Was ETH-Angehörige in der internen Kommunikation erwartet

Aus dem «Services & Ressourcen»-Portal wird «Staffnet» mit einer täglich aktualisierten Einstiegsseite, Intern aktuell wird zu einer eigentlichen Drehscheibe, der dazugehörige Newsletter soll individualisiert werden, und das Magazin life wird seine Qualitäten als Printprodukt noch stärker ausspielen: Das sind die wichtigsten Neuerungen, die ETH-Angehörige im kommenden Jahr erwarten.

Umfrage zur internen Kommunikation

Doch was erwarten ETH-Mitarbeitende eigentlich von der internen Kommunikation? Um auf diese Frage eine Antwort zu erhalten, hat die Hochschulkommunikation im März 2021 alle ETH-Mitarbeitenden zu einer anonymen Online-Umfrage eingeladen, die von einem externen Meinungsforschungsinstitut durchgeführt wurde. 10'500 Mitarbeitende waren aufgerufen, ihre Meinung zur internen Kommunikation an der ETH abzugeben. Fast 4000 haben sich beteiligt, was einer hohen Quote von 37,4 Prozent entspricht.

Überdurchschnittlich beteiligt haben sich die technischen und administrativen Mitarbeitenden, aber auch bei den Professorinnen und Professoren war die Beteiligung gross. Etwas weniger Gehör fand der Aufruf bei den wissenschaftlichen Mitarbeitenden, insbesondere bei den Doktorierenden. Nicht nur die Beteiligung, auch die Einschätzung der verschiedenen Gruppen unterschieden sich – teilweise sogar stark.

Wer welche Kanäle nutzt

So zeigte sich, dass die administrativen und technischen Mitarbeitenden zu den grössten Nutzern der internen Kommunikationskanäle zählen. Vier von fünf gaben an, regelmässig das Services & Ressourcen-Portal zu besuchen – über die ganze ETH betrachtet sind es zwei Drittel aller Teilnehmenden.

Intern aktuell wird von drei Vierteln aller technischen und administrativen Mitarbeitenden regelmässig oder ab und zu gelesen – über alle Teilnehmenden betrachtet sind es rund 60 Prozent. Gar keine Beachtung finden der Kanal bei 10 bis 15 Prozent aller Mitarbeitenden. Als Grund wird unter anderem aufgeführt, dass die Artikel schwer zugänglich seien, aber auch fehlende Zeit für die Lektüre wird angegeben.

Was Professorinnen und Professoren besonders schätzen

Die Hälfte aller Mitarbeitenden liest Artikel im Magazin «life» regelmässig oder ab und zu. Auch hier schwingt mit 72 Prozent das technische und administrative Personal obenaus. Artikel in «life» finden aber auch bei den Professorinnen und Professoren überdurchschnittlich viel Beachtung. Nicht zur Hand nimmt das Magazin etwa ein Viertel aller Mitarbeitenden. Als häufigste Gründe werden eine fehlende Relevanz der Inhalte und fehlende Zeit für die Lektüre angegeben.

Bei den Events, beispielsweise den Townhalls oder Einführungs- und Abschiedsvorlesungen, ergibt sich ein ähnliches Bild: Knapp 80 Prozent der technischen und administrativen Mitarbeitenden sowie der Professorinnen und Professoren besuchen regelmässig oder sporadisch solche Veranstaltungen. Über die ganze ETH sind es 60 Prozent der Mitarbeitenden.

Mehrheitlich zufrieden

Nach der Zufriedenheit mit den erwähnten Kanälen gefragt, vergibt jeweils rund ein Fünftel der Umfrageteilnehmenden die Maximalnote 5, weitere zwei Fünftel die Note 4. Gar nicht zufrieden mit den Kanälen (Note 1) ist nur ein Prozent der Teilnehmenden.

Auf die offen formulierte Frage, welche Kanäle in der internen Kommunikation vermisst werden, antworten 89 Prozent «nichts» oder geben keine Antwort. Am häufigsten wird eine übersichtlichere Darstellung der Informationen gewünscht. Teils werden auch «demokratischere», informellere Kanäle vermisst, und manche wünschen sich eine bessere interne Kommunikation innerhalb der Departemente. Die Anzahl Rückmeldungen derer, die weitere Kommunikationskanäle wie beispielsweise Slack wünschen, halten sich die Waage mit jenen, die finden, es gebe bereits zu viele Kanäle.

Mehr Tipps und Einordnungen gewünscht

Auf die Frage, über welche Themen sie mehr zu lesen wünschen, geben 43 Prozent «Tipps und Tricks» an, beispielsweise im Umgang mit dem Computer; ebenso viele wünschen sich mehr Informationen zu Serviceangeboten. Mehr Informationen zur Ausrichtung der ETH Zürich, strategischer und organisatorischer Natur, werden von 38 Prozent der Teilnehmenden gewünscht, 34 Prozent wünschen sich mehr Einordnung von Berichten in Publikumsmedien. Knapp ein Drittel wünscht sich zudem mehr Hinweise auf Veranstaltungen und Berichte darüber, was aktuell auf dem Campus passiert.

Auf der Gegenseite gibt es jeweils auch etwa 10 Prozent Umfrageteilnehmende, die eher weniger von diesen Inhalten wünschen, und rund die Hälfte findet, dass diese Art von Inhalten gerade richtig abgedeckt werden. Bei den Infos aus der Schulleitung sind es zwei Drittel, die mit der Intensität der Berichterstattung zufrieden sind, ein Viertel würde sich mehr wünschen und 8 Prozent weniger. Bei Meinungsbeiträgen, Kolumnen und Portraits über Mitarbeitende halten sich die Stimmen, die mehr lesen möchten und jenen, die weniger bevorzugten, in etwa die Waage.

Online und Print mehr profilieren

Themen, von denen die Umfrageteilnehmenden mehr wünschen, sollen vor allem online stattfinden, wie 80 Prozent finden. Die Stärke des Printkanals sehen sie hauptsächlich bei Portraits, Einblicken in ETH-Einheiten sowie in Meinungsbeiträgen. Um das Magazin life als Printkanal stärker zu profilieren, hat die life-Redaktion mit 12 Umfrageteilnehmenden Vertiefungsworkshops durchgeführt.

Die Workshops zeigten, dass am Magazin besonders das Menschliche und Nahbare geschätzt wird. Beiträge wie Porträts dürfen dabei auch über das Berufliche hinausgehen. In Zukunft sollen technische und administrative Mitarbeitende ohne Führungsfunktion noch stärker berücksichtigt werden. Einblicke, z.B. in andere Einheiten, sind sehr erwünscht, da sie das Zusammengehörigkeitsgefühl an der ETH stärken.

Begrüsst wird auch eine Abgrenzung des Printmagazins gegenüber der Onlinekommunikation: So sollen nur ausgewählte Artikel auch auf Intern aktuell erscheinen. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Onlineereignisse in der Rubrik Panorama hingegen wird geschätzt. Grundsätzlich soll die Themenvielfalt im Heft beibehalten werden, es sollen jedoch vermehrt kritische Themen sowie Themen, die über das aktuelle Geschehen hinausgehen, aufgegriffen werden.

Kein direkter Zugang zu internen Informationen

Mit Blick auf die Zugänglichkeit der Online-Artikel wurden die Teilnehmenden auch nach der Startseite ihres Browsers gefragt. 41 Prozent gaben an, mit Google ins Web zu starten, bei 19 Prozent wird die Startseite der ETH Zürich aufgerufen, 7 Prozent starten mit der Seite ihrer Abteilung oder ihres Departements bzw. Instituts, und nur 1 Prozent ruft die «Services & Ressourcen»-Startseite auf. Alle anderen starten mit individuellen Seiten ins Web oder haben die Frage nicht beantwortet.

Was vermisst wird

Und was wird in der internen Kommunikation vermisst? Auf diese offen formulierte Frage wird am häufigsten «eine transparentere Kommunikation» genannt, eine direktere, ehrlichere Kommunikation, auch über negative Aspekte. Es wird auch angeregt, die Kommunikation weniger hierarchisch zu gestalten, den Community-Gedanken zu fördern und angesichts der vielen Kanäle und Push-Benachrichtigungen die Informationen besser zu bündeln.

In der Hochschulkommunikation stiessen die Rückmeldungen auf offene Ohren. «Die Ergebnisse der Umfrage bestätigten die Stossrichtung unserer Überlegungen, brachten aber wichtige Zusatzerkenntnisse», sagt Roland Baumann, der die interne Kommunikation mit einem Projektteam entwickelt. So zeige die Umfrage deutlich, dass wissenschaftliche Mitarbeitende, die meist temporär an der ETH arbeiten, andere Bedürfnisse hätten. «Für sie könnte mittelfristig ein eigenes Portal eingerichtet werden», sagt Baumann. Doch zuerst gehe es um die Weiterentwicklung der bestehenden Kanäle.

Intern aktuell wird zur Drehscheibe

Im Oktober wurde eine neue Serie «Tipps & Tricks» lanciert, die alle zwei Wochen mit einem Beitrag aufwartet. Daneben sind konzeptionelle Arbeiten im Gang mit dem Ziel, Intern aktuell zu einer Drehscheibe für die interne Kommunikation zu machen. Die Grundidee: Alle ETH-Einheiten sollen die Möglichkeit bekommen, Beiträge von allgemeinem Interesse auf Intern aktuell zu veröffentlichen. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Rubriken eingeführt werden, und die publizierende Organisationseinheit soll prominent erscheinen. Ziel ist es, den Leserinnen und Lesern sofort aufzuzeigen, ob der Artikel für sie von Interesse ist. Mittelfristig soll es möglich sein, im Newsletter einzelne Rubriken zu abonnieren, um gezielt über neue Beiträge informiert zu werden.

Aus «Services & Ressourcen» wird «Staffnet»

Das Portal, das sich hauptsächlich an Mitarbeitende richtet, wird einen Namen erhalten, aus dem diese Intention hervorgeht. Das künftige Staffnet wird aber weiterhin öffentlich zugänglich bleiben. Die Startseite wird sich ab Anfang Jahr so präsentieren, dass Mitarbeitende auf einen Blick die wichtigsten Infos des Tages erhalten, inklusive der ETH-News, die auf der ethz-Startseite publiziert werden. So wird sich die «Staffnet»-Seite als Browserstartseite anbieten, mit der Mitarbeitende in den Arbeitstag starten.

Relaunch des Magazins life

Das Mitarbeitendenmagazin life wird im Sommer nicht nur in einem neuen Kleid erscheinen. Es wird auch inhaltlich die Vorzüge einer Printpublikation noch besser ausspielen und gezielter auf die Bedürfnisse der Lesenden eingehen. Gleichzeitig werden weiterhin Synergien zu den Themen in den Online-Kanälen gesucht. Mit der neuen Positionierung wird life einen echten Mehrwert zur Online-Kommunikation bieten.

Detaillierte Informationen zu den Neuerungen folgen im Zug ihrer Einführung auf diesem Kanal.