Schliessung
Bei Projektende, bzw. nach Eingang der Schlusszahlung muss das PSP-Element abgeschlossen werden. Schliessungen von SAP-Projekten bzw. PSP-Elementen können Sie via ETHIS Finanzen > Anträge & Formulare > "SAP-Projekte und PSP-Elemente bewirtschaften" einreichen. Hierüber kann die Schliessung einzelner PSP-Elemente oder eines gesamten SAP-Projekts beantragt werden.
Vor Einreichung des Schliessungsantrags:
muss sichergestellt werden, dass
- keine Personalanstellungen mehr über das PSP-Element laufen.
- alle pendenten Transaktionen (z.B. Rechnungen, Zahlungseingänge, Umbuchungen, Bestellungen) verbucht sind.
- eine allfällige Rückzahlungsverpflichtung gegenüber dem Förderer erfüllt wurde.
Für Drittmittelprojekte (akademischer Einheiten) gilt:
- Nicht ausgeschöpfte oder überzogene Budgets* werden mit den Reserven des Verantwortungsbereichs verrechnet.
- Spezialfälle sind vorgängig beim Finance Desk (Verlinkung Ticketsystem) anzufragen oder mittels Kommentar auf dem Antrag zu vermerken
Für Drittmittelprojekte (serviceorientierter Einheiten) gilt:
- Nicht ausgeschöpfte oder überzogene Budgets* werden mit den Reserve des zuständigen Schulleitungsmitglieds verrechnet (Defizite müssen begründet werden)
- Spezialfälle sind vorgängig beim Finance Desk anzufragen oder mittels Mitteilungsfeld im Schliessungsworkflow zu vermerken
*Achtung: Massgeblich für die Schlussrechnung sind die tatsächlich eingegangenen Zahlungen!
Berechnungsbeispiel:
eingegangene Zahlungen in Transaktionswährung (Vertragswährung)
(x fixierter Kurs bei verfügten Projekten mit Fremdwährung ab dem 01.01.19)
= Zahlunsgeingänge in CHF
- allfällige Overhead-Abzüge (prozentual zu Zahlungseingänge in CHF)
- tatsächliche Kosten
= Betrag Reservebildung/ -belastung
Schlussabrechnung mit internen Nebenbeitragsempfängern:
Bei Projekten mit mehreren Beitragsempfängern innerhalb der ETH (mit einem Forderungsmanagement) erfolgt die Reservebildung/ -belastung proportional zum jeweiligen Budget. Anderweitige Abmachungen sind vorgängig beim Finance Desk (via Ticket) anzufragen oder mittels Mitteilungsfeld im Schliessungsworkflow zu vermerken. Zusätzliche Dokumente (Vereinbarungen der beteiligten Parteien) können ebenfalls im Workflow zum Schliessungsantrag hochgeladen werden.
Für Zusatzbudgets gilt:
Bei Zusatzbudgets, die von einem ressortverantwortlichen Schulleitungsmitglied unterjährig einem Verantwortungsbereich bzw. dessen Budgetverantwortlichem zugesprochen werden (z.B. ETH-Grants, Innovedum), gilt:
- Nicht ausgeschöpfte Zusatzbudgets verfallen, werden aber weiterhin im Projektbericht angezeigt.
- Bei akademischen Einheiten werden überzogene Budgets aus der Reserve des Verantwortungsbereiches ausgeglichen.
- Bei serviceorientierten Einheiten sind allfällige Budgetüberziehungen am Ende der Projektlaufzeit sind zu begründen.
Weitergehende Informationen zu den verschiedenen Budgets finden Sie hier.