«Die Digitalisierung kann helfen, das Wachstum der Hochschule abzufedern.»

Wie ist die Arbeitsgruppe bei der Erarbeitung dieser Strategie vorgegangen?
Peter Müller: Wir haben mit einer ausführlichen Bestandesaufnahme gestartet und Stärken und Schwächen erfasst. Zudem haben wir analysiert, welche Trends Auswirkungen auf die Verwaltung haben könnten. Danach haben wir sechs Handlungsfelder definiert (siehe Infobox), die aus unserer Sicht den grösstmöglichen Nutzen stiften, und pro Handlungsfeld zwei bis drei konkrete Massnahmen erarbeitet. Gleichzeitig haben wir aufgezeigt, wie die Governance-Strukturen aussehen sollen, also wie die ETH die Digitalisierung der Verwaltung steuert.

Was heisst wir? Wer war in der Arbeitsgruppe?
Kathrin Noack: Uns war wichtig, dass wir möglichst viele Perspektiven einfliessen liessen. So waren neben der Arbeitsgruppenleitung um Peter Müller, Paul Cross, Dieter Wüest, Andreas Wenger und mir auch Kolleginnen und Kollegen aus fast allen Bereichen der Verwaltung, natürlich auch von den Informatikdiensten, sowie ein Student und Vertreter aus den Departementen mit dabei.

Und was sind die wichtigsten Eckpunkte der Strategie?
Peter Müller: Über alle sechs Handlungsfelder ziehen sich drei grosse Linien. Erstens haben wir konkrete Digitalisierungsprojekte wie zum Beispiel die Einführung eines digitalen Sitzungs- und Dokumenten-Management-Tools vorgeschlagen. Zweitens haben wir gemeinsame Standards definiert, wie wir Digitalisierungsprojekte durchführen wollen. Dabei spielt vor allem eine hohe Einbindung der Endnutzerinnen und -nutzer eine zentrale Rolle. Und drittens geht es darum, das Know-how im Bereich der Digitalisierung bei den Mitarbeitenden aktuell zu halten und weiter zu erhöhen.

Paul Cross: Diese Fähigkeit aller ETH-Angestellten im Umgang mit digitalen Technologien – die sogenannte «Digital Literacy» – ist ein entscheidender Faktor. Die ETH soll sicherstellen, dass sich Mitarbeitende in diesem Bereich weiterbilden und weiterentwickeln können. Auch dies wird in der Strategie adressiert. Zudem führen wir als eine der ersten Massnahmen in allen Abteilungen eine Analyse durch, um zu erfahren, wie hoch der Digitalisierungsgrad jeweils ist und wo wir allenfalls mehr Unterstützung anbieten sollten.

Neben diesen Eckpunkten zeigt die Strategie auch, wie die Umsetzung organisiert werden soll. Zentral ist die Einführung eines «Digital Transformation Steering Committee». Welche Aufgaben übernimmt dieses Gremium?
Peter Müller: Wir haben uns gut überlegt, ob es tatsächlich nochmals ein neues Gremium innerhalb der ETH braucht. Wir sind zum Schluss gekommen: ja, bei diesem Thema unbedingt. Das Digital Transformation Committee hat im Wesentlichen drei Aufgaben. Es muss die Umsetzung dieser bis jetzt nur auf Papier existierenden Strategie überwachen und überprüfen, ob sie in der Realität auch wirklich funktioniert. Die zweite Aufgabe des Gremiums ist die ETH-weite Koordination, also das bereichsübergreifende Denken. Denn Digitalisierungsprojekte dürfen nicht an Abteilungsgrenzen enden. Und die dritte Aufgabe ist die Verstetigung und damit die Planung über den aktuellen Zeithorizont von drei Jahren hinaus. Digitalisierung ist nicht einfach ein Projekt, das wir irgendwann abschliessen können. Sie wird dauerhaft ein Thema sein. Daher braucht es ein Gremium, das sich immer wieder mit den sich ändernden Fragestellungen beschäftigt.

Und wer sitzt in diesem STC?
Kathrin Noack: Die Personen sind noch nicht bestimmt, dieser Prozess läuft im Moment unter der Federführung von Robert Perich. Klar ist aber, dass jeder Schulleitungsbereich eine Vertretung schickt oder wie im Falle von Julia Dannath, Ulrich Weidmann und Robert Perich selber Teil des STC sein wird. Zudem werden sicher auch die Informatikdienste sowie Vertreterinnen und Vertreter der Departemente im Gremium mitwirken.

Peter Müller: Wichtig ist, dass zu diesem Steering Committee auch ein Project Management Office (PMO) gehören wird, das personell ebenfalls noch zu besetzen ist und das für die operative Arbeit zuständig sein wird. Dieses PMO soll für alle ETH-Einheiten zu einer zentralen Anlaufstelle werden, um bei Digitalisierungsvorhaben zu unterstützen.

Was werden die ETH-Angehörigen von der Digitalisierungsstrategie spüren?
Peter Müller: Wir haben insgesamt 70 Einzelmassnahmen definiert – nicht alle werden direkt spürbar sein. Was aber hoffentlich alle spüren werden, ist die zentrale Unterstützung bei Digitalisierungsprojekten. Zudem wird das Thema Digitalisierung in unsere HR-Prozesse fliessen, damit sich jede und jeder in diesem Bereich weiterentwickeln kann. Natürlich wollen wir mit der Strategie auch anregen, dass alle Abteilungen ihre Prozesse nach Digitalisierungspotenzial durchleuchten. Und letztlich werden die Mitarbeitenden hoffentlich spüren, dass neue Technologien in der Verwaltung der ETH schneller zur Anwendung kommen.

Und wenn Sie frei wünschen würden: Was wäre für Sie persönlich das Erste, was Sie in der ETH-Verwaltung digitalisieren würden?
Peter Müller: Spontan kommen mir die kleinen Ineffizienzen in den Sinn, die es bei fast allen Applikationen gibt und über die man immer wieder stolpert. Sei es nur ein unnötiger Klick oder eine Ansicht, die mir fehlt. Für eine Person allein mag dieser Extra-Aufwand keine Rolle spielen. Wenn aber hunderte Mitarbeitende tagtäglich darüber stolpern, dann würde sich eine Optimierung lohnen. Wir sollten eine Kultur schaffen, bei der die Bedürfnisse der Endnutzerinnen und -nutzer noch stärker im Fokus stehen.

Kathrin Noack: Dieser Fokus bedeutet nicht, dass alle individuellen Wünsche erfüllt werden können. Ziel sollte sein, wo möglich Prozesse an sich zu überdenken und zu vereinfachen.

Paul Cross: Idealerweise werden künftig alle wichtigen Prozesse an der ETH digital unterstützt, und zwar möglichst durchgängig. Heute gibt es noch zu viele Brüche. Das heisst, sie sind eben nicht durchgängig, weil zum Beispiel unterschiedliche Abteilungen involviert sind. Genau darum ist eine zentrale Steuerung und der Austausch unter den Projektverantwortlichen so wichtig. Für mich persönlich ist es daher schon ein Erfolg, wenn wir mehr Transparenz schaffen und innerhalb der Verwaltung beim Thema Digitalisierung stärker voneinander lernen können.