrenzte Themen- und Traktandenpakete zu schnüren. Im Vorfeld zum Meeting macht es oft Sinn, eine Vorbefragung der Teilnehmenden auszuwerten, um auf den bereits gewonnenen Erkenntnissen aufzubauen.
Ein Meeting soll straff geführt sein und nur am Ende unter Varia persönliche Inputs zulassen. Wird hier Bedarf zu intensiveren Auseinandersetzungen mit einem Thema erkannt, so ist dieses für ein nächstes Meeting zu traktandieren und die Einladungsliste entsprechend zu überarbeiten.
Um alle Teilnehmenden auf denselben Stand zu bringen und die Verbindlichkeit zu erhöhen, ist es aus meiner Sicht unerlässlich, das (Teil-)Ergebnis eines Meetings in einem Kurzprotokoll und das Endergebnis in einem Beschlussprotokoll festzuhalten.
Wortführende sollen sich generell kurzfassen und dies auch ohne Zeitbegrenzung schaffen, wobei die Verantwortung bei der Gesprächsleitung liegt. Eine weitere Massnahme für kurze Meetings kann darin bestehen, weder Sitzgelegenheiten noch Getränke anzubieten.
Wird auch nur ein Teil dieser Regeln bestmöglich umgesetzt, so profitieren wir als Arbeitnehmende genauso wie unsere Arbeitgeberin.
Pro
Tomas Aliaga, Softwareentwickler am CSCS Swiss National Supercomputing Centre
Nachdem ich mich im Rahmen eines Universitätskurses mit dem Thema befasst und über ein Jahrzehnt lang Erfahrungen im Beruf gesammelt habe, kann ich als Anwender und Organisator bestätigen, dass Regeln entscheidend zu erfolgreichen Meetings beitragen.
Ich glaube, dass Regeln nicht dazu da sind, um blind befolgt zu werden, sondern um ein Ergebnis zu verbessern oder einen möglichen Schaden zu begrenzen. Ich halte mein Auto nicht an einer roten Ampel an, nur weil eine Verkehrsregel dies vorschreibt, sondern weil ich weiss, dass ich so einen Zusammenstoss vermeiden kann, auch wenn keiner droht.
Wenn sich Sitzungen immer wieder als unproduktiv erweisen, verlieren wir Zeit und Energie, und es hat auch finanzielle Auswirkungen. Dass lange Sitzungen Kraft kosten, sieht man den Teilnehmenden an. Es ist auch leicht zu erkennen, wie eine stundenlange Besprechung mit einem Dutzend Leuten schnell die Betriebs- und Opportunitätskosten in die Höhe treiben kann, vor allem, wenn leitende Mitarbeitende beteiligt sind. Für den Aufwand, den unsere Sitzungen verursachen, tragen letztendlich wir alle Verantwortung. Aber im Gegensatz zu Geld können wir uns Zeit nicht zurückholen. Hier sind zwei Regeln, die uns davor bewahren können, mit Besprechungen Zeit und Energie zu verlieren.
«Regeln sind dazu da, um ein Ergebnis zu verbessern oder einen möglichen Schaden zu begrenzen.»Tomas Aliaga
Die erste Regel könnte sein, festzustellen, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist. Muss es synchron sein oder geht es auch asynchron? Der nur allzu bekannte Satz «Eine E-Mail hätte auch gereicht» trifft hier den Nagel auf den Kopf. Viel gewonnen wäre schon mit der Klärung des Themas, der Ziele und der Frage, wer warum teilnehmen soll.
Die zweite Regel könnte darin bestehen, die Art der Besprechung festzulegen und dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmenden die notwendigen Vorbereitungen treffen. Bei manchen Meetings geht es um kreatives Brainstorming, bei anderen um eine wichtige Entscheidung. Bei Ersteren wollen wir sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Ideen offen äussern können. Bei Letzteren müssen wir gewährleisten, dass alle Informationen dokumentiert und die Massnahmen klar definiert sind.
Die Herausforderung besteht darin, ein Mindestmass an Regeln aufzustellen, die den Teilnehmenden helfen, die Ziele einer bestimmen Art von Meeting zu erreichen und gleichzeitig die Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Selbst wenn wir dies auf ETH-Ebene nie schaffen (oder müssen): Jede kleine Verbesserung ist bereits ein Grund zum Feiern.
Dieser Artikel ist in der Oktober-Ausgabe des Downloadlife-Magazins (PDF, 2.7 MB) erschienen.
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