Vom Umgang mit geschäftlichen/privaten E-Mails
Haben Sie gewusst, dass auch E-Mails zu den geschäftsrelevanten Unterlagen gehören – und entsprechend abgelegt werden müssen? Wie man dies am besten umsetzt, ist Inhalt des Records Managements. Tipps dazu gibt’s in diesem Artikel – wie auch wichtige Hinweise zum Umgang mit privaten E-Mails.
Bei der Art und Weise, wie E-Mails an der ETH Zürich archiviert werden, gibt es in diesem Jahr wichtige Änderungen: So werden z.B. neu E-Mails, die sich seit über zehn Jahren im Mailarchiv (https://mailarchive.ethz.ch) befinden, automatisch gelöscht – es sei denn, man meldet sich von diesem Löschprozess ausdrücklich ab (mehr dazu in diesem Artikel).
Ebenfalls neu steht den Nutzer:innen einer Outlook-Mailbox seit Mai 2022 ein «private-do-not-archive»-Ordner zur Verfügung. Private E-Mails, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden nicht ins Mailarchiv übernommen.
Änderungen in der E-Mail-Archivierung
Einen Überblick, was sich bei der E-Mail-Archivierung ändert und Informationen, wie Sie das Löschen Ihrer E-Mails nach zehn Jahren verhindern, finden Sie hier.
Doch: Darf ich über mein ETH-E-Mail-Konto überhaupt private Nachrichten verschicken und empfangen? Und wie sieht’s mit geschäftlichen E-Mails aus? Wann sollten diese zentral abgelegt werden, damit andere ETH-Angehörige (z.B. Team-Kolleg:innen) ebenfalls darauf Zugriff haben – und welche Rolle spielt dabei das «Dossierprinzip»?
Private Kommunikation via E-Mail
Grundsätzlich dürfen Sie Ihre ETH-Mailbox für den Versand bzw. den Empfang von privaten E-Mails nutzen. Da die E-Mail-Infrastruktur der ETH jedoch hierfür nicht ausgelegt ist und die ETH-Mailbox für die geschäftliche Kommunikation vorgesehen ist, empfehlen wir, für die private Korrespondenz auf gängige E-Mailprogramme anderer Anbieter (z.B. GMX, Gmail, Protonmail) zurückzugreifen.
Geschäftliche E-Mails zentral ablegen?
Alle Mitarbeitenden der ETH Zürich sind verpflichtet, ihre Geschäfte und die dazu gehörigen Dokumente ordnungsgemäss zu führen und abzulegen (vgl. dazu Weisung über die Archivierung von Dokumenten der ETH Zürich sowie Compliance Guide). Doch was bedeutet dies für die geschäftlichen E-Mails?
Auch E-Mails gehören zu den geschäftsrelevanten Unterlagen, und müssen entsprechend abgelegt werden. Hier kommt das Records Management – auf Deutsch: die Aktenführung – ins Spiel, also die systematische Verwaltung (Management) von Geschäftsunterlagen (Records) in einer Dokumentenablage.
Ziele des Record Managements sind:
- die Geschäftsunterlagen in der Dokumentenablage schnell und zuverlässig zu finden.
- neuen Mitarbeitenden und Stellvertreter:innen die Arbeit zu erleichtern.
- Geschäftsprozesse und Arbeitsschritte nachvollziehbar und transparent zu machen.
- wichtige Dokumente zu identifizieren und zu archivieren.
- die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Departementen zu fördern
- gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Das Dossierprinzip
Basis des Records Managements bildet das Dossierprinzip: Dies bedeutet, dass alle Dokumente, die zu einem Geschäft gehören, zusammen in einem Dossier abgelegt werden:
In ein solches Dossier gehören alle Unterlagen, die für ein Geschäft oder eine Aufgabe relevant sind – unabhängig vom Dokumententyp (z.B. E-Mail, Protokolle, Aktennotiz, Übersichtstabelle) oder dem Dateiformat (z.B. PDF, Word, PowerPoint, Excel).
Doch was gilt als «geschäftsrelevant»? Hier lautet die Grundregel: Geschäftsrelevant sind alle Dokumente, die eine Stellvertretung benötigt (z.B. bei Ferien oder Ausfall eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin), um Auskunft über ein Geschäft zu geben oder das Geschäft selbstständig weiterzuführen. Da die E-Mail-Accounts an der ETH Zürich in der Regel persönliche E-Mail-Konten sind, müssen demnach auch geschäftliche E-Mails in einem Geschäftsdossier abgelegt werden. Denn Stellvertretende oder neue Mitarbeitende haben nur Zugriff auf E-Mails, die aus einem persönlichen E-Mail-Account herauskopiert und zentral abgelegt wurden.
Am besten ist es, E-Mails als PDF abzuspeichern. Der Einfachheit halber können E-Mails aber auch per Drag & Drop aus dem Outlook in das Geschäftsdossier abgelegt werden. Die geschäftsrelevanten Attachments sollten getrennt im Geschäftsdossier abgespeichert werden.
Und noch ein Hinweis: Achten Sie darauf, Ihre Dateien korrekt und einheitlich zu benennen. Tipps dazu finden Sie in den Best Practices für Records Management.
Fragen?
- Bei Anliegen rund um das Thema Records Management steht Ihnen das Hochschularchiv gerne zur Verfügung – auch mit persönlicher Beratung.
- Informationen zur Ablage von Forschungsdaten (Research Data Management) bietet die Gruppe Forschungsdatenmanagement der ETH-Bibliothek.
- Bei Fragen zum Thema Archivierung von E-Mails besuchen Sie die Projektwebseite mit den FAQs oder wenden Sie sich an den ID Service Desk.
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