«Leadership Feedback Prozess»: Testlauf erfolgreich beendet
Der Pilotversuch zum Leadership Feedback Prozess ist positiv verlaufen. Ab 2024 werden alle ordentlichen Professor:innen in regelmässigen Abständen systematisch Rückmeldungen zu ihrer Führungsrolle einholen und sich damit auseinandersetzen. Neben der individuellen Reflexion über potenzielle blinde Flecken ermöglicht der Prozess, dass die ETH ihr Unterstützungsangebot für die Professor:innen spezifisch ausrichten und anpassen kann.
Mit der Implementierung des «Leadership Feedback Prozess» (LFP) wird ein weiteres im Rahmen von rETHink initiiertes Projekt erfolgreich abgeschlossen und zu Beginn des nächsten Jahres ausgerollt. Workstream 3, der sich mit der Betreuung von Professor:innen befasste, hatte im Auftrag der Schulleitung diesen für das akademische Umfeld zugeschnittenen Prozess erarbeitet, um ordentlichen Professor:innen eine persönliche, kompetenzbasierte Selbstreflexion im Bereich Leadership zu ermöglichen (siehe Intern Aktuell).
LFP zeigt persönliche Entwicklungsmöglichkeiten auf
Unter der Leitung der Abteilung Beratung Professorinnen und Professoren wurde der LFP in den vergangenen Monaten in einer Pilotphase getestet und evaluiert. 29 Professorinnen und Professoren, verteilt über alle Departemente, hatten sich bereit erklärt, am Testlauf teilzunehmen. Die Rückmeldungen der Teilnehmer:innen sind grundsätzlich positiv. Die Professor:innen sehen im neuen LFP ein gutes Instrument, um aufzuzeigen, wo ihre individuellen Entwicklungsmöglichkeiten bzw. blindem Flecken im Bereich Leadership liegen. Der Prozess wird daher ab 2024 im bestehenden Format mit nur geringfügigen Anpassungen implementiert.
Für Julia Dannath, Vizepräsidentin für Personalentwicklung und Leadership, ist dies ein wichtiger Meilenstein: «Es ist mir persönlich ein grosses Anliegen, dass unsere Wissenschaftler:innen nicht nur in Forschung und Lehre Herausragendes leisten, sondern auch ausgezeichnete Führungspersönlichkeiten sind.» Dies gelte insbesondere für die Professorenschaft: «Gerade Professor:innen, die einen enormen Einfluss auf die Entwicklung ihrer Studierenden und Teams haben, müssen die Möglichkeit erhalten, ihr Leadership-Profil laufend weiterzuentwickeln.»
Reflexionsgespräch fördert Auseinandersetzung mit eigener Rolle
Die Auswertung des Pilotversuchs zeigt, dass die Teilnehmer:innen vor allem den Eins-zu-eins-Austausch mit den LFP-Partner:innen geschätzt haben. Anfang des Jahres hat die Schulleitung neun Personen bestimmt, die diese Rolle für die nächsten Jahre übernehmen. Die Auswahl umfasst Emeriti, interne Expert:innen aus dem Bereich Personalentwicklung und Leadership (VPPL) sowie externe Coaches und auch Führungspersönlichkeiten von Schweizer Universitäten. Die Professor:innen können wählen, mit welcher dieser Personen sie ihr LFP-Partnermeeting durchführen möchten.
Im Zentrum des Gesprächs steht die verbale Fortsetzung des Selbstreflexionsberichts, den die Professor:innen zu Beginn des LFP verfassen, erklärt Antonio Togni, emeritierter Professor für Metallorganische Chemie und nun als LFP-Partner tätig: «Das Reflexionsgespräch ist keine Evaluation und kein Coaching. Es geht darum, den Professor:innen Denkanstösse in Bezug auf ihre Rolle als ‘academic leader’ auf den Weg zu geben, damit sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können.» Damit dies gelingt, brauche es grosse Offenheit und Transparenz seitens der Professor:innen und das Anbieten eines vertrauensvollen, bewertungsfreien Rahmens durch die LFP-Partner:innen.
Wertvolle Inputs auf Augenhöhe
Ebenso wichtig sei der Peer-Charakter des Reflexionsgesprächs, ergänzt Annette Oxenius, Professorin für Immunologie, die als Pilotteilnehmerin den LFP durchlaufen hat: «Ich fand es sehr bereichernd, mich mit einer Person austauschen zu können, die meine Situation kennt und gleichzeitig eine Aussensicht einbringt.» In dieser Form und Tiefe hätte sie diese Möglichkeit in ihrer akademischen Laufbahn noch nie gehabt: «Im Gespräch mit meinem LFP-Partner habe ich zum ersten Mal in meinen 21 Jahren an der ETH ein generelles Feedback zu meiner Führungsrolle erhalten. Ich habe viele wertvolle Inputs für mich und meine Gruppe mitgenommen.»
Annette Oxenius' einziger Kritikpunkt am LFP bezieht sich auf die anonyme Umfrage, die im Vorfeld des Reflexionsgesprächs bei den Forschungsgruppen der teilnehmenden Professor:innen durchgeführt wird. «Es ist schade, dass man pro Frage nur die Durchschnittsnote erhält. Ich hätte mir mehr inhaltliches Feedback gewünscht.» Sie habe daher gezielt den Austausch mit ihrer Gruppe gesucht, um mehr Information zu erhalten. Die Auswertung des Pilotversuchs zeigt, dass sich auch andere LFP-Teilnehmer:innen detaillierte Rückmeldung aus ihrer Gruppe wünschen, weshalb die Abteilung Beratung Professorinnen und Professoren die Integration eines Freitextfeldes bei der anonymen Umfrage prüfen wird.
LFP als Teil des Lifelong Learnings
Weiteres Optimierungspotenzial brachte die Evaluation bei den Abschlussberichten zu Tage: Die im Rahmen des Reflexionsgesprächs behandelten Inhalte bleiben vertraulich zwischen Professor:in und LFP-Partner:in. Gegenüber VPPL muss lediglich bestätigt werden, dass das Gespräch stattgefunden hat. Optional kann jedoch ein Fazit im Sinne der wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Reflexionsprozess im Schlussreport ergänzt werden. Diese Möglichkeit wurde laut Julia Dannath bisher nur teilweise genutzt: «Ich wünsche mir, dass künftig im Abschlussbericht drei persönliche Learnings festgehalten werden, welche die Professor:innen mit auf ihren Weg nehmen. Die Verschriftlichung hilft, sich an den Zielen zu orientieren, wobei diese eigenverantwortlich angegangen werden sollen und von uns nicht kontrolliert oder überprüft werden.»
Zudem erhält VPPL durch die Berichte wichtige Rückmeldungen zu den generellen Führungsherausforderungen der Professor:innen an der ETH. Beim ersten Jahrestreffen der LFP-Partnerinnen am 20. November 2023 zeigte sich beispielsweise, dass für einige Pilotteilnehmende der anstehende oder bereits erfolgte Wechsel in die Departementsleitung eine besondere Herausforderung darstellt. Auch die Pflege einer konstruktiven Feedback-Kultur im Team oder die Entwicklung einer Strategie für die Forschungsgruppe sind Bereiche, in denen sich die Professor:innen Unterstützung wünschen.
Auf Basis dieser Rückmeldungen kann der Bereich VPPL sein Angebot gezielter ausrichten oder neue Formate entwickeln. Für Julia Dannath ist der LFP ein Gewinn für beide Seiten: «Der LFP trägt nicht nur zum lebenslangen Lernen in Bezug auf die persönliche Entwicklung der teilnehmenden Professorinnen und Professorinnen bei. Er hilft auch der Institution zu wachsen und ihre Verantwortung wahrzunehmen, ihre Professorinnen und Professoren zu fördern und in ihrer Rolle als akademische Führungspersonen zu begleiten.»
Der Leadership Feedback Prozess
Ab 2024 durchlaufen alle ordentlichen Professor:innen in Kohorten den Leadership Feedback Prozess (LFP). Die erste Teilnahme erfolgt drei Jahre nach Amtsantritt. Danach werden die Professor:innen im Fünf-Jahres-Rhythmus den Prozess absolvieren.
Im Rahmen des LFP schreiben die Professor:innen anhand von Leitfragen einen Selbstreflexionsbericht zu ihrer Führungsrolle. Parallel dazu erhalten ihre Forschungsgruppen eine anonyme, standardisierte Umfrage bestehend aus neun Fragen, die vom Professor/von der Professorin ebenfalls ausgefüllt und als Basis zur Reflexion über das Fremd- vs. Eigenbild dient. Ziel dieser Umfrage ist nicht in erster Linie eine Rückmeldung in absoluten Werten, sondern eine Basis für die Reflexion unterschiedlicher Wahrnehmungen. Bei weniger als fünf Mitarbeitenden sollen diese Fragen im Rahmen eines Workshops behandelt werden. Auf freiwilliger Basis können die Professor:innen zudem Peer-Feedback von Kolleg:innen einholen.
Der Bericht und die Rückmeldungen bilden zusammen mit allgemeinen Daten zur Forschungsgruppe, wie beispielsweise Gruppengrösse, Fluktuation oder Doktoratsdauer, die Grundlage für das LFP-Partnermeeting. Diese Person können die teilnehmenden Professor:innen aus einem divers zusammengesetzten Pool von LFP-Partner:innen frei wählen.
Die im Reflexionsgespräch besprochenen Inhalte und Entwicklungsziele bleiben vertraulich zwischen Professor:in und LFP-Partner:in. Gegenüber VPPL ist lediglich offen zu legen, dass das Gespräch stattgefunden hat. Empfohlen wird, dass die Professorin/der Professor einige Aspekte, Erkenntnisse oder Entwicklungsthemen festhält, wobei diese nicht individuell erfasst oder kontrolliert werden, sondern eigenverantwortlich durch die Professorin/den Professor angegangen werden.
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