Gut vorbereitet ins Personalgespräch

Alle Jahre wieder… Nein, für einmal ist nicht die Weihnachtszeit gemeint, sondern das Personalgespräch. Denn auch dieses steht für viele Mitarbeitende einmal im Jahr an – bei den meisten dürfte es in den nächsten Wochen so weit sein.

Damit Sie Ihr nächstes Personalgespräch positiv für sich nutzen können, gibt Eric Ryf, Leiter der Kurse zur Gesprächsführung beim Vizepräsidium für Personalentwicklung und Leadership, hier einige Tipps:

Die Vorbereitung – das A und O

«Die Bedeutung einer guten Gesprächsvorbereitung kann man gar nicht hoch genug einschätzen», ist Eric Ryf überzeugt. Denn: «Gerade beim neuen Personalgespräch «Dialog», das die meisten ETH-Mitarbeitenden in diesem Jahr durchführen werden, ist die Vorbereitung zentral, damit das Gespräch auf Augenhöhe stattfindet.»

Folgende Tipps helfen bei der Vorbereitung:

• Regelmässige Notizen: Schreiben Sie sich bereits unter dem Jahr Beispiele auf, wie Sie die Arbeit und die Zusammenarbeit mit anderen erleben. Also: Was ist in diesem Jahr besonders gut gelaufen – was nicht? Weshalb? Welche Rückmeldungen haben Sie erhalten? Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer eigenen Leistung, mit der Zusammenarbeit im Team und mit der vorgesetzten Person? Wo wünschen Sie sich mehr Unterstützung?
• Ziele definieren: Überlegen Sie sich vor dem Gespräch, was Sie sich für das nächste Jahr vornehmen, und wie Sie diese Ziele erreichen können. Brauchen Sie dabei Unterstützung?
• Wie weiterentwickeln? In einer sich rasant verändernden Welt braucht es stetigen Wissenserwerb und Weiterentwicklung. Das muss allerdings nicht immer gleich ein sechsmonatiges CAS-Programm sein, wie Eric Ryf betont. «Auf der ETH-Lernplattform Lifelong Learning Hub finden sich viele Lerninhalte, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen und sich dadurch gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen.»

Das Gespräch – ein Austausch auf Augenhöhe

Eine sorgfältige Vorbereitung schärft nicht nur das Bewusstsein für die eigene Leistung. «Sie kann sich auch positiv auf das Selbstbewusstsein auswirken», weiss Eric Ryf. «Gut vorbereitet, kann ich als Mitarbeiter:in im Gespräch besser argumentieren, falls ich mit einem Feedback konfrontiert werde, das mich überrascht oder mit dem ich nicht einverstanden bin.»

Weitere Tipps, die bei schwierigen, aber auch bei allen anderen Gesprächen hilfreich sein können:

• Aktiv am Gespräch teilnehmen: Hören Sie während des Gesprächs aktiv zu, fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist, und stellen Sie offene W-Fragen («Was können wir tun, um unsere Zusammenarbeit im Team zu verbessern?»).
• Sachlich und konkret: Gerade bei schwierigen Themen lohnt es sich, sachlich zu bleiben. «Wenn wir kritisieren, sollten wir stets ein konkretes Verhalten anhand von Beispielen besprechen», sagt Eric Ryf. «Wichtig ist, dass es um die Sache geht – nicht um die Person.» Ziel sollte immer das gegenseitige Verständnis sein.
• Wünsche formulieren: Ein weiterer Tipp für eine wirkungsvolle Kommunikation ist laut Eric Ryf, Wünsche mit konkreten Beispielen zu verknüpfen. Also: «Ich wünsche mir von dir mehr Unterstützung beim Projekt XY.»
• Auf «immer» und «nie» verzichten: Zwei kleine Worte mit grosser Wirkung: «Immer kommst du zu spät!», «Nie schreibst du das Protokoll bei den Teamsitzungen!» Mit «immer» und «nie» werden Einzelfälle gerne verallgemeinert. Die Folge: Unser Gegenüber fühlt sich angegriffen oder ungerecht behandelt. «Keine gute Voraussetzung für ein Gespräch auf Augenhöhe. Auf die Worte «immer» und «nie» sollte man deshalb besser verzichten», empfiehlt Eric Ryf. 
• Pause machen: Wenn ein Gespräch sehr schwierig wird oder ins Stocken gerät, kann eine kurze Unterbrechung helfen. «Es kann schon genügen, gemeinsam einen Kaffee zu holen», so Eric Ryf. «Hilfreich sind dabei sowohl die Bewegung, die das Adrenalin und den Ärger abbaut, als auch der Szenenwechsel. Danach kann man das Thema neu angehen.»

Nach dem Gespräch – in Kontakt bleiben

Das Personalgespräch ist vorbei, Mitarbeiter:in und vorgesetzte Person haben sich über die Ziele und Erwartungen für das nächste Jahr ausgetauscht. Und jetzt? «Wichtig ist, dass man auch nach dem Gespräch miteinander in Kontakt bleibt», betont Eric Ryf. Unterstützen kann dabei das «Dialog»-Formular, in dem Mitarbeitende und vorgesetzte Personen die wichtigsten Punkte des Gesprächs festhalten.

Dabei geht es jedoch nicht darum, alle Details des Gesagten wiederzugeben. «Das Formular soll ein Hilfsmittel für die Gesprächsführung sein – und eine Anregung, die wichtigsten Punkte darin festzuhalten, zum Beispiel die vereinbarten Ziele», so Eric Ryf. «Ein Personalgespräch ist dann gelungen, wenn Mitarbeitende und vorgesetzte Person am Schluss ein gemeinsames Verständnis davon haben, wohin die Reise in den nächsten zwölf Monaten gehen soll. Halten Sie dies im Formular schriftlich fest und vereinbaren Sie, wo es abgelegt wird.»

Zudem hilft ein Blick auf die schriftlich festgehaltenen Eckpunkte bei der Vorbereitung des nächsten Austauschs. Denn eines ist sicher: Das nächste Personalgespräch kommt bestimmt. Alle Jahre wieder – genau wie Weihnachten.