Zwei Digitalisierungsprojekte lanciert

Mit dem Ziel, digitale Technologien für die Bewältigung des Wachstums der ETH zu nutzen, wurde im Projekt rETHink eine Digitalisierungsstrategie für die Verwaltung erarbeitet und letztes Jahr verabschiedet. Ein wichtiges Element dieser Strategie ist die Einführung des so genannten «Digital Transformation Steering Committees» (DTC). Dieses Steuerungsgremium hat den Auftrag, die Schulleitung bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse, der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und deren Weiterentwicklung zu beraten und zu unterstützen.

Im Komitee sind sowohl Vertreterinnen der zentralen Organe als auch der Departemente vertreten, um die Bedürfnisse der gesamten Institution einfliessen zu lassen. «Unsere internen Prozesse und damit auch unsere Digitalisierungsvorhaben kennen keine organisatorischen Grenzen. Mit dem Digital Transformation Committee haben wir nun ein Instrument, das uns die notwendige Gesamtsicht ermöglicht und so die Durchgängigkeit von künftigen Digitalisierungsprojekten sicherstellt», sagt Robert Perich, Vizepräsident für Finanzen und Controlling und Vorsitzender des DTC. Zudem habe das DTC den Auftrag, die Digitalisierung gezielt zu fördern, indem es eine Anschubfinanzierung für innovative und bereichsübergreifende Projekte bieten kann.

Zukunftsfähiges «Records Management»

Mittlerweile hat sich das DTC konstituiert und zum ersten Mal getroffen – und dabei zwei erste Projekte lanciert. Beim ersten Projekt, das von der Generalsekretärin Katharina Poiger und Kolleginnen und Kollegen der ETH-Bibliothek vorgestellt wurde, geht es um die systematische Verwaltung von Geschäftsunterlagen («Records Management»). Das Projektteam wird ein Records-Management-System für das Generalsekretariat evaluieren und einführen. Zum Projekt, das auf zwei Jahre angelegt ist, gehören zudem die Einführung neuer einheitlicher sowie zeit- und ordnungsgemässer Praktiken und Prozesse für Geschäftsverwaltung und Dokumentenablage. Zudem soll es ein gemeinsames Verständnis für das Thema schaffen.

Geleitet und vorangetrieben wird das Vorhaben organisationsübergreifend von Stephanie Willi (ETH-Hochschularchiv) und Botond Tabani (Controlling). Im Projektteam arbeiten Kolleginnen und Kollegen aus dem Generalsekretariat und der Rechtsabteilung mit. Sie werden von einem Sounding Board mit Vertreterinnen und Vertretern aus den zentralen Einheiten und den Departementen unterstützt. Für weitere Informationen zu diesem Projekt wenden Sie sich an die Projektleitenden.

Wer forscht mit wem woran?

Wer forscht an der ETH in welchem Bereich? Wer arbeitet zusammen? Mit wem müsste ich sprechen, wenn ich ein spezifisches Anliegen habe? An der ETH die Übersicht zu behalten, ist eine grosse Herausforderung – wäre aber für die fächerübergreifende Zusammenarbeit von grosser Wichtigkeit. Hier soll das zweite Vorhaben, das vom Stabschef des Präsidenten Jürg Brunnschweiler vorgestellt wurde, Abhilfe schaffen.

Das Projekt «ETH Graph» möchte eine so genannte Graphen-basierte Datenbank einführen, die ausgewählte, bereits bestehende Datenquellen nutzt, um einfach und schnell den Überblick über Forschungszusammenarbeiten, Forschungsthemen und Forschende der ETH Zürich zu erhalten. Das Projektteam wird dabei mit der EPFL-Initative «Campus Analytics» zusammenarbeiten. Das Vorhaben wird vom Stab des Präsidenten unterstützt und vom DTC finanziert. Die Projektleitung teilen sich das Digital Transformation Office (siehe Info-Box) und der Bereich «Scientific IT Services». Sie werden zudem von Mitarbeitenden aus unterschiedlichsten Bereichen der zentralen Organe unterstützt. Bei Fragen kontaktieren Sie von Institutional Research.