Verfügbarer Betrag (Abweichung oder Saldo?)
Für die finanzielle Steuerung ihrer Einheit und ihrer Projekte benötigen Budgetverantwortliche eine verlässliche Antwort auf die Frage: «Wie viel habe ich noch zur Verfügung?»
Worin besteht der Unterschied zwischen «Abweichung» und «Saldo»?
Die «Abweichung» im ETHIS Projekt- sowie VB-Bericht zeigt die Differenz zwischen dem zur Verfügung stehenden Budget für die gesamte Projektlaufzeit (gem. Vertrag/Verfügung) und den seit Projektbeginn angefallenen Kosten (Ist). Die «Abweichung» ist also der Betrag, der für die Restlaufzeit des Projektes gemäss Vereinbarung noch verfügbar ist. Und zwar unabhängig davon, ob und welche Zahlungen (Erlöse) der Geldgeber bereits geleistet hat. Dies ermöglicht eine Projektsteuerung auch dann, wenn die Geldeingänge sukzessive oder sehr spät eintreffen, was in der Mehrheit der Drittmittelprojekte der Fall ist.
Der «Saldo» hingegen zeigt die tatsächlichen Zahlungseingänge (Erlöse) abzüglich der angefallenen Kosten. Er orientiert sich an der «Cash»-Sicht.
Das Kostenstellenbudget oder ein Zusatzbudget (z.B. ETH Grant) ist kein Zahlungseingang. Deshalb gibt es auf der Kostenstelle und PSPs mit Grundauftrags- oder Zusatzbudget ausschliesslich eine «Abweichung», keinen «Saldo».
«Wie viel habe ich noch zur Verfügung?»
Je nach Finanzierungssituation entspricht der verfügbare Betrag der in den ETHIS Finanzberichten ausgewiesenen «Abweichung» (Budget abzüglich Kosten) oder dem «Saldo» (Zahlungseingänge abzüglich Kosten). In den meisten Fällen ist die Abweichung massgeblich:
Auf dem PSP-Element werden Erlöse aus Forderungsmanagement verbucht, welche im Einzelpostenbericht als Gutschrift angezeigt werden. Zudem wird bei der Eröffnung das zur Verfügung stehende Budget erfasst. Folglich ist sowohl der Saldo als auch die (Budget-)Abweichung als Information verfügbar.
Erklärung zu «Saldo vs. Abweichung» siehe Grundlegendes.
Drittmittelprojekte in CHF
Saldo
Wählen Sie im Einzelpostenbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element aus, geben Sie den Zeitraum (31.12.2018 bis zum gewünschten Datum) ein, danach aktualisieren und auf «Anzeigen» klicken: *
Als Resultat werden alle Buchungen, welche seit Eröffnung erfolgt sind, angezeigt. Stellen Sie sicher, dass die Box «Inkl. Entgelte aus Forderungsmgmt.» angekreuzt ist. Am Ende der Liste in der gelben Zeile ist der aktuelle Saldo ersichtlich:
① Ohne Vorzeichen handelt es sich um einen negativen Saldo
② Das negative Vorzeichen bedeutet, dass es sich um einen positiven Saldo handelt
Abweichung
Wählen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf «Anzeigen»:
In der Spalte Budget ist das bei der Eröffnung hinterlegte Budget ersichtlich. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt die (Budget-)Abweichung (Budget minus Kosten) an. In diesem Beispiel ohne Vorzeichen eine positive (Budget-)Abweichung.
Das folgende Beispiel zeigt eine negative (Budget-)Abweichung.
Drittmittelprojekte in Fremdwährung
Budgets aus Verträgen in Fremdwährungen (FW; z.B. bei EU-Projekten und Forschungsverträgen mit ausländischen Industriepartnern) werden zum Kurs des Vertragsdatums in CHF umgerechnet und als CHF-Budget auf einem PSP eingestellt. Diese Regelung gilt für alle Verträge mit Vertragsdatum (Unterschrift des Geldgebers) ab 1.1.2019*. Verluste durch Kursschwankungen während der Laufzeit werden zentral getragen. Die Professur verfügt damit über eine hohe Finanzsicherheit unabhängig von Währungsschwankungen. Zahlungseingänge des Geldgebers werden bei der PSP Schliessung zum Kurs des Vertragsdatums umgerechnet.
Saldo
Die Erlöse in FW werden im Einzelpostenbericht zum jeweiligen Tageskurs umgerechnet und verbucht. Zur Ermittlung des Saldos (reserverelevanter Betrag) müssen die Erlöse in FW sowie die Overhead-Abzüge manuell zum Budgetierungskurs in CHF umgerechnet werden.
*Trifft dies nicht zu, gehen Sie gem. «1.1.1. Drittmittelprojekte in CHF» vor.
Wählen Sie im Einzelpostenbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element aus, geben Sie den Zeitraum (ab Eröffnungsdatum bis zum gewünschten Datum) ein, danach aktualisieren und auf «Anzeigen» klicken: *
Als Resultat werden alle Buchungen, welche seit Eröffnung erfolgt sind, angezeigt.
① Stellen Sie sicher, dass die Box «Inkl. Entgelte aus Forderungsmgmt.» angekreuzt ist.
② Passen Sie anschliessend die Einstellungen an: Unter Spaltenauswahl die beiden Spalten hinzufügen.
Die hinzugefügten Spalten sind nun im Resultat ersichtlich:
Den Wechselkurs für die Umrechnung finden Sie auf dem Budgetbeleg (im eDossier abgelegt):
Zahlungseingänge in FW (gem. Einzelpostenbericht): 3 x EUR 6'250 = EUR 18'750.00
* Fixierter Wechselkurs (gem. Budgetbeleg): 1.08656
= Zahlungseingänge in CHF: CHF 20’373
./. Overhead (OH-Satz: 10% gem. Budgetbeleg): CHF 20'373.00 / 110 * 10 = CHF 1'852.10
./. Kosten in CHF (gem. Einzelpostenbericht): CHF 3'611.85
= Saldo in CHF: CHF 14'909.05
Abweichung
Zur Ermittlung der (Budget-)Abweichung gehen Sie gem. «2.1.1. Drittmittelprojekte in CHF / Abweichung» vor.
Bei komplexen Projektstrukturen übernehmen die Hauptbeitragsempfänger das Forderungsmanagement für alle untergeordneten PSPs. Diese PSPs erhalten keinen Erlös, sondern ausschliesslich Budget. Der Erlös ist nur auf dem PSP der/des HauptbeitragsempfängerIn verbucht.
Saldo
Um hier einen Saldo zu erhalten, müssen alle PSPs zusammen ausgewertet werden (PSP mit Forderungsmanagement bzw. Erlös und alle PSP die Kosten verursacht haben, welche diesem Erlös gegenübergestellt werden sollen). In der Regel kann also der Saldo für das ganze Projekt nur durch den Hauptbeitragsempfänger / die Hauptbeitragsempfängerin ermittelt werden.
Wählen Sie im Einzelpostenbericht in der Selektionsmaske das SAP-Projekte sowie alle PSP-Elemente aus und geben Sie den Zeitraum (ab Eröffnungsdatum bis zum gewünschten Datum) ein, danach aktualisieren und auf «Anzeigen» klicken:
Gehen Sie weiter gem. « 2.1.1 Drittmittelprojekte in CHF / Saldo» vor.
Abweichung
Gehen Sie gem. «2.1.1. Drittmittelprojekte in CHF / Abweichung» vor.
Bei der Eröffnung dieser PSP-Elemente wird kein Budget hinterlegt. Der Grund dafür ist, dass kein Vertrag mit einer klar definierten Vertragssumme besteht und bei der Eröffnung die Höhe der Erlöse nicht abschätzbar ist. (z.B. Teilnehmergebühren für eine Konferenz, Studiengebühren für ein Weiterbildungsprogramm). Die Zahlungseingänge werden im Projekt- sowie im VB-Bericht unter Erlöse angezeigt.
Wählen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf «Anzeigen»:
Im Resultat sind unter Erlöse die Zahlungseingänge ersichtlich. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt den Saldo (Erlöse minus Kosten) an - in diesem Bsp. ohne Vorzeichen einen positiven Saldo.
Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt den Saldo an. In diesem Bsp. mit negativem Vorzeichen einen negativen Saldo.
Bsp. Eröffnung vor 1.1.2019
Der Saldo per 31.12.2018 wurde bei der Umstellung auf refine als Budget erfasst. Die Zahlungseingänge ab 1.1.2019 werden unter Erlöse angezeigt. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt den Saldo an. In diesem Bsp. ohne Vorzeichen einen positiven Saldo.
Von einem Schulleitungsmitglied zugesprochene Zusatzbudgets (z.B. ETH-Grants, Innovedum, Scientific Equipment)
Die im Projekt- und VB-Bericht angezeigte (Budget-)Abweichung liefert die Antwort auf die Frage, wie viel verfügbar ist. Ein Betrag in Höhe der bewilligten Kosten wird als Budget (Budgetverschiebung) zur Verfügung gestellt. Auf dem PSP-Element erfolgt keine Erlösverbuchung.
Bsp. mit positiver (Budget-)Abweichung
Wählen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf «Anzeigen»:
In der Spalte Budget sind die zugesprochenen Mittel ersichtlich, aufgeteilt nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt wie viel noch verfügbar ist (Budget minus Kosten). In diesem Bsp. ohne Vorzeichen eine positive (Budget-) Abweichung.
Bsp. mit negativer (Budget-)Abweichung
In der Spalte Budget sind die zugesprochenen Mittel ersichtlich, aufgeteilt nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt wie viel noch verfügbar ist (Budget minus Kosten) . In diesem Bsp. mit Vorzeichen eine negative (Budget-)Abweichung.
Budget aus Reserve akademischer Einheit (1er-Projekte aus Forschungsreserve)
Das Budget wird im Rahmen der Eröffnung von der Forschungsreserve (4er) auf das PSP-Element übertragen. Es erfolgt auf dem PSP-Element keine Erlösverbuchung. Die im Projekt- und VB-Bericht angezeigte (Budget-)Abweichung liefert die Antwort auf die Frage, wie viel verfügbar ist. Wählen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf «Anzeigen»:
In der Spalte «Budget» ist das aus der Forschungsreserve übertragene Budget ersichtlich. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt, wie viel noch verfügbar ist (Budget minus Kosten). In diesem Bsp. ohne Vorzeichen eine positive (Budget-)Abweichung.
Kostenstelle / Erlös-PSP
Kostenstellen werden jährlich mit Grundauftragsbudgets alimentiert und jährlich im Rahmen der Jahresabrechnung über die Forschungsreserven abgerechnet.
Die im Kostenstellen- und VB-Bericht angezeigte (Budget-)Abweichung liefert die Antwort auf die Frage, wie viel verfügbar ist.
Bsp. negative (Budget-)Abweichung
Bsp: positive (Budget-)Abweichung
Grundauftragsfinanzierte Projekte (1er)
Grundauftragsfinanzierte 1er-PSP-Elemente funktionieren analog zu den Kostenstellen. Die Grundauftragsbudgets werden jährlich eingestellt und die PSP-Elemente werden jährlich über die Forschungsreserven abgerechnet.
Der Projekt- oder VB-Bericht in der Standardsicht gibt Auskunft darüber, wie viel verfügbar ist. In der Spalte Budget sind die zugesprochenen Mittel ersichtlich, aufgeteilt nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Feld «Abweichung» auf der Zeile «Kostenverantwortung» zeigt die (Budget-)Abweichung (Budget minus Kosten) an. In diesem Bsp. ohne Vorzeichen eine positive (Budget-)Abweichung.
Der Budgetverschiebungsbericht sowie der VB-Bericht (Standardsicht) zeigt, wie vel verfügbar ist. Im Budgetverschiebungsbericht können zusätzlich die Bewegungen abgerufen werden.
Wichtig bezüglich Vorzeichen: Im Budgetverschiebungsbericht werden Gutschriften ohne Vorzeichen angezeigt und Belastungen mit einem negativen Vorzeichen (anders als im Einzelpostenbericht). Demnach zeigt das unten aufgeführte Beispiel eine positive (Budget-)Abweichung
