Neues Gästereglement ab 1. Juli 2023 in Kraft

Rund 4000 Gäste kommen jedes Jahr für Zusammenarbeit und Austausch an die ETH Zürich. Als «Gast» gilt dabei jede Person, die nicht an der ETH arbeitet oder studiert, aber dennoch Zugriff oder Zutritt zur ETH-Infrastruktur – zu Gebäuden, Systemen oder Daten – benötigt. Hierfür müssen diese Personen an der ETH registriert sein.

Gäste können beispielsweise Gastprofessor:innen, Mitarbeitende von akademischen Partnerinstitutionen oder Mieter:innen von ETH-Räumen sein. Nicht alle halten sich physisch auf dem Campus auf. Vielfach ist die Kollaboration rein virtuell, aus dem In- und Ausland.

«Bisher gab es verschiedene Varianten, um Gäste zu registrieren und es waren unterschiedliche Stellen involviert. Die Vergabe von Berechtigungen war nicht einheitlich geregelt», erklärt Lea Zwimpfer. Sie leitet bei HR Operations ein Projekt, welches per 1. Juli 2023 ein neues Gästereglement im Auftrag der Schulleitung einführt. Mit der Einführung wird der Prozess zur Beantragung von Gästen vereinheitlicht und die Vergabe von Berechtigungen klar geregelt.

Einheitlicher Registrierungsprozess über ETHIS

Um Zugriffs- oder Zutrittsberechtigungen zu erhalten, müssen Personen an der ETH registriert sein. Neu erfolgt dieser Vorgang über einen einheitlichen Registrierungsprozess. Dieser wird in ETHIS gestartet und muss von der budgetverantwortlichen Person bewilligt werden. Anschliessend folgt eine fachliche Prüfung der Anträge, bei der die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (z.B. Exportkontrolle und migrationsrechtliche Bestimmungen) überprüft werden.

Transparente Vergabe von Berechtigungen

Registrierte Personen müssen die Anforderungen einer von 14 Gästekategorien erfüllen. Je nach Kategorie erhalten die Gäste unterschiedliche Berechtigungen. «Dabei werden nur Berechtigungen vergeben, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig sind. So ist sichergestellt, dass relevante Bestimmungen eingehalten sowie Risiken durch Missbrauch für die ETH minimiert werden», erklärt Lea Zwimpfer. Verhindert werden damit beispielsweise unerlaubte Laborzugänge, der Missbrauch von E-Mail-Adressen oder der unbefugte Zugriff auf Systeme und Daten.