Events nach Mass: Promotionsfeier im Scherrer-Hörsaal
Vergangenen Freitag feierte die ETH Zürich den Abschluss von 145 Doktorarbeiten. Um den Doktorinnen und Doktoren sowie ihren Angehörigen ein besonderes Erlebnis zu ermöglichen, setzen die Akademischen Dienste auf die Eventexpert:innen der Abteilung Campus Services.
Als der Rektor, Prof. Dr. Günther Dissertori, am frühen Freitagabend im vollbesetzten Scherrer-Hörsaal (ETA) den Doktorinnen und Doktoren und deren Familienangehörigen zu ihrem Erfolg gratuliert, sitzt Alfredo Picariello in der ersten Reihe und blickt unauffällig zu Karin Emmenegger, die am Seiteneingang steht. Picariello und Emmenegger sind in unterschiedlichen Rollen vor Ort, ihr Ziel ist jedoch das gleiche: den Doktorinnen und Doktoren eine reibungslose Promotionsfeier bereiten, an die man sich gerne erinnert.
Vom Konzept zur Umsetzung vor Ort
Karin Emmenegger, eine erfahrene Eventmanagerin, steht ETH-Mitarbeitenden wie Alfredo Picariello, Leiter der Doktoratsadministration, bereits seit 2012 mit ihrer Eventexpertise zur Seite. «Gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden kümmern wir uns darum, dass alles glatt läuft – vom ersten Konzept bis zur Umsetzung vor Ort», erklärt Emmenegger die Rolle des Eventteams von Campus Services. Sie ist bereits seit dem Vormittag vor Ort und überwachte im Auftrag von Picariello die letzten Aufbauarbeiten. Wegweiser wurden platziert, die Stehtische und Getränke für den Apéro aufgestellt und die Blumen auf Position gerückt.
«Profis an seiner Seite zu wissen, die auch in hektischen Momenten an die wichtigen Details denken, entlastet enorm.»Alfredo Picariello, Leiter Doktoratsadministration
Mehrwert: Erfahrung und Expertise
«Profis an seiner Seite zu wissen, die auch in hektischen Momenten an die wichtigen Details denken, ist einfach wertvoll — und entlastet mich enorm», erklärt Picariello den Mehrwert von Emmenegger und ihrem Team. Alfredo Picariello verantwortet die Ausrichtung der Promotionsfeiern bereits seit 2009. Viermal jährlich werden die Doktortitel verliehen. Jedes Mal kommen zwischen 400 und 600 Gäste. Der logistische Aufwand ist beachtlich.
«Vor Covid haben wir vieles noch selbst gestemmt», berichtet Picariello, «steigende Doktorierendenzahlen und die Notwendigkeit, die Anlässe auch virtuell auszurichten, brachten uns dann aber an unsere Grenzen», erklärt er, «das Eventteam der Abteilung Campus Services übernahm zu unserer Entlastung – und zu unserem Glück – dann immer mehr Aufgaben.»
Zusammenarbeit zahlt sich aus
Emmenegger und Picariello sind ein eingespieltes Team und die Rollen klar aufgeteilt. Campus Services koordiniert und kümmert sich um die Bewilligung und Raumreservation, die Rekrutierung von Student Helpers für die Betreuung der Registration und Garderobe, die Eventtechnik, das Catering und das musikalische Rahmenprogramm. Picariello trägt die Gesamtverantwortung für den Anlass und kann sich vor, während und nach dem Anlass voll auf seine Gäste konzentrieren.
Routinierte Abläufe
Kurz vor achtzehn Uhr beginnt die Verleihung der Doktorurkunden. Picariello bittet die insgesamt 145 neuen Doktorinnen und Doktoren nacheinander auf die Bühne. Urkunden werden überreicht, Hände geschüttelt. Dann folgt das obligatorische Foto mit dem Rektor, Prof. Dr. Günther Dissertori.
Nach einer muskalischen Einlage der ETH Big Band endet der offizielle Teil der Feier und der Rektor lädt alle Anwesenden zum geselligen Apéro ins nahegelegene ETZ-Foyer. Der Saal leert sich rasch, die Stimmung der Gäste ist ausgelassen. Nur Emmenegger und ihre Kolleg:innen bleiben an ihren Plätzen. Sie warten, bis auch die letzte Person den Raum verlassen hat. Und während nebenan bereits angestossen wird, beginnen sie mit den Abbauarbeiten.
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