Beschaffungen

Die ETH Zürich hat in ihrer Beschaffungspolitik die Grundsätze, Leitlinien und Anforderungen definiert, die interne Beschaffende und Lieferant:innen einhalten müssen. Beschaffungen sollen demnach bedarfsgerecht, nachhaltig, wirtschaftlich, koordiniert und integer getätigt werden.

Beschaffungen von beweglichen Gütern, Dienst- und Bauleistungen stellen öffentliche Beschaffungsgeschäfte dar und unterstehen den für die ETH Zürich geltenden Gesetzen und Verordnungen. Die Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten im Beschaffungsprozess an der ETH Zürich werden im Finanzreglement geregelt.

Die Abteilungen Immobilien, Facility Services, Engineering und Systeme, ETH-Bibliothek, Informatikdienste sowie Procurement und Export Services gelten als Beschaffungsstellen der ETH Zürich. Sie stellen die ihnen zugeordneten Güter und Dienstleistungen (gemäss Anhang 2 des Finanzreglements) entweder zur Verfügung, bestellen diese auf Antrag oder informieren über den optimalen Bestellprozess. Beispielsweise können Laborartikel, Büro- und Labormobiliar, Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT), Reinigungsdienstleistungen, Baudienstleistungen oder auch Druck-, Versand- und Postdienstleistungen über interne Stellen bezogen werden.

Sofern die benötigten Güter/Dienstleistungen nicht bei internen Stellen bezogen werden können, kann die Beschaffung bei externen Lieferant:innen erfolgen. Dabei müssen Bestellungen ab CHF 10'000 (inkl. Mehrwertsteuer) schriftlich erfolgen und über den vorgesehenen Prozess der zuständigen Beschaffungsstelle abgewickelt werden. Für Beschaffungen ab CHF 150'000 (exkl. Mehrwertsteuer) ist vorgängig ein Einladungsverfahren in Zusammenarbeit mit der zuständigen Beschaffungsstelle durchzuführen. Für geplante Beschaffungen ab CHF 230'000 (exkl. Mehrwertsteuer) muss frühzeitig mit der zuständigen Beschaffungsstelle Kontakt aufgenommen werden, damit die Art des Ausschreibungsverfahrens bestimmt werden kann.

Mitwirkende in einem Beschaffungsverfahren (Vergabeverfahren) der ETH Zürich müssen – unabhängig vom Beschaffungsbetrag – unbefangen sein.

Wann bin ich verpflichtet, in den Ausstand zu treten und nicht am Vergabeverfahren mitzuwirken?

Falls Mitwirkende im Rahmen eines Beschaffungsprojekts feststellen, dass sie eine konfliktträchtige Interessenbindung haben, sind sie verpflichtet, diese dem Vorgesetzten umgehend mitzuteilen.

Eine konfliktträchtige Interessenbindung und somit eine Befangenheit liegt vor, wenn eine aufseitennder ETH Zürich mitwirkende Person:

• ein persönliches Interesse am Auftrag hat;
• eine besondere Beziehungsnähe zum/zur Anbieter:in oder zu einem Mitglied eines seiner/ihrer Organe aufweist; darunter fallen etwa enge aktuelle oder frühere (private) Geschäftsbeziehungen (z.B. Kundenbeziehung, strategische Partnerschaft, Beteiligungsform, Anstellungs-/Auftragsverhältnis, Nebenbeschäftigung), Spin-off-Beziehung, Ehe, eingetragene Partnerschaft oder eine eheähnliche Gemeinschaft, Verwandtschaft oder Schwägerschaft (bis zum dritten Grad in der Seitenlinie), ein wirtschaftliches oder anderes Abhängigkeitsverhältnis oder eine mehrjährige vertiefte Kameradschaft (z.B. aufgrund des Militärdiensts);
• aufgrund anderer Umstände die für die Durchführung öffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabhängigkeit vermissen lässt, soweit sich diese Befangenheit konkret auf den Beschaffungsvorgang auswirkt. 

In diesen Fällen ist die betroffene Person verpflichtet, in den Ausstand zu treten, weil sonst der Vergabeentscheid mit einem formellen Fehler behaftet ist und vom Gericht aufgehoben werden kann.

In den Ausstand treten bedeutet, im Vergabeverfahren nicht mitzuwirken, weder bei der Bedarfsspezifikation noch bei der Angebotsevaluation oder beim Vergabeentscheid. Der/die zuständige vorgesetzte Budgetverantwortliche bzw. der/die Departementsvorsteher:in (wenn die betroffene Person selbst eine departementale Budgetverantwortung innehat) stellt sicher, dass bei einer ihm/ihr gemeldeten Befangenheit im Zusammenhang mit einem Beschaffungsprojekt die betroffene Person in den Ausstand tritt und dies dokumentiert wird. Ferner stellt er/sie sicher, dass Bedarfsspezifikation, Angebotsevaluation und Vergabeentscheid durch ein unabhängiges Expertengremium durchgeführt werden, dass die Beschaffungsprozess-Anforderungen gemäss Art. 130 Finanzreglement der ETH Zürich (nachfolgend «FR») eingehalten werden und die Einkaufskoordination informiert wird. In Zweifelsfällen entscheidet der/die Vizepräsident:in für Finanzen und Controlling über den Ausstand im Sinne von Art. 130 Abs. 3^bis FR.

Weitere Sorgfalts- und Treuepflichten im Beschaffungsverfahren

Mitwirkende bei ETH-Beschaffungsverfahren müssen sich auch über folgende Sorgfalts- und Treuepflichten und mögliche Konsequenzen bei deren Nichteinhaltung im Klaren sein: 

• Bei der Evaluation eingegangener Angebote im Rahmen eines Beschaffungsverfahrens vertritt die mitwirkende Person ausschliesslich die Interessen der ETH Zürich. In einem Beschaffungsverfahren sind sämtliche Informationen, Unterlagen und Ergebnisse vor, während und nach dem Vergabeverfahren vertraulich. Konkret heisst das, dass solche Daten unberechtigten Dritten in keiner Art und Weise zugänglich gemacht und nicht aus den hierfür bestimmten Räumlichkeiten entfernt werden dürfen.
• Zudem darf vor und während des Vergabeverfahrens kein Kontakt mit potenziellen Anbieter:innen betreffend die fragliche Beschaffung stattfinden, der die Gleichbehandlung aller Anbieter:innen gefährden könnte.
• Sämtliche Geschenke, Einladungen oder geringfügigen und sozial üblichen Vorteile vor und während des Vergabeverfahrens von potenziellen oder effektiven Anbieter:innen müssen abgelehnt werden.

Die Nichteinhaltung der oben aufgeführten Punkte kann eine Verletzung der personalrechtlichen Sorgfalts- und Treuepflicht darstellen und personalrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

Prozesse zur Vermeidung der Teilnahme von Personen mit konfliktträchtigen Interessenbindungen Vergabeverfahren der ETH Zürich

Die folgend aufgeführten Massnahmen sollen dazu dienen, alle Mitwirkenden bei Beschaffungsverfahren für das Thema konfliktträchtige Interessenbindungen bei Beschaffungen zu sensibilisieren:

• Bei Beschaffungsprojekten ab CHF 150’000 (exkl. Immobilienprozess) verlangt die zuständige Beschaffungsstelle von der budgetverantwortlichen Person und den weiteren mitwirkenden Personen (interne und externe) eine unterschriebene projektbezogene Unbefangenheitserklärung. Für interne und externe Mitwirkende werden unterschiedliche projektbezogene Unbefangenheitserklärungsformulare verwendet.
• In Beschaffungen involvierte Mitarbeitende (exkl. Budgetverantwortliche) der Beschaffungsstellen im Sinne von Art. 127 FR und der Shops im Sinne von Art. 130a FR unterzeichnen eine Unbefangenheitserklärung für die Dauer der Anstellung. Die Beschaffungsstelle / der Shop ist verantwortlich für das Einfordern der Unbefangenheitserklärungen. Damit verbunden ist die Aufgabe, regelmässig zu prüfen, ob weitere Mitarbeitende eine Unbefangenheitserklärung unterzeichnen müssen.
• Die Budgetverantwortlichen bestätigen jeweils Ende Jahr (im ETHIS-Prozess Jahresabrechnung), dass sie die Ausstandsregeln in Beschaffungsverfahren verstanden haben und in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.
• Beim Erfassen von Nebenbeschäftigungen wird im entsprechenden ETHIS-Workflow und ggf. in der SL-Mitteilung (Bewilligung) darauf hingewiesen, dass bei geplanten Beschaffungen, bei denen die Firma/Firmengruppe, bei welcher die Nebenbeschäftigung ausgeübt wird, als Anbieter:in infrage kommt, in den Ausstand getreten werden muss.

Grundlage für die hier aufgeführten Regeln und Prozesse bilden die unter «Rechtliche Grundlagen» aufgeführten gesetzlichen Bestimmungen sowie folgende Finanzreglement-Artikel:

• Art. 22 lit. e
• Art. 24 Abs. 9 lit. c
• Art. 28 Abs. 1 lit. i
• Art. 29 Abs. 1 lit. h
• Art. 130 Abs. 3^bis

Die Budgetverantwortlichen der ETH Zürich kennen die Grundregeln zum Beschaffungswesen sowie die Ausstandsregeln und Prozesse zur Vermeidung der Teilnahme von Personen mit konfliktträchtigen Interessenbindungen an Vergabeverfahren und setzen diese in ihrem Verantwortungsbereich um.