Effizienterer Einkauf dank der ETHIS-Beschaffungsplattform

Täglich werden an der ETH in Labors, Büros und Werkstätten Materialien verbraucht: Seien es Chemikalien, Utensilien wie Reagenzgläser oder Handschuhe, elektrotechnisches Material, Computer samt Zubehör oder Werkzeuge. Bei der Beschaffung stellt sich oft die Frage: Wie können die Bestellungen möglichst schnell und kostengünstig abgewickelt werden? Die Antwort finden ETH-Mitarbeitende auf der ETHIS-Beschaffungsplattform.

Seit der Einführung im November 2022 wurden über 82 000 Bestellungen über die Plattform abgewickelt. Dank der Beschaffungsplattform konnten die Prozesse an der ETH deutlich vereinfacht werden. Mitarbeitende haben Zugriff auf Kataloge mit vorverhandelten Konditionen und ihre Bestellungen werden direkt ins System integriert – das erleichtert die Rechnungserfassung und gibt einen Überblick über die Bestellungen, die gemacht wurden.

Erfolgsgeschichte nach zweieinhalb Jahren

Heute werden an der ETH rund 72 Prozent aller Bestellungen bei den angebundenen Lieferanten über die ETHIS-Beschaffungsplattform abgewickelt, 2022 waren es lediglich 33 Prozent. Die Plattform ermöglicht Mitarbeitenden transparente Entscheide und Kosteneinsparungen durch optimierte Beschaffungsprozesse. Eine Einsparung von nur einem Prozent würde bei einem jährlichen Beschaffungsvolumen über die ETHIS-Beschaffungsplattform von 15 Millionen Franken (für das Jahr 2024) bereits 150 000 Franken freisetzen – Mittel, die von den Bestellenden für Forschung und andere Projekte direkt wieder eingesetzt werden können.

Über 4000 Personen haben seit der Einführung mindestens einmal über die Beschaffungsplattform bestellt. Besonders häufig werden Chemikalien, biologische Produkte, Labormaterial sowie Elektro- und Laserkomponenten eingekauft. Die Liste der verfügbaren Lieferanten wächst stetig. «Derzeit stehen mehr als 40 Lieferanten zur Verfügung, darunter Digitec, Merck, Brack, Life Technologies Europe oder Lyreco. In diesem Jahr wollen wir die Plattform um zehn weitere Lieferanten erweitern. Neu dazugekommen sind bereits Stemcell und BioRad und bald wird ein Fachbücherkatalog dazu kommen», sagt André Baumgartner, Mitarbeiter bei der Einkaufskoordination im Bereich VPFC.

Weiterentwicklung der Plattform

Werden Mitarbeitende bei keinem der Lieferanten fündig, können sie auch eine Freitextbestellung aufgeben. «Diese Bestellungen liefern uns Hinweise, mit welchen Lieferanten wir in Verhandlungen treten können, um sie künftig in die Beschaffungsplattform zu integrieren», sagt Baumgartner. Dank der Beschaffungsplattform hat die Einkaufskoordination einen guten Überblick darüber, was an der ETH tatsächlich eingekauft wird. Diese Daten helfen auch, mit bestehenden Lieferanten noch detaillierter zu verhandeln und die bestmöglichen Konditionen herauszuholen.

Die Nutzung der ETHIS-Beschaffungsplattform ist freiwillig. Die rege Nutzung zeigt aber, dass die Beschaffungsplattform auf dem richtigen Weg ist, die Prozesse an der ETH noch effizienter und transparenter zu gestalten. Baumgartner ergänzt: «Die Beschaffung über die Plattform bringt aber vor allem den Organisationseinheiten direkte Vorteile, da der Aufwand für die Rechnungserfassung reduziert wird und die Kosteneinsparung durch die optimalen Einkaufskonditionen direkt für andere Zwecke eingesetzt werden kann. Aufgrund dieser Vorteile erhoffen wir uns, dass noch mehr Personen an der ETH die ETHIS-Beschaffungsplattform nutzen.»