FAQ

Die Verantwortung für die Durchführung des Gesprächs liegt bei der vorgesetzten Person. Das Gespräch kann und soll aber auch von Mitarbeitenden eingefordert werden, wo es in der Hektik des Alltags oder aus anderen Gründen allenfalls vergessen geht.

Die externe Seite PVO-ETH, Art. 7 sieht für alle Mitarbeiter:innen in technisch-administrativen und wissenschaftlichen Funktionen einmal jährlich ein Personal- und Fördergespräch vor.

Das Gesprächsformat «Dialog» steht ab 2024 Mitarbeitenden in technischen und administrativen Funktionen sowie Senior Scientists, wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Oberassistierenden und Postdoktorierenden zur Verfügung.

Für das Gespräch mit Doktorierenden und Professor:innen gelten weiterhin separate Bestimmungen und Vorlagen:

• Doktorierende: Fortschrittsbericht und Standortgespräch (Studierendenportal)
• Professor:innen: Leadership Feedback Process

Es gibt keine zwingende Vorgabe zum Zeitpunkt. Wichtig ist, dass mindestens ein Gespräch pro Jahr stattfindet. Im Normalfall finden die Gespräche in der Zeit von August bis Mitte Oktober statt. VPPL sendet in dieser Zeit eine entsprechende Erinnerung an alle vorgesetzten Personen.

Mit Mitarbeitenden im Lohnsystem ETH-Bereich*, die an der jährlichen Lohnrunde teilnehmen, sollten die Gespräch optimalerweise vor Mitte Oktober stattfinden, da Führungskräfte im Lohnrundentool bis Mitte Oktober eine Information bzw. ein Kommentar zur Leistung und/oder dem Verhalten erfassen. Für alle anderen ist diese Frist nicht relevant.

*Technisch-administrative Mitarbeitende, Senior Scientist, Oberassistierende (exkl. Professor:innen, Postdocs, Stundenlöhner:innen, Praktikant:innen, Lernende)

Es findet keine zentrale Kontrolle über die Durchführung der Gespräche statt. Wir vertrauen auf das Verantwortungsbewusstsein der vorgesetzten Personen in ihrer Rolle als Führungskräfte und weisen darauf hin, dass alle Mitarbeitenden laut PVO-ETH Anrecht auf ein «Personal- und Fördergespräch» haben. In der Mitarbeitenden-Befragung 2021 bestätigen 92% der technisch-administrativen Mitarbeitenden, dass mit ihnen ein Jahresgespräch geführt worden ist. Die Zufriedenheit damit ist gut, da das Feedback als angemessen geschätzt wird, konkrete Ziele vereinbart wurden und das Gespräch im Sinne eines Entwicklungsgesprächs geführt wurde.

Die Aufbewahrung der Gesprächsformulare und der Zugriff darauf bleibt unverändert. Es gibt unterschiedliche Handhabungen in den verschiedenen Bereichen. Wir empfehlen die Ablage im Personaldossier in SAP.  

Unter ethz.ch/dialog stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Die Gesprächsführung kann in Kursen für Mitarbeitende und Vorgesetzte trainiert werden. Aktuelle Daten finden Sie hier:

• Für Vorgesetzte: Auf den Punkt kommen - Klare Kommunikation in Personalgesprächen (Online)
• Für Mitarbeitende: Zielführende Gespräche mit Vorgesetzten (Online)

Über die letzten Jahre hat sich die Arbeitskultur erheblich verändert. Dies wirkt sich auch auf das Format der Personalgespräche aus: Mitarbeitende und vorgesetzte Personen wünschen sich einen wertschätzenderen Austausch auf Augenhöhe, der die Zukunft, die persönliche Entwicklung und die Zusammenarbeit ins Zentrum rückt. Für viele wirken vor allem die Ratings, welche beim bisherigen Personalgespräch einzeln für jedes Ziel und jede Aufgabe eingetragen werden mussten, überholt.

Das neue Gesprächsformat «Dialog» trägt dieser Entwicklung Rechnung. Ein Ziel des Dialogs ist, dass er für jede und jeden Sinn macht und Orientierung gibt. Beide Seiten sollen ihre Anliegen, Wünsche und Ideen offen äussern können, wodurch das Vertrauen gestärkt wird, und neue Impulse und Lösungsansätze entstehen.

Bei der Entwicklung des Formats hat sich die ETH an den Erfahrungen von vorgesetzten Personen und Mitarbeitenden der ETH wie auch best practices anderer Hochschulen, Organisationen oder Unternehmen orientiert. Im Rahmen eines Piloten wurde das neue Format 2023 getestet und evaluiert.

Das Dialog-Formular enthält vier Bereiche:

• Standortbestimmung mit Rückblick, Fazit durch die vorgesetzte Person und Ausblick
• Persönliche Entwicklung mit Diskussion über Potenzial
• Austausch über die Zusammenarbeit mit Blick nach vorne, wobei die Sicht der:des Mitarbeitenden im Zentrum steht
• Abschluss, der einen freiwilligen abschliessenden Kommentar ermöglicht.

Ziele, die im bisherigen Formular festgehalten wurden, können im Abschnitt «Rückblick» eingefügt und kommentiert werden. Als zusätzliches Hilfsmittel steht Ihnen unter ethz.ch/dialog zudem ein Zusatzblatt für die Zielvereinbarung zur Verfügung.  

Notizen zu Zielen, Aufgaben und Projekten werden im Gesprächsformular unter «Ausblick» festgehalten werden. Es steht optional ein Beiblatt zur Verfügung, das für die Strukturierung verwendet werden darf. Falls mit anderen Tools gearbeitet wird, z.B. Planner, separate Aufgaben- oder Projektlisten, ist das auch in Ordnung.

In einer sich rasch wandelnden Zeit ist es sinnvoll, dass vorgesetzte Personen mit den Mitarbeitenden Ziele, Aufgaben und Projekte auch unterjährig besprechen und nötigenfalls anpassen.

Mit dem Ankreuzen der Felder bestätigen Sie wie auch die vorgesetzte Person, dass das Gespräch stattgefunden hat.

Falls es zu Unstimmigkeiten bzgl. Leistung oder Verhalten kommt, ist eine separate und formellere Vereinbarung über Erwartungen/Ziele nötig, welche unterzeichnet werden muss – siehe Download Leitfaden_Ziel_und_Beurteilungsprozess (PDF, 85 KB).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen: ​

• Dank oder Lob für eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder ein erreichtes Ziel aussprechen und schreiben, im Teamverbund oder persönlich.
• Sich Zeit nehmen und das Gespräch sorgfältig vorbereiteten und motivierend durchführen​
• Spürbar machen: Ich höre dich / ich sehe dich / ich nehme dich wahr​ (Empathie/Verständnis zeigen)

Grundsätzlich sollte ein Austausch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten regelmässig stattfinden. Probleme sollten nicht auf die lange Bank geschoben werden, sondern so rasch wie möglich angesprochen und eine Lösung gemeinsam gesucht und angestrebt werden. Mitarbeitende und vorgesetzte Personen sollten nicht erst im jährlichen Gespräch Rückmeldung über Gegebenheiten erhalten, die Wochen oder gar Monate zurückliegen. Wenn Leistung oder Verhalten nicht stimmen, soll ein zeitnahes Gespräch erfolgen, die Situation soll klar und konkret angesprochen werden, es sollen Ziele und eine Frist besprochen und schriftlich dokumentiert werden.

Solche Diskussionen erfordern eine gute Vorbereitung, wie z.B. die Folgende:

• Möglichst konkrete und nachvollziehbare Situationen/Beispiele geben​ (Ich-Form verwenden)
• Im Ausblick Ziele/Wünsche formulieren​ und diese in der nächsten Periode konsequent im Auge behalten/thematisieren​
• Bei ungenügender Leistung und/oder Verhalten und wenn keine Besserung absehbar ist, eine separate Vereinbarung über Erwartungen/Ziele machen sowie HR Partner:innen informieren.  

Die ETH bietet zudem den Kurs «Auf den Punkt kommen» für vorgesetzte Personen an, indem das Führen von anspruchsvollen Gesprächen trainiert werden kann. Aktuelle Durchführungsdaten finden Sie hier: Daten.

Für Mitarbeitende, die im ETH-Lohnsystem angestellt sind, d.h. für Mitarbeitende in Technik, Administration, IT und in Laboren sowie für Senior Scientists, Oberassistierende und leitende wissenschaftliche Mitarbeitende – wird das bisherige Buchstaben-Rating (zum Beispiel A oder A+) durch ein Fazit und die Annahme ersetzt, dass alle Mitarbeitenden grundsätzlich gute bis sehr gute Leistungen erbringen.

Diese Annahme gilt auch für die individuelle Lohnentwicklung. Zudem können Hinweise Ihrer vorgesetzten Person zu Ihren Leistungen und Ihrem Verhalten berücksichtigt werden, dies neben weiteren Faktoren, wie die aktuelle Lages Ihres Jahressalärs im Lohnband, die Erfahrungsjahre, der Team- und/oder Funktionsvergleich sowie die verfügbaren Mittel in der Lohnrunde.

Weitere Informationen zum Lohnsystem ETH-Bereich ab August 2024 und in den nachfolgenden Monaten sowie in der Informationsveranstaltung vom 5.9.2024 siehe Staffnet.

Hinweis: Fix-, Pauschal- oder Stundenlöhne fallen nicht unter die jährliche Lohnrunde.

Für die Lohnrunde und die individuelle Lohnentwicklung wird ETH-weit ab 2024 das bisherige Buchstaben-Rating mit der Annahme ersetzt, dass alle Mitarbeitenden grundsätzlich gute bis sehr gute Leistungen erbringen. Die persönliche Leistung und das Verhalten der Mitarbeitenden können dabei weiterhin einbezogen werden, neben weiteren Faktoren, wie die aktuelle Lages Ihres Jahressalärs im Lohnband, die Erfahrungsjahre, der Team- und/oder Funktionsvergleich sowie die verfügbaren Mittel in der Lohnrunde. 

In Verbindung zum Lohnrundentool sind ab 2024 folgende Schritte erforderlich:

• Anstelle des Buchstaben-Ratings (z.B. A, A+) ziehen vorgesetzte Personen (VG) neu im «Dialog» ein Fazit: Entweder «Wir sind auf dem richtigen Weg …» (Eingabe mit «1»), oder «Wir sind nicht immer auf dem richtigen Weg …» (Eingabe mit «2»). Die Bedeutung der beiden Fazite wird im Download Leitfaden zum «Dialog» (PDF, 956 KB) erklärt.
• Dieses Fazit («1» oder «2») wird durch Führungskräfte (FK) im Lohnrundentool als Information erfasst und dient als Indikatoren für manuellen Anpassungen der Vorschläge des Tools für die individuellen Lohnerhöhungen. Die «1» oder «2» ist ohne Einfluss auf die Berechnung des Lohnrundentools. Die Berechnung richtet sich für alle Mitarbeitenden an einer guten bis sehr guten Leistung aus.
• Um die individuelle Leistung der Mitarbeitenden für die Lohnentwicklung einzubeziehen, empfehlen wir den Austausch zwischen Lohnrundenverantwortlichen (LRV), HR Partner:innen, VG und FK. Dazu können können im Lohnrundentool Kommentare eingegeben werden.
• Abschliessend werden Lohnentwicklungen durch die LRVs bis Ende November festgelegt. Dies in Zusammenarbeit mit HR Partner:innen und unter Berücksichtigung der Vorschläge im Lohnrundentool, den Kommentaren sowie zusätzlichen Informationen von VG und FK.
• Der Zeitplan der Lohnrunde wird ab dem Jahr 2024 um ca. zwei Wochen vorverschoben und startet für die FK bereits Anfang Oktober 2024. Dies, um mehr Zeit für den Austausch zwischen VG, FK, LRV und HR Partner:innen im November zu gewinnen.