Optimierte Prozesse für die ETH-Finanzplanung
Budgetierung und Finanzplanung an der ETH Zürich werden vereinfacht. Die Schulleitung hat einem Vorschlag des Vizepräsidenten für Finanzen und Controlling zur Optimierung der finanziellen Planungsprozesse zugestimmt.
Neu sollen ein Szenario- und Simulationsmodell die bisherige Mittelfristplanung (MFP) in der strategischen Finanzplanung ersetzen sowie ein dynamischeres Rolling Forecast die heutige Budgetierung im Bereich der kurzfristigen, operativen Finanzsteuerung ablösen. Die entsprechenden Prozesse und Softwarelösungen werden nun entwickelt und in den nächsten Monaten eingeführt.
Die nun bewilligte Einführung von Szenario- und Simulationsmodellen für die strategische Finanzplanung verfolgt das Ziel, eine flexible Szenario-Planung einzuführen, die es erlaubt, rasch sich verändernde Input-Grössen zu simulieren. Damit wird die ETH-Schulleitung neu eine Möglichkeit erhalten, verschiedene strategische Optionen finanziell zu simulieren und anstehende Entscheidungen anhand der Szenarien zu beurteilen. Zudem wird der Fokus der strategischen Finanzplanung noch stärker auf eine ETH Zürich-Gesamtsicht ausgerichtet. Das Szenario- und Simulationsmodell wird schrittweise anhand der wesentlichen Treiber entwickelt und wird von Jahr zu Jahr auf Basis der Erfahrungen optimiert.
Das Ziel der Neuerungen für die kurzfristige, operative Finanzplanung sind vereinfachte Prozesse, geringere Aufwände sowie mehr Flexibilität für die Führungskräfte in der Mittelverwendung. In erster Linie optimieren die neuen Prozesse die Finanzplanung der Zentralen Organe, da die akademischen Organisationseinheiten in die Mittelfristplanung nicht direkt involviert sind. Der neue Rolling Forecast führt, aufgrund der gleichen Erfassungsstruktur in beiden Forecast-Runden jeweils im zweiten und im vierten Quartal, sowie nur einer Lesung pro Forecast-Runde, zur Vereinfachung und Harmonisierung der Finanzplanung.
«Rolling Forecast hat den Vorteil, dass die Finanzplanung nicht auf starren Budgets beharrt, sondern dynamisch auf Veränderungen reagieren kann.»Stefan Spiegel
Die zentralen Organe haben neu direkt im Planungssystem eine Übersicht über ihre Ist-Werte und Eingaben sowie als Orientierung ihre bisherigen Forecast-Werte. Für die Folgejahre sind weitere Entwicklungen geplant, um die Planungseinheiten durch Vorschlagswerte zu unterstützen, die von einem maschinellen Lernalgorithmus für das Predictive Forecasting entwickelt werden. Rolling Forecast – oder auf Deutsch «Rollierende Prognose» – drückt aus, dass die Prognose in Bewegung ist und an die aktuellen Gegebenheiten angepasst wird.
Finanzplanung, die auf Veränderungen reagieren kann
Der Forecast wird jedoch nicht automatisch zum verpflichtenden Budget-Wert, sondern spiegelt eine Einschätzung der realen Situation wider. Dadurch erhalten die Zentralen Organe neu einen realistischeren Finanzausblick auf das laufende Jahr und das Folgejahr. Der Budgetwert für das Folgejahr wird erst im jeweils vierten Quartal im Rahmen des zweiten Forecasts abgeleitet, und ist somit realitätsnäher und dynamischer als bisher.
Zugleich verschafft die neue Rolling Forecast-Philosophie den Budget-Verantwortlichen mehr Flexibilität bei sehr volatilen Projektfinanzierungen in einem schnell sich verändernden Umfeld. Der künftige Prozess soll von Jahr zu Jahr weiter angepasst und optimiert werden. «Rolling Forecast hat den Vorteil, dass die Finanzplanung nicht auf starren Budgets beharrt, sondern dynamisch auf Veränderungen reagieren kann», sagt Stefan Spiegel, Vizepräsident für Finanzen und Controlling.
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